Ogrzewanie lodowca

Kiedy firmie Kimberly-Clark słabo układała się współpraca z agencją hostess, Piotr Nagalski, dyrektor marketingu na Europę Centralną, zaczął działać. Mógł od razu wypowiedzieć umowę, ale wybrał inne wyjście: umówił się z właścicielem agencji na lunch. Od tamtej chwili wszystko zaczęło iść tak jak trzeba.

- Business lunch świetnie się sprawdza w takich sytuacjach - mówi Piotr Nagalski. - Sala konferencyjna tłamsi kreatywność i narzuca dyskusji oficjalny ton. A nieformalna atmosfera restauracji sprzyja rozluźnieniu. Ludzie mają okazję lepiej się poznać. Czasem dopiero wtedy udaje im się bez skrępowania porozmawiać. Wzajemne zrozumienie to fundament udanego biznesu.

Jeszcze niedawno nazywano to kolokwialnie "załatwianiem sprawy przez bufet". Kultura lunchu biznesowego rodziła się w Polsce w bólach. Ciągle nie było wiadomo, czy w tym spotkaniu chodzi bardziej o biznes, czy jednak bardziej o lunch. Dzisiaj już chyba nikt, komu zdarza się jadać w towarzystwie kontrahenta, nie ma co do tego wątpliwości, że wspólny posiłek jest istotnym elementem prowadzenia interesów. A je się tylko przy okazji.

- To przede wszystkim część nowocześnie rozumianego marketingu - uważa Mieczysław Groszek, prezes zarządu BRE Leasing. Choć nowa ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych zniosła możliwość uznawania wydatku na lunch za koszt uzyskania przychodów, pracownicy jego firmy nie muszą płacić za obiady z klientem z własnej kieszeni.

- Traktujemy je jak spotkania biznesowe, do których trzeba się odpowiednio przygotować, a po powrocie zrobić notatki - opowiada Mieczysław Groszek. - Nie mam poczucia, że to wyrzucanie pieniędzy w błoto lub finansowanie prywatnych przyjemności pracowników. Chociaż zdarza się, że gość każdy biznesowy temat zbywa machnięciem ręki: "A, daj pan spokój, po co psuć taką miłą atmosferę?". Na takie spotkania, z których kompletnie nic nie wynika, szkoda mi czasu.

Dla Adama Rozwadowskiego, prezesa Enel-Medu, obiady biznesowe są metodą dyskretnego badania gruntu. - Po takim inicjacyjnym lunchu zwykle nie mam już wątpliwości, czy uda nam się podjąć współpracę - stwierdza Adam Rozwadowski. - Przy stole rozmawia się przyjemniej, a drażliwych kwestii raczej nikt nie porusza. Na negocjacje przychodzi czas później. Najpierw chodzi o to, by zdobyć zaufanie.

Lunch biznesowy to dziedzina sztuki, w której bardzo ważne jest obycie towarzyskie i zachowanie przy stole. Nie bez powodu Niemcy mawiają: "Jeśli chcesz ocenić wykształcenie człowieka, przypatrz mu się w trakcie jedzenia". Niejedna długo planowana transakcja nie doszła do skutku, gdy partnerzy podczas wspólnego posiłku odkryli, że trudno im znaleźć wspólny język. Małgorzata Jóźwiak, prowadząca w Studiu BMJ szkolenia m.in. z "gastronomicznego" savoir-vivre'u, nazywa ten rodzaj spotkań ogrzewaniem lodowca.

- Lunch to świetna okazja do zjednania sobie drugiej strony - mówi. - Oczywiście nie każdy ma do tego talent. Ale nauczyć się można wszystkiego, nawet takiej sztuki jak swobodna rozmowa. O czym rozmawiać na początku? Podobno każdy człowiek ma jeden ulubiony temat: siebie samego. Dlatego najlepszym rozmówcą jest uważny słuchacz. Małgorzata Jóźwiak radzi unikać wątków nieprzyjemnych, wywołujących emocje lub kontrowersje, jak katastrofy, choroby, polityka. Lepiej mówić o hobby czy podróżach. Pamiętając, że taka pogawędka u Anglików to - nie bez powodu - small talk.

