Obowiązki wobec ZUS

Dla pracodawcy, który po raz pierwszy zatrudnia pracownika, są to zupełnie nowe zadania. Powinien więc wiedzieć, jakie dokumenty oraz w jakich terminach należy złożyć w ZUS.

Zgłoszenie pracownika w ZUS

Zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego pracodawca dokonuje na druku ZUS ZUA w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń (tj. od dnia nawiązania stosunku pracy). Taki termin na zgłoszenie pracownika w ZUS wynika z art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Przykład

Pan Andrzej zatrudnił pracownika od 16 sierpnia 2007 r. Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego powinien więc przekazać do ZUS najpóźniej do 23 sierpnia 2007 r.Kodem tytułu ubezpieczenia właściwym dla pracowników jest 01 10 X X, a w przypadku pracowników młodocianych - 01 20 X X.

Zgłoszenie członków rodziny

Co prawda obowiązek zgłoszenia członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego ciąży na osobie ubezpieczonej (tutaj: pracowniku), to jednak formalnego zgłoszenia dokonuje pracodawca. Przypomnijmy, że za członka rodziny osoby ubezpieczonej uważa się:

dziecko:

własne, małżonka, przysposobione, wnuka albo dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę lub dziecko obce w ramach rodziny zastępczej do ukończenia przez nie 18 lat, a jeżeli kształci się dalej - do ukończenia 26 lat, natomiast jeżeli posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi - bez ograniczenia wieku,

małżonka,

wstępnych (np. rodziców) pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym. Zgłoszenia członków rodziny, w zależności od adresu ich zamieszkania, dokonuje się na druku:

ZUS ZCZA - jeżeli adres zamieszkania członka rodziny jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego lub

ZUS ZCNA - jeżeli adres zamieszkania członka rodziny nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego.

Zgłoszenia członka rodziny pracownika dokonuje się tylko wtedy, gdy takiego zgłoszenia nie dokonała inna osoba ubezpieczona. Na przykład - niepełnoletnie dziecko, którego oboje rodzice podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu, powinno zostać zgłoszone do ubezpieczenia zdrowotnego tylko przez jednego z nich.

Rozliczanie składek

Pracownika zgłoszonego do ubezpieczeń pracodawca wykazuje co miesiąc w raporcie:

ZUS RCA - z rozliczonymi składkami na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od przychodu wypłaconego pracownikowi lub postawionego do jego dyspozycji w danym miesiącu kalendarzowym,

ZUS RSA - z wykazaną przerwą w opłacaniu składek ubezpieczeniowych.

Raporty miesięczne za pracowników dołączone do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA pracodawca przekazuje do ZUS po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie nie później niż do 15. dnia następnego miesiąca. W tym samym też terminie opłaca za nich składki ubezpieczeniowe.

Pracodawca zobowiązany jest naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne (także podatek) od wszystkich wypłat w gotówce i wartości świadczeń w naturze dokonanych lub postawionych do dyspozycji pracownika w danym miesiącu kalendarzowym, bez względu na okres, którego te wypłaty dotyczą.

Naliczenia składek na przedmiotowe ubezpieczenia dokonuje się za miesiąc, w którym faktycznie dokonano pracownikowi wypłaty przychodu lub postawiono go do jego dyspozycji.

Informacja dla pracownika

Na pracodawcę nałożony został również obowiązek przekazywania pracownikowi informacji zawartych w imiennych raportach miesięcznych (art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Informacje te pracodawca powinien przekazywać zatrudnionemu na piśmie, w celu ich weryfikacji.

Informacje dotyczące należnych składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracodawca może przekazywać pracownikowi na formularzu ZUS RMUA. Przy czym formularz ten jest jedynie propozycją dla płatników składek, a poświadczenie o informacjach zawartych w imiennych raportach miesięcznych może być przekazywane ubezpieczonemu również w innej formie. Ważne jednak, aby poświadczenie to zawierało wszystkie dane, które zawiera formularz ZUS RMUA.

Zmiana danych identyfikacyjnych pracownika

Czasami zdarza się, że w czasie trwania stosunku pracy dane identyfikacyjne pracownika ulegają zmianie. Przykładowo gdy pracownik zawiera związek małżeński - najczęściej zmianie ulega wówczas jego nazwisko. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek zgłosić zmianę danych pracownika w ZUS.

O zmianie danych identyfikacyjnych pracownika pracodawca informuje ZUS poprzez złożenie formularza ZUS ZIUA. W formularzu tym wykazuje się wówczas w bloku III. poprzednie dane identyfikacyjne wykazane w zgłoszeniu do ubezpieczeń, zaś aktualne dane identyfikacyjne - w bloku IV.

Przypomnijmy, że do danych identyfikacyjnych pracownika należy imię i nazwisko, NIP, PESEL, data urodzenia.

Wyrejestrowanie pracownika

W razie rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę, pracodawca ma obowiązek wyrejestrować go w ZUS z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Dokonuje tego na formularzu ZUS ZWUA w terminie 7 dni od dnia rozwiązania stosunku pracy (art. 36 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Jako datę wyrejestrowania należy podać następny dzień po dniu, w którym rozwiązana została z pracownikiem umowa o pracę.

Przykład

Przedsiębiorca rozwiązał z pracownikiem umowę o pracę z dniem 24 sierpnia 2007 r. Wyrejestrowania tej osoby z ubezpieczeń powinien dokonać na formularzu ZUS ZWUA w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy, czyli w tym przypadku - najpóźniej do 31 sierpnia br. Jako datę wyrejestrowania w formularzu ZUS ZWUA pracodawca powinien wpisać 25 sierpnia 2007 r.

Wyrejestrowanie członków rodziny

Wyrejestrowując pracownika z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu rozwiązania z nim umowy o pracę - pracodawca ma też obowiązek wyrejestrować z ubezpieczenia zdrowotnego członków jego rodziny. Bowiem samo wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA nie powoduje automatycznego wyrejestrowania członków jego rodziny, zgłoszonych wcześniej do ubezpieczenia zdrowotnego. Wyrejestrowania członków rodziny pracodawca dokonuje na formularzu ZUS ZCZA lub ZUS ZCNA (w zależności od adresu zamieszkania), z tą samą datą, z jaką dokonano wyrejestrowania z ubezpieczeń osoby ubezpieczonej (pracownika).

Podstawa prawna:

ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 4.12.1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych? (Dz. U. nr 149, poz. 982 ze zm.).

autor: Dorota Wyderska