Największym wyzwaniem dla polskich pracodawców będzie digitalizacja tysięcy teczek pracowniczych. Warto to zrobić w przemyślany sposób, aby następnie import dokumentów do elektronicznych teczek przebiegał sprawnie i dawał w przyszłości możliwość sprawnego raportowania. Jeśli dokumenty mają być przechowywane jedynie w formie cyfrowej, to należy pamiętać także o opatrzeniu ich podpisem elektronicznym.
Proces digitalizacji można usprawnić również dla nowo tworzonych dokumentów już na etapie ich powstawania poprzez generowanie dokumentów od razu w formie cyfrowej wraz z wykorzystaniem kodów kreskowych.
Takie podejście zdecydowanie ułatwia zarządzanie dokumentami oraz ich obiegiem w organizacji. Nowa ustawa nie wymaga jednak, by każdy dokument był tworzony cyfrowo, dlatego punktem wyjścia będzie określenie, które dokumenty mogą podlegać zmianie. Na przykład umowa o pracę lub oświadczenie pracodawcy o jej wypowiedzeniu powinny być nadal sporządzane na papierze i jedynie przechowywane w sposób elektroniczny.
Co więcej skrócony okres przechowywania dokumentów dotyczy osób będących w stosunku pracy od 1 stycznia 2019 roku. To oznacza, że nie będzie konieczności dostosowania do nowej regulacji akt byłych pracowników. Niemniej jednak dopiero pełna archiwizacja akt osobowych do elektronicznych teczek przyniesie największe korzyści.
Gabriel Paździor
Więcej informacji na www.pulshr.pl