- Niezdyscyplinowany rozmówca bywa irytujący - przyznaje Mieczysław Groszek. - Dywagacje na temat Euro 2012 trzeba zakończyć najdalej po pięciu minutach. Zwłaszcza gdy gościem jest obcokrajowiec. Kiedy zapraszamy na przykład Niemca, wypada spytać go o pogodę w jego mieście, potem o koniunkturę w Niemczech, a dopiero potem gładko przejść do meritum.

Jedna z niepisanych zasad służbowego lunchu nie pozwala z tym czekać aż do podania kawy. Zwykle temat interesów pojawia się przy daniu głównym. Jednak nie ma na to reguły. W Stanach Zjednoczonych nie przechodzi się do konkretów, zanim kelner nie poda menu. Na Wschodzie czeka się z tym, aż gospodarz wzniesie toast.

- Ten moment wyczuwa się intuicyjnie - podpowiada Piotr Nagalski. - Lepiej zacząć rozmowę o biznesie wcześniej niż później, bo wtedy jest czas na dyskusję. Jeszcze przed lunchem warto sobie wyraźnie powiedzieć, co mamy omówić. Najgorzej, gdy rzucam jakąś propozycję i pytam: "Co pan na to?", a mój gość mówi: "Nie wiem, muszę zapytać szefa". To o czym mamy rozmawiać przez następnych 40 minut?

Udany obiad to idealne połączenie biznesu i rozrywki - pisze Robin Jay w książce "Business lunch. Zdobywanie klientów wczesnym popołudniem". Jak poznać, że wszystko poszło świetnie? "Gdy przy pożegnaniu klient entuzjastycznie potrząsa twoją dłonią, mówiąc : spotkajmy się jeszcze" - pisze Jay. Polacy nie są może tak wylewni jak Amerykanie, ale w jednym są zgodni: na lunchu musi być przyjemnie.

- Połowa sukcesu to wybór dobrej restauracji - uważa Adam Rozwadowski. - Wybieram zawsze lokal, w którym jedzenie i obsługa są bez zarzutu. Niezdarny kelner to nieszczęście, bo uwaga skupia się tylko na nim. Nie zdarzyło mi się też zaprosić gościa gdzieś, gdzie wcześniej nie byłem. Znane otoczenie pozwala się czuć swobodniej i pewniej.

Mieczysław Groszek także nie zostawia wyboru restauracji sekretarce. Zajmuje się tym sam. Wie, który z jego biznesowych partnerów lubi sushi, a na którym zrobią wrażenie świeże rydze. - Udanym lunchem można sporo osiągnąć, biorę więc sobie do serca radę wyczytaną w jednym z poradników: "Zrób gest w kierunku klienta" - śmieje się prezes zarządu BRE Leasing.

Najbardziej w pamięć zapadają mu spotkania, które zostały zaplanowane z pomysłem - np. w oryginalnym miejscu - i skrupulatnością. O lunchowych porażkach stara się szybko zapomnieć. A o katastrofę nietrudno. Wcale nie chodzi o zalanie się zupą. Dużo poważniejszym przewinieniem jest spóźnienie, brak rezerwacji albo zajęcie złego stolika, choćby w ogródku lub tuż przy parkingu. Małgorzata Jóźwiak dorzuca do tego "dyskretne" sprawdzanie pod stołem SMS-ów i brak refleksu podczas regulowania rachunku. - Obowiązuje zasada, że płaci zawsze ten, kto zaprasza - podkreśla.

- Aby uniknąć nieporozumień, trzeba już podczas umawiania się na spotkanie wyraźnie to zaznaczyć. "Zapraszam pana/panią" to czytelny i zobowiązujący komunikat. Niezręcznością jest też przetrząsanie kieszeni w poszukiwaniu drobnych na szatnię czy napiwek.

Obawa przed kompromitacją bywa czasami tak silna, że wielu menedżerów woli "na szybko" pochłonąć hamburgera z ulicznej budki, dlatego że go to nie zestresuje, zamiast poświęcić dwie godziny kontrahentowi na lunchu. A szkoda. Z profesjonalnie zaaranżowanego spotkania w restauracji często można skorzystać więcej niż z wielogodzinnych negocjacji toczonych w biurze przy wodzie i słonych paluszkach.

