Roczna korekta zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych pracodawca tworzy z corocznego odpisu podstawowego oraz z ewentualnych odpisów dodatkowych. Odpisy na ten Fundusz nalicza się w oparciu o przeciętną planowaną w danym roku kalendarzowym liczbę zatrudnionych, skorygowaną w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. W przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się zarówno pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Zasada ta wynika z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r. nr 43, poz. 349).

Podstawę naliczania odpisu w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i innych spółdzielniach zajmujących się produkcją rolną stanowi liczba członków spółdzielni według stanu na dzień naliczenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, skorygowana zgodnie ze stanem w dniu 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni (§ 2 powołanego rozporządzenia).

Na podstawie obliczonej faktycznej liczby zatrudnionych (na koniec roku) pracodawca ustala, czy odprowadzone dotychczas przez niego odpisy były adekwatne do zatrudnienia, a jeżeli nie, odpowiednio je koryguje.

Procentowe wysokości odpisów na Fundusz ze względu na warunki, w jakich jest zatrudniony pracownik, oraz fakultatywnych zwiększeń określa art. 5 ust. 2-5a ustawy o ZFŚS.

Ustalanie liczby zatrudnionych

Przeciętną liczbę osób zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dla celów odpisu na Fundusz oblicza się sumując przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i dzieląc wynik przez 12 (§ 3 ust. 1 wymienionego rozporządzenia). Taki sam sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na niepełny rok kalendarzowy.

Przepisy rozporządzenia nie wskazują jednak metody, dzięki której należy ustalać przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach roku kalendarzowego (obrachunkowego). Metody te przedstawiono m.in. w objaśnieniach do formularza Z-03, którego wzór został określony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych... (Dz. U. z 2017 r. poz. 837).

Wybór odpowiedniej metody w danym przypadku powinien uwzględniać dynamikę oraz wielkość zmian w stanie zatrudnienia w ciągu roku w zakładzie. Do metod tych należą:

• metoda średniej arytmetycznej, w której sumę stanów dziennych w miesiącu należy podzielić przez liczbę dni miesiąca,
   
• metoda uproszczona, w której sumę dwóch stanów dziennych w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca należy podzielić przez dwa,
   
• metoda średniej chronologicznej, w której sumę połowy stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15 dniu miesiąca należy podzielić przez dwa.