Nowe zasady szkolenia i dokształcania pracowników

1. Obowiązki i uprawnienia dotyczące podnoszenia kwalifikacji wynikające z Kodeksu pracy

Pomoc pracownikom w podnoszeniu kwalifikacji zawodowych jest jednym z obowiązków pracodawcy. Wynika to z art. 17 oraz art. 94 pkt 6 Kodeksu pracy. Wypełnianie tego obowiązku następuje m.in. poprzez sprzyjanie pracownikom w zdobyciu kwalifikacji przydatnych lub niezbędnych do należytego wykonywania aktualnej lub przyszłej pracy.

Do 10 kwietnia 2010 r. szczegółowe rozwiązania w tym zakresie wynikały z rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz. U. nr 103, poz. 472 ze zm.). Jednakże z upływem tego dnia rozporządzenie to utraciło moc. Było to następstwem wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 31 marca 2009 r. (sygn. akt K 28/08), który uznał za niezgodny z Konstytucją art. 103 Kodeksu pracy, stanowiący podstawę wydania ww. rozporządzenia MEN oraz MPiPS.

W konsekwencji znowelizowano Kodeks pracy. W wyniku nowelizacji opublikowanej w Dz. U. z 15 czerwca 2010 r. nr 105, poz. 655, wprowadzono do Kodeksu pracy nowe przepisy, mianowicie art. 103¹-103⁶ K.p. Zawierają one regulacje określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy w związku z dokształcaniem pracownika. Nowe przepisy weszły w życie 16 lipca br.

Zatem obecnie problematykę zasad podnoszenia kwalifikacji oraz świadczeń przysługujących pracownikom z tego tytułu regulują:

• art. 103¹-103⁶ K.p. oraz
  
  

• rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz. U. nr 31, poz. 216).

Na marginesie należy zaznaczyć, że zgodnie z przepisem przejściowym, do pracowników, którzy rozpoczęli naukę przed dniem wejścia w życie noweli, stosuje się przepisy dotyczące dokształcania pracowników w brzmieniu obowiązującym przed dniem 11 kwietnia 2010 r.

Prezentując nowe zasady należy przede wszystkim zauważyć, że regulacje zawarte w art. 103¹-103⁶ K.p. różnicują świadczenia przysługujące pracownikom w zależności od tego, czy pracownik:

1) podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, czy

2) zdobywa lub uzupełnia wiedzę i umiejętności z własnej inicjatywy.

Zaniechano przy tym podziału na szkolne i pozaszkolne formy kształcenia. W przepisach zaniechano również rozróżniania skutków rozpoczęcia nauki w zależności od faktu posiadania (bądź nie) skierowania zakładu pracy.

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Zgodnie z nowymi uregulowaniami, przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.

Jak wyjaśniono w opracowaniu zamieszczonym na stronie internetowej Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej (www.mpips.gov.pl):

"(...) Takie rozumienie podnoszenia kwalifikacji zawodowych współgra z innymi przepisami Kodeksu pracy, zgodnie z którymi kwalifikacje zawodowe pracowników wymagane do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku są ustalane w przepisach wewnątrzzakładowych (np. w układzie zbiorowym pracy) lub w przepisach szczególnych. Przepisy te wskazują zatem, jakich kwalifikacji pracodawca może oczekiwać od pracowników przy wykonywaniu pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

(...) Zatem nowe przepisy Kodeksu pracy dotyczą przede wszystkim podnoszenia kwalifikacji zawodowych w ramach pracy aktualnie wykonywanej przez pracownika, ale również będą mogły mieć zastosowanie w przypadku, gdy planowany jest awans pracownika lub też pracodawca zamierza zaproponować mu inne warunki pracy, np. pracę na innym stanowisku, ze względu na zmianę profilu działalności firmy (podkreśl. red.). (...)"

Co istotne, w wyjaśnieniu tym wskazano, że w określonych sytuacjach również zdobywanie wiedzy ogólnej może stanowić podnoszenie kwalifikacji zawodowych:

"(...) to pracodawca - co do zasady - określa, jakich kwalifikacji zawodowych oczekuje od pracownika przy wykonywaniu pracy określonego rodzaju lub na danym stanowisku, co oznacza, że w pojęciu kwalifikacji zawodowych mogą zawierać się m.in. wymagania dotyczące posiadania wiedzy ogólnej przez pracownika. (...)"

