Programy komputerowe w kosztach firmowych

Nabywając program komputerowy, przedsiębiorca kupuje licencję lub majątkowe prawo autorskie. Przepisy ustaw o podatku dochodowym kwalifikują takie składniki majątku do wartości niematerialnych i prawnych (art. 22b ust. 1 ustawy o pdof - Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm. i odpowiednio art. 16b ust. 1 ustawy o pdop - Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Amortyzacji podlegają te programy komputerowe, które nadają się do wykorzystania w dniu przyjęcia do używania, a przewidywany okres ich używania przekracza 1 rok. Ponadto powinny być one wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie licencji (sublicencji).

Wydatki poniesione na nabycie programów komputerowych spełniających te kryteria podlegają zaliczeniu w koszty w czasie poprzez odpisy amortyzacyjne. Okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od licencji na programy komputerowe oraz od praw autorskich nie może być krótszy niż 2 lata (art. 22m ust. 1 pkt 1 ustawy o pdof oraz art. 16m ust. 1 pkt 1 ustawy o pdop). Tym samym maksymalna stawka amortyzacyjna dla programów komputerowych wynosi 50%. Ich amortyzacji można dokonywać wyłącznie przy zastosowaniu metody liniowej.

W sytuacji, gdy wartość początkowa programu komputerowego nie przekracza 3.500 zł można go nie amortyzować. Wówczas wydatki poniesione na jego nabycie przedsiębiorca może zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania (art. 22d ust. 1 ustawy o pdof i art. 16d ust. 1 ustawy o pdop).

Oprogramowanie systemowe i użytkowe

Program komputerowy nie zawsze będzie odrębnym składnikiem majątku, czasami może zwiększać wartość początkową komputera. Dla celów kosztowych rozróżniamy bowiem dwa rodzaje oprogramowania:

• systemowe (np. Windows) - bez którego uruchomienie komputera i realizacja większości podstawowych zadań byłaby niemożliwa (nie mógł­by być właściwie wykorzystywany) oraz
   
• użytkowe (np. finansowo-księgowe, biurowe, graficzne) - przeznaczone do realizacji konkretnych zadań, w zależności od potrzeb użytkownika.

Programy niezbędne do uruchomienia komputera, bez których nie byłby on zdatny do użytku, zwiększają wartość początkową zestawu komputerowego. Takie oprogramowanie w konsekwencji ma wpływ na wysokość odpisu amortyzacyjnego dokonywanego od zestawu.

Z kolei programy użytkowe, np. bardzo popularny MS Office czy też np. programy płacowo-kadrowe, które zakupione zostały w celu realizacji przez użytkownika określonego zadania, zaliczane są do wartości niematerialnych i prawnych i podlegają amortyzacji według omówionych zasad.

Wydatki na wdrożenie programu

Do celów amortyzacji podatkowej, za wartość początkową będącą podstawą naliczania odpisów amortyzacyjnych, uważa się cenę nabycia, czyli kwotę należną zbywcy:

• powiększoną o koszty związane z zakupem, naliczone do dnia przekazania go do używania, w tym m.in. o koszty instalacji i uruchomienia programu, oraz
   
• pomniejszoną o podlegający odliczeniu VAT naliczony.

Ustaloną w ten sposób cenę koryguje się o ewentualne różnice kursowe (art. 22g ust. 3 i 5 ustawy o pdof oraz art. 16g ust. 3 i 5 ustawy o pdop).

Nabycie programu komputerowego, z uwagi na konieczność dostosowania go do indywidualnych oczekiwań klienta, często wiąże się z poniesieniem przez nabywcę dodatkowych wydatków. Mogą to być np. wydatki dotyczące zaprojektowania, konfiguracji i wdrożenia oprogramowania czy też wykonanie migracji danych ze starego systemu komputerowego do nowego. Tego typu czynności należy uznać za związane z wdrożeniem i uruchomieniem oprogramowania, umożliwiające jego użytkowanie. Jeżeli zostaną poniesione do dnia przyjęcia programu do używania, powinny zostać uwzględnione w wartości początkowej zakupionej licencji. Potwierdzenie takiego stanowiska znajdziemy w interpretacjach organów podatkowych, m.in. interpretacjach indywidualnych Dyrektora Izby Skarbowej Poznaniu z dnia 20 lutego 2008 r., nr ILPB3/423-262/07-2/ŁM oraz z dnia 19 grudnia 2008 r., nr ILPB3/423-613/08-2/ŁM.

Może się okazać, że wdrożenie programu komputerowego wymaga przeszkolenia pracowników. Wydatki na tego typu szkolenie nie mają związku z samym uruchomieniem i funkcjonowaniem oprogramowania, ale mają na celu podnoszenie kwalifikacji pracowników będących jego użytkownikami. Z tego względu nie mają wpływu na wartość początkową licencji, a ich kwalifikacja w ciężar kosztów podatkowych powinna się odbywać na zasadach ogólnych określonych w art. 22 ust. 1 ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 ustawy o pdop. Jeśli je spełniają, podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w momencie poniesienia. Potwierdzają to organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji dnia 27 stycznia 2009 r., nr ILPB3/423-728/08-2/ŁM, a także Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 8 października 2008 r., nr IPPB3/423-1115/08-2/JG.

Aktualizacja licencji

Przedsiębiorcy mają często wątpliwości, czy wydatki ponoszone na ten cel zwiększają wartość początkową programu, stanowiąc jego ulepszenie, czy należy je rozliczać w kosztach bezpośrednio.

Tymczasem w ustawach o podatku dochodowym ulepszenie jest pojęciem, które dotyczy wyłącznie środków trwałych, a nie wartości niematerialnych i prawnych. Z tego względu wydatki na aktualizację oprogramowania, rozumianą jako uaktualnienie wersji użytkowanych na dotychczasowych stanowiskach, podlegają zaliczeniu bezpośrednio do kosztów podatkowych w momencie ich poniesienia. Tak też wynika m.in. z interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej Warszawie z dnia 19 stycznia 2009 r., nr IPPB5/423-161/08-2/AS. Natomiast gdy w wyniku aktualizacji (ulepszenia) powstanie nowa wersja programu, wówczas będzie ona nową, odrębną wartością niematerialną i prawną.