Reklama

Koniec biurokracji pracowniczej. Pora przygotować się do papierowej rewolucji w firmach

Właściciele firm i pracownicy działów personalnych muszą się przygotować na papierową rewolucję, która nadejdzie 1 stycznia 2019 r. To właśnie wtedy wchodzi w życie ustawa o skróceniu czasu przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych do 10 lat oraz możliwości prowadzenia ich w formie elektronicznej.

Największym wyzwaniem dla polskich pracodawców będzie digitalizacja tysięcy teczek pracowniczych. Warto to zrobić w przemyślany sposób, aby następnie import dokumentów do elektronicznych teczek przebiegał sprawnie i dawał w przyszłości możliwość sprawnego raportowania. Jeśli dokumenty mają być przechowywane jedynie w formie cyfrowej, to należy pamiętać także o opatrzeniu ich podpisem elektronicznym.

Reklama

Proces digitalizacji można usprawnić również dla nowo tworzonych dokumentów już na etapie ich powstawania poprzez generowanie dokumentów od razu w formie cyfrowej wraz z wykorzystaniem kodów kreskowych.

Takie podejście zdecydowanie ułatwia zarządzanie dokumentami oraz ich obiegiem w organizacji. Nowa ustawa nie wymaga jednak, by każdy dokument był tworzony cyfrowo, dlatego punktem wyjścia będzie określenie, które dokumenty mogą podlegać zmianie. Na przykład umowa o pracę lub oświadczenie pracodawcy o jej wypowiedzeniu powinny być nadal sporządzane na papierze i jedynie przechowywane w sposób elektroniczny.

Co więcej skrócony okres przechowywania dokumentów dotyczy osób będących w stosunku pracy od 1 stycznia 2019 roku. To oznacza, że nie będzie konieczności dostosowania do nowej regulacji akt byłych pracowników. Niemniej jednak dopiero pełna archiwizacja akt osobowych do elektronicznych teczek przyniesie największe korzyści.

Gabriel Paździor

Więcej informacji na www.pulshr.pl

Dowiedz się więcej na temat: dokumenty | firmy

Reklama

Reklama

Reklama

Reklama

Finanse / Giełda / Podatki
Bądź na bieżąco!
Odblokuj reklamy i zyskaj nieograniczony dostęp do wszystkich treści w naszym serwisie.
Dzięki wyświetlanym reklamom korzystasz z naszego serwisu całkowicie bezpłatnie, a my możemy spełniać Twoje oczekiwania rozwijając się i poprawiając jakość naszych usług.
Odblokuj biznes.interia.pl lub zobacz instrukcję »
Nie, dziękuję. Wchodzę na Interię »