Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT

firma

Piątek, 10 lipca 2015 (06:00)

Podatnik użytkujący samochód wyłącznie do celów służbowych, aby mógł odliczać VAT w pełnej wysokości, zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Zapisy w niej dokonywane nie powinny wzbudzać wątpliwości. W przypadku jej wadliwości, zdaniem fiskusa, niespełniona zostaje jedna z przesłanek warunkujących uznanie pojazdu za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, skutkująca prawem do ograniczonego odliczenia VAT.

Z pytaniem do naszej redakcji zwróciła się spółka z o.o., która na potrzeby działalności używa samochodów. Od wydatków związanych z tymi samochodami odlicza 100% VAT. W tym celu prowadzi ewidencję przebiegu pojazdów (oraz złożyła informację VAT-26).Ma jednak problem kiedy ta ewidencja powinna być podpisywana i kto może ją podpisywać w sytuacji gdy będzie ona prowadzona w formie elektronicznej?

Dane w ewidencji

Ewidencja przebiegu pojazdu ma być prowadzona przez cały okres, w którym podatnik wykorzystuje pojazd wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej. W art. 86a ust. 7 ustawy o VAT wskazano dane, jakie powinny być zamieszczone w ewidencji przebiegu pojazdu (patrz ramka). Wśród elementów w pkt 4 tego przepisu wymieniono wpis osoby kierującej pojazdem samoch

Reklama

odowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, który powinien być potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem.

Wzór ewidencji przebiegu pojazdu dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Podatek VAT

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1)	numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
2)	dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
3)	stan licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia jej prowadzenia, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia jej prowadzenia,
4)	wpis osoby kierującej pojazdem dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
	a)	kolejny numer wpisu,
	b)	datę i cel wyjazdu,
	c)	opis trasy (skąd - dokąd),
	d)	liczbę przejechanych kilometrów,
	e)	imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
	-	potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,
5)	liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

"Okres rozliczeniowy"

Przepisy o VAT nie określają, co należy rozumieć przez "okres rozliczeniowy". Ministerstwo Finansów w broszurze pt. "Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi" wyjaśniło, że chodzi tu o okres rozliczeniowy właściwy dla podatnika z tytułu rozliczeń dla celów VAT, czyli w zależności od tego, jak rozlicza się podatnik - miesiąc lub kwartał. Ponadto jak wynika z informacji zawartych w tej broszurze, ewidencja przebiegu pojazdu może być prowadzona również w formie elektronicznej. W takim przypadku, jak wyjaśnił resort, dokonywanie w niej wpisów oraz potwierdzenie autentyczności tych wpisów - jeśli wpisów dokonuje kierujący pojazdem niebędący podatnikiem - może być dokonywane w formie elektronicznej.

Jeśli zatem podatnik dla celów VAT prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu w formie elektronicznej, potwierdzenia autentyczności tych wpisów może również dokonywać w takiej formie na koniec każdego okresu rozliczeniowego, tj. z końcem miesiąca lub kwartału.

Jak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 13 kwietnia 2015 r., nr IPTPP4/4512-10/15-4/JM potwierdzenie przez podatnika wpisu osoby kierującej samochodem dotyczącym każdego jego wykorzystania odnosi się do konkretnego, zamkniętego już okresu rozliczeniowego. W związku z tym potwierdzenie przez podatnika w ewidencji przebiegu pojazdu wpisu osoby kierującej pojazdem musi uwzględniać stan faktyczny z niej wynikający w momencie zamknięcia okresu rozliczeniowego. Stąd też potwierdzenie przez podatnika tego wpisu dotyczy zdarzeń z minionego miesiąca. Tak więc podatnicy podpisują ewidencję przebiegu pojazdu za okresy rozliczeniowe, które w momencie jej podpisania są już okresami zamkniętymi. Odwołując się do stanu faktycznego opisanego przez podatnika, Dyrektor Izby Skarbowej dodatkowo wyjaśnił, że ze względu na specyfikę działalności (praca 24h na dobę) ewidencja przebiegu pojazdu może być podpisana przez podatnika w dniu następnym po zakończeniu miesiąca, a w przypadku, gdy tym dniem jest sobota lub dzień ustawowo wolny od pracy, to ewidencję można podpisać w dniu następnym po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Dodatkowe informacje

Przy prowadzeniu ewidencji można posłużyć się także informacjami zawartymi w kartach drogowych wypełnionych przez pracowników podatnika. Ważne jest, aby zapisy w ewidencji z punktu widzenia potwierdzenia jego wykorzystywania dla celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej podatnika nie wzbudzały wątpliwości.

W przytoczonej wcześniej interpretacji indywidualnej podatnik (spółka z o.o.) opisując swój stan faktyczny wskazał, że opracował także załącznik do ewidencji przebiegu pojazdu w postaci "legendy". W legendzie opisany jest szczegółowo cel wyjazdu z podaniem opisu danych dotyczących przebiegu pojazdu, które w ewidencji przebiegu pojazdu zostały podane w sposób skrótowy. Do tych danych w legendzie zaliczają się trzy grupy informacji dla najczęściej występujących celów wyjazdów służbowych. Pierwsza grupa dotyczy tzw. "Legendy obiektów" i obejmuje cel wyjazdu w rozbiciu na węzły cieplne, kotłownie, sieci cieplne i obiekty handlowe czy instytucje. Druga grupa dotyczy tzw. "Legendy opisów" i obejmuje zgrupowanie celów wyjazdów pod względem najczęściej występujących przyczyn wyjazdów pojazdów służbowych. Do tej grupy zalicza się m.in. wyjazdy dotyczące administracji, eksploatacji, awarii urządzeń, kontroli obiektów i ludzi, spraw serwisowych i szkoleniowych, tankowania pojazdu i spraw związanych z zaopatrzeniem. Trzecia grupa danych dotyczy szczegółowego wykazu wszystkich celów wyjazdów dla danego pojazdu w miesiącu z podaniem szczegółowych danych m.in. liczby porządkowej, oznaczenia obiektu eksploatowanego przez Spółkę, adresu obiektu, lokalizacji obiektu - celu wyjazdu oraz uwagi precyzujące przeznaczenie danego obiektu.

Organ podatkowy uznał, że tak prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona przez pracownika za pomocą systemu zawiera wszystkie wymagane elementy określone przepisami prawa. Jak dodatkowo zaznaczył karty drogowe wraz z legendą stanowiące załącznik do ewidencji przebiegu pojazdu zawierają wpisy dokładnie oznaczające trasę oraz zawierają inne elementy, których nie ma bezpośrednio w ewidencji. W rezultacie organ podatkowy uznał, że taka ewidencja zawiera elementy określone w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT.

Kto podpisuje ewidencję?

Wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym powinien być potwierdzony przez podatnika (oprócz sytuacji gdy podatnik jest kierującym). W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki czy to cywilnej czy z o.o. dla celów VAT podatnikiem jest ta spółka. Nie ma natomiast żadnych szczegółowych regulacji, kto powinien w takim przypadku podpisać ewidencję. W przypadku spółek z o.o. przykładowo dyrektor może wyznaczyć osobę, która prowadzi tę ewidencję, a wpisy w niej dokonywane mogą być potwierdzane również przez osoby do tego celu wyznaczone. Może być np. podpisywana przez dyrektora lub prokurenta Spółki w razie nieobecności dyrektora.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.)

autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 54 (1199) z dnia 2015-07-06

GOFIN podpowiada