Dodatkowo w opracowaniu wyjaśniono m.in., co należy rozumieć przez "zgodę pracodawcy" na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Otóż:

"(...) W przypadku, gdy nie ma obowiązku zawarcia umowy szkoleniowej, o wyrażeniu lub nie wyrażeniu zgody przez pracodawcę na podnoszenie przez pracownika kwalifikacji zawodowych - decydować będzie jego zachowanie wobec pracownika. W świetle art. 60 K.c. w związku z art. 300 K.p. - udzielenie pracownikowi przez pracodawcę świadczenia należnego pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe (np. udzielenie urlopu szkoleniowego) lub przyznanie świadczenia fakultatywnego (np. pokrycie opłat za przejazd), może być ocenione jako faktyczne wyrażenie przez pracodawcę zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika. (...)"

Można odnieść wrażenie, że w myśl tej interpretacji, każde dofinansowanie nauki czy też udzielenie innego świadczenia stanowi przesłankę zgody pracodawcy na kształcenie pracownika. W konsekwencji pracownik, uzyskawszy takie "potwierdzenie zgody", mógłby żądać innych obligatoryjnych (wynikających z Kodeksu pracy) świadczeń. Naszym zdaniem, aby tego uniknąć, w sytuacji gdy szkolenie następuje jedynie z inicjatywy własnej pracownika, czyli zgodnie z art. 103⁶ Kodeksu pracy, pracodawca powinien zawrzeć stosowne pisemne porozumienie z pracownikiem, gdzie relacje te zostaną ściśle określone. Uchroni to pracodawcę przed ewentualnymi roszczeniami pracownika.

Urlop szkoleniowy

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługuje urlop szkoleniowy w następującym wymiarze:

1) 6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych,

2) 6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego,

3) 6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,

4) 21 dni w ostatnim roku studiów - na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Co istotne, za czas urlopu szkoleniowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Pracownikowi przysługuje również zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Dodatkowe świadczenia pracodawcy

Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.

WAŻNE: Należy zwrócić uwagę, że powyższe uprawnienia (zarówno urlopowe, jak i dodatkowe) przysługują jedynie wtedy, gdy pracownik podnosi kwalifikacje zawodowe w rozumieniu przedstawionym powyżej, czyli za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy.

Pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę i umiejętności na zasadach innych niż wyżej opisane, czyli bez inicjatywy lub zgody pracodawcy, mogą być przyznane jedynie:

1) zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia,

2) urlop bezpłatny

- w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem.

Zwrot kosztów w związku z niedotrzymaniem umowy

Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia, jeżeli bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji.

Dotyczy to również pracownika, z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, czyli dyscyplinarnie, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym jednak niż 3 lata.

Ponadto, do zwrotu takich kosztów zobowiązany jest pracownik:

• który w okresie nauki lub po jej ukończeniu (w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata) rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z tytułu mobbingu, a także
  
  

• który we wskazanym powyżej okresie bezpodstawnie rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia.

Umowa

Pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowę zawiera się na piśmie. Należy przy tym pamiętać, że taka umowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż określają to przepisy Kodeksu pracy. Pracodawca nie ma obowiązku jej zawarcia, jeżeli nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Przykładowa umowa zawarta przez pracodawcę z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy może wyglądać następująco:
 

Przychód pracownika a zwolnienie

Wraz z wprowadzeniem w Kodeksie pracy nowych regulacji dotyczących podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników, z dniem 16 lipca 2010 r. zmieniono również dotychczasowy przepis, który określa zakres zwolnienia tego rodzaju świadczeń od podatku dochodowego od osób fizycznych. Chodzi tu o art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PDOF.

W myśl dotychczasowego brzmienia powołanego przepisu, zwolnieniem od podatku objęta była wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę zgodnie z odrębnymi przepisami na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika. Na zasadzie wyjątku ze zwolnienia nie korzystało wynagrodzenie otrzymywane za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę w szkołach lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.

Natomiast znowelizowany art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PDOF zwalnia od podatku dochodowego wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego. Przez odrębne przepisy w tym przypadku należy rozumieć art. 103¹-103⁵ Kodeksu pracy dotyczące podnoszenia kwalifikacji z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy.

W świetle wprowadzonych zmian, pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, przysługuje urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub z części dnia pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, które nie korzysta ze zwolnienia. Ponadto, pracodawca może mu przyznać dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie, które w takich okolicznościach korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PDOF. Szczególnie dla celów kontrolnych dobrze będzie zatem, gdy powyższe uprawnienia pracownika będą wynikały z umowy sporządzonej na taką okoliczność pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.

