Masz czas do 30 czerwca

Prawidłowe rozliczenie i otrzymanie płatności nie oznacza jednak końca obowiązków, jakie spoczywają na ostatecznych odbiorcach. Wiele przedsiębiorstw kończy realizację przedsięwzięć będących przedmiotem podpisanych wcześniej umów o dofinansowanie. Dotyczy to w szczególności beneficjentów działań skierowanych do przedsiębiorców w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego ,,Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw'' 2004-2006 , czy też ZPORR. Zgodnie z zapisami dokumentacji konkursowej, beneficjent jest zobowiązany do zakończenia realizacji projektu, rozumianego jako przewidywany dzień zrealizowania ostatniej płatności w projekcie, nie później niż do 30 czerwca 2008 r.. Co ważne, dotyczy to także projektów finansowanych w drodze leasingu. Jeśli okres obowiązywania umowy leasingu wykracza poza 30 czerwca 2008 r., wydatkami kwalifikującymi się do otrzymania dofinansowania są raty kapitałowe przypadające do zapłaty i rzeczywiście zapłacone przez beneficjenta do tej daty. Okres realizacji takiego projektu musi zatem odpowiadać okresowi spłaty rat kapitałowych z tytułu umowy leasingu i nie może wykraczać poza datę 30 czerwca 2008 r.

Rozliczenie projektu

W terminie 25 dni od dnia zakończenia realizacji projektu określonego w umowie o dofinansowanie, beneficjent zobowiązany jest do jego rozliczenia. Przez rozliczenie rozumiane jest sporządzenie i dostarczenie do Instytucji Wdrażającej (Regionalnej Instytucji Finansującej) raportu końcowego, czyli sprawozdania końcowego z realizacji projektu i wniosku o płatność końcową. Aby oba dokumenty były kompletne należy przygotować wiele załączników. Do najważniejszych należą prawidłowo opisane kopie faktur potwierdzających zrealizowanie przedmiotu projektu oraz kopie dowodów zapłaty (wyciągów bankowych). Faktury powinny posiadać numer umowy o dofinansowanie projektu i wskazanie lokalizacji przedmiotu faktury. Z kolei potwierdzenie dokonania operacji powinno zawierać między innymi dokładne dane (z kodem pocztowym włącznie), na rzecz jakiego dostawcy realizowana była płatność oraz wskazywać tytuł płatności, za jaką fakturę dokonano zapłaty. Do wniosku o płatność należy także dołączyć pełną dokumentację związaną z nabyciem środków trwałych (kopie protokołów odbioru, kopie dokumentów OT). Dodatkowo, umowa o dofinansowanie wskazuje rodzaj dokumentów, jakie należy okazać w przypadku, gdy elementem projektu było nabycie nieruchomości, np. kopia operatu szacunkowego sporządzonego przez uprawnionego rzeczoznawcę lub używanego środka trwałego, np. dla poddziałania 2.2.1 SPO-WKP oświadczenie sprzedającego określające zbywcę środka trwałego, miejsce i datę jego zakupu.

Wizyta zwykle zapowiadana

Jednym ze zobowiązań, jakie nakłada na siebie beneficjent podpisując umowę o dofinansowanie projektu, jest poddanie się kontroli prawidłowości jego realizacji. Kontrole mogą być przeprowadzane w dowolnym terminie w trakcie realizacji oraz przez okres 5 lat od dnia zakończenia realizacji projektu. Zwyczajowo, upoważnieni przedstawiciele RIF zapowiadają termin wizyty monitorującej po otrzymaniu przez tę instytucję wniosku o płatność końcową. Zgodnie z zapisami umowy dotacji, tzw. ostateczny odbiorca jest zobowiązany do udostępnienia przedstawicielom instytucji przeprowadzających kontrole wszystkich wymaganych dokumentów. Poza oryginałami dokumentów, stanowiących załączniki do wniosku o płatność, weryfikacji podlegają także oferty od dostawców, dokumenty związane z prowadzonymi postępowaniami mającymi na celu pozyskanie robót budowlanych, usług lub dostaw i umowy dotyczące realizacji zamówień. Podczas kontroli sprawdzana jest również prawidłowość realizacji projektu pod kątem jego promocji (wizualizacja - umieszczanie na materiałach promocyjnych obowiązującego logo programu oraz symbolu Unii Europejskiej) oraz przejrzystości realizacji projektu. To kwestia warta szczególnej uwagi, oznaczająca "zobowiązanie do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków dotyczących realizowanego projektu, w układzie rodzajowym, z podziałem analitycznym, umożliwiającą identyfikację środków wydatkowanych na poszczególne zadania realizacji projektu i przekazywanych Ostatecznemu Odbiorcy (beneficjentowi) w drodze refundacji". Wymagania, co do praktycznej strony spełnienia tego warunku w każdym województwie traktowane są z różnym "zaangażowaniem" przez prowadzących wizyty monitorujące. Warto jednak upewnić się, jakie dokumenty (jaki ich format) zostaną uznane jako wystarczające. Refundacja kosztów kwalifikowanych następuje po ostatecznym zaakceptowaniu wniosku o płatność i wykonaniu ewentualnych zaleceń pokontrolnych oraz pod warunkiem dostępności środków finansowych. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości w pismach przekazywanych beneficjentom działania 2.3 i poddziałania 2.2.1 SPO-WKP apeluje o możliwie szybkie składanie wniosków o płatność końcową. W maju i czerwcu br. przewidywane jest zakończenie realizacji wielu projektów, a więc okres ich rozpatrywania może ulec wydłużeniu. Warto rozważyć sugestię PARP, gdyż złożenie rozliczenia w terminie wcześniejszym pozwoli na szybszą weryfikację wniosku o płatność, a tym samym szybszą wypłatę dofinansowania. Tak czy inaczej, płatności na rzecz beneficjentów powinny nastąpić w oparciu o zawarte umowy najpóźniej do 31 grudnia 2008 r.

