Przesyłanie faktur w formie elektronicznej

Dyrektywa Rady 2010/45/UE zmieniająca dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania weszła w życie z dniem 11 sierpnia 2010 r. Z przepisów tych wynika, że faktury papierowe i elektroniczne powinny być traktowane jednakowo. Muszą one jednak odzwierciedlać faktyczne transakcje. Państwa członkowskie muszą przepisy tej dyrektywy wprowadzić do ustawodawstwa krajowego nie później niż do dnia 31 grudnia 2012 r., przy czym wejście ich w życie musi nastąpić najpóźniej 1 stycznia 2013 r.

W art. 233 dyrektywy 112 wskazano, iż każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, przy czym można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. "Autentyczność pochodzenia" oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast "integralność treści" oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy dyrektywy.

W dyrektywie podano przy tym przykłady technologii zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej, tj.:

• zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 2 pkt 2 dyrektywy 1999/93/WE Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych, na podstawie certyfikatu kwalifikowanego i utworzony za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisów, w rozumieniu art. 2 pkt 6 i 10 dyrektywy 1999/93/WE, oraz
  
• elektroniczną wymianę danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 załącznika 1 do zalecenia Komisji 1994/820/WE dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.

Dotychczas organy podatkowe uważały, że tylko w sytuacji gdy faktury spełniały warunki określone w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, można je było w takiej formie przesyłać i przechowywać.

Z takim stwierdzeniem nie zgadzały się natomiast sądy administracyjne. Przykładowo w wyroku z dnia 20 maja 2010 r., sygn. akt I FSK 1444/09, NSA uznał, że faktura przesłana w formacie pdf, a następnie przez odbiorcę wydrukowana, daje prawo do odliczenia podatku naliczonego na równi z fakturą papierową. Natomiast w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08, NSA orzekł, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu.

Od 1 stycznia 2011 r. weszło w życie nowe rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Wynika z niego, iż faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym. Jednak pod warunkiem uzyskania uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez ich odbiorcę. Akceptacja (albo jej cofnięcie) może być udzielona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Dodać należy, że akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie przepisów obowiązujących do końca 2010 r., jest ważna także obecnie.

Od 1 stycznia br. wprowadzono również zmiany w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur (Dz. U. z 2008 r. nr 212, poz. 1337 ze zm.). Zmiany te w większości przypadków są porządkowe i nie wpływają w sposób istotny na sposób dokumentowania transakcji.

Przede wszystkim dotyczą one przypadków, gdy transakcje dokumentowane są fakturami wystawianymi w formie elektronicznej. W przepisach dotyczących tych faktur mowa jest nie o fakturach "wystawianych w formie elektronicznej", ale "przekazanych w formie elektronicznej". Dodatkowo w § 19 zaznaczono, iż faktury elektroniczne sprzedawca przesyła, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Ponadto uchylono przepis nakazujący dotychczas oznaczanie faktur wyrazami "oryginał" oraz "kopia".

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Pojęcie "autentyczności pochodzenia" oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury oraz integralności treści oznaczającej, że w fakturze nie zmieniono danych, które ona powinna zawierać.

Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania:

• bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r. nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  
• elektronicznej wymiany danych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

W przypadku gdy podatnik przesyła temu samemu odbiorcy jednocześnie kilka faktur w formie elektronicznej, dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

W razie cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury, wystawca traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji. Przy czym strony mogą uzgodnić inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, jednak nie może on być dłuższy niż 30 dni.

Autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Faktury przesłane drogą elektroniczną muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

• autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
  
• łatwe ich odszukanie,
  
• organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju, pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur. Ponadto muszą być udostępniane organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. nr 249, poz. 1661)

autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa Nr 737 z dnia 2011-01-31

GOFIN podpowiada