Z kolei pracownikowi, który zdobywa lub uzupełnia wiedzę i umiejętności z własnej inicjatywy, może być przyznane jedynie zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia i urlop bezpłatny - w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem (art. 103⁶ K.p.). Natomiast wszelkie ewentualne dodatkowe świadczenia pracodawcy polegające np. na opłaceniu kosztów kształcenia pracownikowi, który zdobywa lub uzupełnia wiedzę i umiejętności z własnej inicjatywy jako nieobjęte regulacją Kodeksu pracy - nie są objęte zwolnieniem od podatku określonym w art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PDOF, a w rezultacie stanowią przychód tej osoby ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

WAŻNE: Do pracowników, którzy rozpoczęli podnoszenie kwalifikacji zawodowych przed dniem wejścia w życie ustawy nowelizującej - stosuje się przepisy regulujące zasady i warunki podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników, obowiązujące przed 11 kwietnia 2010 r. (wynika to z art. 3 ww. ustawy nowelizującej). Szerzej na temat podatkowych skutków wprowadzonych zmian pisaliśmy w BI nr 19 z 1 lipca br.

Kiedy należy naliczyć składki ZUS?

Wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami (tutaj również chodzi o art. 103¹-103⁵ Kodeksu pracy) przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych - nie stanowi podstawy do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne. Zwolnienie z oskładkowania wynika bowiem z § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Oznacza to, że świadczenia te nie stanowią też podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Inaczej jest natomiast w sytuacji pracownika, który podejmuje naukę bez inicjatywy pracodawcy. Ponieważ w takim przypadku przepisy Kodeksu pracy nie przewidują wypłaty żadnych świadczeń, to w sytuacji, gdyby pracodawca jednak przyznał pracownikowi takie świadczenia, stanowiłyby one podstawę do naliczenia składek ZUS.

WAŻNE: Wyłączenie ze składek ubezpieczeniowych nie dotyczy wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy.

Zasady opodatkowania i ozusowania przedstawiamy w tabeli:

W kwestii kwalifikacji kosztów szkoleń oraz innych świadczeń z nimi związanych do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy, przyjmuje się, że nakłady poniesione na rozwój zawodowy pracowników w rzeczywistości są inwestowaniem w firmę. Bez wątpienia kwalifikacje pracownicze wpływają na jakość pracy, a zatem również na przychody. Należy zatem uznać, że wydatki te stanowią koszt dla celów podatkowych.

Kwalifikując koszty szkoleń do kosztów podatkowych należy jednak wykazać choć elementarny związek tych szkoleń z charakterem prowadzonej działalności. Przykładowo, bezsprzecznie do kosztów uzyskania przychodów podatnik może zaliczyć koszty szkoleń z zakresu prawa podatkowego oraz rachunkowości pracowników działu księgowości. W takim przypadku można bowiem uznać, że wydatek poniesiony przez podatnika wiąże się z prowadzoną przez niego działalnością. Związek taki nie będzie jednak zachodził, jeżeli przykładowo pracownikowi księgowości pracodawca sfinansuje kurs wspinaczki górskiej. Potwierdzenie takiego podejścia znajdziemy w wydanej już w nowym stanie prawnym interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 9 sierpnia 2010 r., nr ITPB3/423-229/10/PST:

"(...) Odnośnie wydatków na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracowników spółki należy stwierdzić, że takie wydatki na szkolenie pracowników podmiotu gospodarczego, mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu, jeżeli mają wpływ na wielkość osiągniętego przychodu podatnika i związane są z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Skoro zatem przedmiotowe wydatki związane są z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą (tj. źródłem przychodu) i poniesione zostały w celu zachowania lub zabezpieczenia tego źródła, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. (...)"

Należy więc uznać, że racjonalnie uzasadnione wydatki na podnoszenie kwalifikacji pracowników mają lub mogą mieć wpływ na osiąganie przez firmę przychodów, stąd też stanowią koszt uzyskania przychodów pracodawcy, pomimo tego, że trudno wiązać je z konkretnym przychodem.

Jest to zatem koszt ogólny działalności firmy, podobnie jak płace pracowników i inne tego typu koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Koszty szkoleń w momencie ich poniesienia księgowane są w ciężar kosztów działalności operacyjnej, zapisem: