Rozliczenie kosztów związanych z firmowym wyposażeniem
Składnikami rzeczowego majątku wykorzystywanymi w działalności gospodarczej osób fizycznych są oprócz środków trwałych, czyli składników podlegających amortyzacji, również elementy tzw. wyposażenia. Wydatki poniesione na nabycie tych składników majątku podlegają generalnie zaliczeniu do kosztów podatkowych. Jednak, o ile te na środki trwałe rozliczane są w czasie, to te na wyposażenie bezpośrednio w kosztach. Wydawać by się mogło w związku z tym, że wyposażenie dużo łatwiej jest rozliczyć w kosztach podatkowych. W praktyce okazuje się jednak, że nie zawsze.
W ramach firmowego wyposażenia można wyróżnić dwie grupy składników. Pierwszą z nich tworzą takie, które posiadają wszystkie cechy środka trwałego, ale nie zostały zakwalifikowane do tej kategorii z uwagi na niską wartość początkową nieprzekraczającą 3.500 zł (art. 22d ust. 1 ustawy o pdof). Z kolei zaliczeniu do drugiej podlegają składniki o wartości wyższej, które również spełniają wszystkie wymogi pozwalające na uznanie ich za środki trwałe poza jednym: w stosunku do nich podatnik zakłada, że będzie je wykorzystywał w prowadzonej działalności przez okres krótszy niż rok (art. 22a ust. 1 ustawy o pdof).
Pomimo tego, że wartość zakupionego wyposażenia podatnicy zaliczają w ciężar firmowych kosztów podatkowych bezpośrednio, to nie zawsze obciążenie to następuje w dacie poniesienia wydatków na jego nabycie. Data poniesienia wydatków będzie tożsama z datą obciążenia nimi kosztów wyłącznie wtedy, gdy pierwsza ze wskazanych dat będzie tożsama z datą przyjęcia do używania. Nabyte odpłatnie składniki wyposażenia, których wartość nie przekracza 3.500 zł, podlegają bowiem, zgodnie z uregulowaniami ustawy o pdof, zaliczeniu do kosztów podatkowych w miesiącu oddania ich do używania (art. 22d ust. 1 ustawy o pdof). Jednocześnie te składniki wyposażenia, których wartość wynosi co najmniej 1.500 zł, przedsiębiorca zobowiązany jest wykazać w ewidencji wyposażenia.
Gdy funkcjonujący już przedsiębiorca sfinansuje zakup składników firmowego wyposażenia dotacją, wówczas wartością poniesionych na ten cel wydatków przeważnie nie może obciążać kosztów podatkowych. Większość dotacji korzysta bowiem ze zwolnienia od podatku dochodowego, a art. 23 ust. 1 pkt 56 ustawy o pdof wyłącza z kosztów uzyskania przychodów wydatki i koszty bezpośrednio sfinansowane z dochodów (przychodów), które są wolne od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 46, 47a, 47d, 116, 122, 129, 136 lub 137. Wśród tych dochodów znajdują się również dotacje. Najczęściej przedsiębiorcy dotację otrzymują w formie refundacji poniesionych wcześniej wydatków. W tym momencie powinni oni dokonać zmniejszenia kosztów podatkowych - zgodnie z obowiązującą linią interpretacyjną - w rozliczeniu za ten okres, w którym dany wydatek został ujęty w tych kosztach.
Z kolei gdy zakup wyposażenia sfinansowany został dotacją przyznaną bezrobotnemu na podjęcie działalności gospodarczej, wówczas wydatki poniesione na zakup wyposażenia można zaliczyć do firmowych kosztów. Chociaż taka dotacja jest zwolniona z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o pdof, to w jej przypadku art. 23 ust. 1 pkt 56 ustawy o pdof nie ma zastosowania.
W praktyce bywa tak, że składnik majątku o wartości przekraczającej 3.500 zł uznany pierwotnie z racji przewidywanego okresu użytkowania nieprzekraczającego 1 roku za element wyposażenia, w rzeczywistości będzie w firmie wykorzystywany powyżej roku. Wówczas przepisy ustawy o pdof zobowiązują podatnika w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym ten rok upłynął do:
- zaliczenia składnika majątku do środków trwałych: należy go przyjąć do ewidencji w cenie nabycia,
- skorygowania kosztów podatkowych o różnicę między ceną nabycia a kwotą odpisów amortyzacyjnych, przypadającą na okres dotychczasowego używania samochodu; odpisy amortyzacyjne oblicza się stosując stawkę amortyzacyjną określoną w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych,
- stosowania w całym okresie amortyzacji stawki wynikającej z Wykazu,
- wpłaty do urzędu skarbowego, w terminie do 20. dnia tego miesiąca, kwoty odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie tego składnika majątku do dnia, w którym okres jego używania przekroczył rok, i wykazania naliczonej kwoty odsetek w zeznaniu rocznym; odsetki te naliczane są według stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych obowiązującej w dniu zaliczenia składnika majątku do środków trwałych (art. 22e ust. 1 ustawy o pdof).
Jeżeli natomiast chodzi o składniki wyposażenia o wartości do 3.500 zł, to generalnie ich wycofanie z majątku firmowego do majątku prywatnego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną nie wymaga korekty zmniejszającej koszty i to niezależnie od sposobu ich wykorzystania po wycofaniu z firmy. Jeżeli podatnik jest w stanie wykazać, że poniesienie wydatków na ich nabycie było racjonalnie i gospodarczo uzasadnione, a korzystanie ze składników wyposażenia przyczyniło się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, spełnione zostaną warunki pozwalające na pozostawienie ich w kosztach. Jednocześnie jednak obciążając koszty firmowe wydatkami na wyposażenie podatnik powinien uwzględniać wyłączenia z kosztów wynikające z art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o pdof. Przepis ten stanowi, że w przypadku stwierdzenia, iż zakup wyposażenia nie był dokonany na cele działalności gospodarczej, ale na cele osobiste podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajduje się ono poza siedzibą przedsiębiorstwa, wydatki poniesione na ten cel nie stanowią kosztów podatkowych. To w konsekwencji oznacza konieczność skorygowania firmowych kosztów o wartość tych wydatków.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)
autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 44 (1189) z dnia 2015-06-01