Poza tym nie jest tajemnicą, że smaczny obiad zmienia nastawienie do świata. Przy stole dużo łatwiej więc zobaczyć w konkurencie wspólnika, a wspólnika zamienić w przyjaciela.

Menu dla rozsądnych

Na business lunch lepiej nie przychodzić z pustym żołądkiem. A zamawiając potrawy, bardziej trzeba się kierować zdrowym rozsądkiem niż apetytem. Spaghetti z sosem czy owoce morza nie pozwalają się skupić na rozmowie. Ryzykowne są też dania, które trudno zjeść elegancko (np. grillowane żeberka) albo w miarę szybko (jak szczupak z mnóstwem ości). Uwaga na specjalność szefa kuchni! Często czeka się na nią dłużej niż na inne pozycje z karty. Tymczasem etykieta nakazuje odłożyć widelec mniej więcej w tej samej chwili, w której robi to gość. To do niego również należy decyzja w sprawie wyboru deseru czy alkoholu.

Jak wybrać restaurację?

Dziesięć najważniejszych kryteriów.

1. Pierwszorzędna obsługa. Profesjonalizm przede wszystkim.Irytujące zachowanie kelnera może nawet przeszkodzić w zawarciu ważnego kontraktu.

2. Świetne menu. Na wszelki wypadek trzymaj się z dala od egzotyki. Postaw raczej na wybór wyśmienitych, świeżych dań. 3. Odpowiednie warunki. Dbaj o wygodę. Jeżeli na obiedzie będzie was więcej, poszukaj lokalu, w którym można usiąść przy dużym stole w oddzielnym boksie.

4. Właściwy poziom decybeli. W zbyt dużym hałasie trzeba podnosić głos. Z kolei cisza jest krępująca, bo ktoś może przypadkiem usłyszeć waszą dyskusję.

5. Dobre ceny. Droga restauracja niewątpliwie robi wrażenie, ale możesz wpaść w przesadę. Najlepiej zawsze wybierać przyzwoity średni standard.

6. Wygodna lokalizacja. Im bliżej waszych biur, tym lepiej. Dzięki temu będziecie mieć więcej czasu na rozmowę. Idealnie, jeśli uda się znaleźć coś w połowie drogi.

7. Możliwość rezerwacji. Największa porażka to brak miejsc. Zawsze wcześniej zarezerwuj odpowiedni stolik.

8. Dodatkowe atrakcje. Obecność VIP-ów albo gwiazd show-biznesu przy sąsiednim stoliku nie ma wpływu na przebieg spotkania, lecz na pewno zostanie ci zapisana na plus.

9. Możliwość zapłaty kartą. Nigdy nie płać za lunch biznesowy gotówką. Staraj się też nie regulować rachunku przy stoliku.

Dr Mirosława Huflejt-Łukasik,

coach i psycholog z Uniwersytetu Warszawskiego

Zapraszając kogoś na business lunch, wysyłamy jednocześnie komunikat, że zależy nam na dobrych relacjach. Przy stole łatwiej przełamać lody, co wielokrotnie nie udaje się podczas spotkania w biurze. Dlatego biznesowy obiad świetnie się sprawdza w dwóch sytuacjach: gdy przewidujemy dłuższą współpracę albo właśnie (z sukcesem) kończymy wspólne przedsięwzięcie.

Na Zachodzie często organizuje się przy restauracyjnym stoliku rozmowy rekrutacyjne. W Polsce to jeszcze rzadkość. Myślę, że takie spotkanie mogłoby mieć sens na przykład wtedy, gdy prezes szuka do firmy tzw. prawej ręki. Posiłek zjedzony wspólnie z dwoma kandydatami o zbliżonych kwalifikacjach na pewno pomógłby mu podjąć ostateczną decyzję.

Według mnie, business lunch nie zawsze musi mieć określony cel. To przecież świetna okazja do wymiany informacji, choćby na temat tego, co słychać w branży. Nie powinien być jednak sposobem na nadgonienie zaległości z pracy. Zdarza się, że ludzie umawiają się: "obgadamy to podczas lunchu", bo wydaje im się, że w ten sposób oszczędzą trochę czasu. To błąd. Nie da się dobrze omówić merytorycznych kwestii podczas jedzenia. A już rozkładanie dokumentów czy laptopa między talerzami to prawdziwy horror.

Joanna Machajska