Co po otrzymaniu wsparcia?

Umowa o dofinansowanie precyzuje także obowiązki beneficjenta po zakończeniu realizacji projektu. W działaniach związanych ze wzrostem konkurencyjności poprzez inwestycje (działanie 2.3 i poddziałanie 2.2.1 SPO -WKP) beneficjent zobowiązuje się osiągnąć założone cele określone we wniosku o dofinansowanie, zapewnić trwałość efektów projektu, utrzymać inwestycję na terenie województwa, w którym została zrealizowana, przez okres 5 lat od dnia zakończenia realizacji projektu, nie przenosić inwestycji do powiatu o niższej intensywności wsparcia. Specyficzne warunki dotyczą pozostałych rodzajów działań. Dla przykładu beneficjenci środków w ramach działania 2.1 SPO-WKP ,,Wzrost inwestycji małych i średnich przedsiębiorstw poprzez doradztwo'' zobowiązani są zapewnić wdrożenie efektów realizacji projektu doradczego (o ile specyfika projektu wskazuje, iż powinien on zakończyć się wdrożeniem). Natomiast wśród wielu wymagań stawianych beneficjentom w działaniu 2.4 ,,Wsparcie dla przedsięwzięć w zakresie dostosowania przedsiębiorstw do wymogów ochrony środowiska'', jest wymóg przedstawienia w ustalonym terminie dokumentu stwierdzającego osiągnięcie efektu ekologicznego sporządzonego przez akredytowane laboratorium w rozumieniu ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności, czy też przedstawienie protokołu końcowego odbioru i przekazania do eksploatacji całego projektu. Efekty ekonomiczne i finansowe projektu są wyrażone przez zadeklarowane wskaźniki produktu i rezultatu. W związku z powyższym, jednym z kryteriów merytorycznych w procesie oceny wniosku był stopień możliwości ich osiągnięcia i utrzymania w okresie 5 lat od zakończenia realizacji projektu. Niekiedy dopiero po rozliczeniu okazuje się, że osiągnięcie zaplanowanych wartości wskaźników może być trudne. Powodem problemów jest często ich skomplikowana charakterystyka. Poprawność prezentacji wskaźników (czy wskaźniki produktu i rezultatu są policzalne, czy są możliwe do osiągnięcia oraz czy są przedstawione w sposób umożliwiający ich weryfikację) to element oceny merytorycznej projektu. Tym samym, wszelkie niejasności w konstrukcji wskaźników powinny zostać wyjaśnione przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. Niemniej jednak, po zakończeniu realizacji projektu udowodnienie osiągnięcia przyjętych wskaźników jest obowiązkiem beneficjenta. A jest to szczególnie istotne także dlatego, że podanie określonej wartości wskaźnika pozwalało na otrzymanie odpowiednio wysokiej ilości punktów, zwiększającej szanse na podpisanie umowy dotacji. Przykłady: wzrost zatrudnienia, wpływ inwestycji na środowisko, wpływ na bezpieczeństwo i higienę pracy, przeznaczenie na sprzedaż poza granice kraju odpowiedniego udziału wartości produkcji lub usług - wszystko jako wynik realizacji projektu. Co ważne, beneficjent jest zobowiązany do przechowywania pełnej dokumentacji zrealizowanego projektu i informacji na temat jego efektów przez okres minimum 5 lat od momentu zakończenia realizacji projektu. Instytucja wdrażająca jest uprawniona do rozwiązania umowy o dofinansowanie, jeżeli zaprzestano realizacji projektu albo jest on realizowany w sposób sprzeczny z jej postanowieniami, a więc na przykład nie są osiągane deklarowane wartości wskaźników rezultatu.

Michał Przybył

konsultant w Departamencie Doradztwa Europejskiego firmy PWB