Rozliczenie kosztu zakupu paliwa do firmowego auta

W sytuacji gdy samochód jest wykorzystywany na potrzeby działalności gospodarczej, wydatki związane z jego bieżącą eksploatacją stanowią koszt uzyskania przychodów. Należy do nich wydatek na zakup paliwa. Jeżeli związany jest on z używaniem samochodu osobowego przez osobę fizyczną, wpływ na jego podatkowe rozliczenie ma fakt czy pojazd ten został wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Wydatki związane z zakupem paliwa do samochodu osobowego będącego środkiem trwałym podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych w pełnej, faktycznie poniesionej, wysokości. Natomiast jeżeli dotyczą one "osobówek" niebędących środkami trwałymi w firmie osoby fizycznej, wówczas są rozliczane dla celów podatkowych na innych zasadach za sprawą art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof. Z powołanego przepisu wynika, że zachodzi potrzeba limitowania wydatków z tytułu używania tych aut. Mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jedynie do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu (określonej w odrębnych przepisach). W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W razie jej braku poniesione wydatki nie stanowią kosztu podatkowego (art. 23 ust. 5 ustawy o pdof).

Zasada limitowania wydatków ma zastosowanie do samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych. Należy ją zatem stosować do samochodu:

• niezaliczonego do środków trwałych ze względu na jego wartość nieprzekraczającą 3.500 zł lub okres użytkowania krótszy niż rok,
  
• stanowiącego prywatną własność podatnika albo wykorzystywanego przez niego na potrzeby działalności na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy użyczenia.

Szczególny przypadek dotyczy rozliczenia kosztów zakupu paliwa do samochodu osobowego wziętego w leasing operacyjny (musi to być leasing spełniający warunki określone przepisami ustawy o pdof). Nie dotyczy go bowiem ograniczenie możliwości zaliczania do kosztów wydatków związanych z jego użytkowaniem (art. 23 ust. 3b ustawy o pdof). Oznacza to, że nie ma potrzeby prowadzenia dla niego ewidencji przebiegu pojazdu, a wydatki na zakup paliwa i pozostałe koszty używania leasingowanego samochodu podlegają zaliczeniu do kosztów w pełnej wysokości.

Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych mają obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu dla samochodów niestanowiących ich składników majątku i rozliczania wydatków na zakup paliwa do tych samochodów w oparciu o wynikający z tej ewidencji limit. Tak stanowi art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop. Uwzględniając go należy stwierdzić, że jeżeli samochód osobowy stanowi składnik majątku osoby prawnej, lecz zgodnie z przepisami nie został zaliczony do środków trwałych (z uwagi na wartość nieprzekraczającą 3.500 zł lub okres użytkowania krótszy niż rok), to podatnicy ci nie mają obowiązku prowadzić dla tych samochodów ewidencji przebiegu pojazdu. Wydatki na zakup paliwa do takiego auta stanowią w całości koszt podatkowy. Jest to zatem różnica w stosunku do podatników podatku dochodowego od osób fizycznych. Oni bowiem dla samochodów takich muszą prowadzić ewidencję przebiegu (o czym mowa wcześniej).

Ponadto u osób prawnych zasada zaliczania do kosztów podatkowych pełnych wydatków na zakup paliwa do samochodów osobowych dotyczy pojazdów wykorzystywanych w działalności gospodarczej na podstawie umowy leasingu operacyjnego (art. 16 ust. 3b ustawy o pdop) oraz wprowadzonych do ewidencji środków trwałych. Natomiast jeżeli wydatki dotyczą pojazdów używanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy oraz użyczenia, to koszt podatkowy stanowi tylko ta część z poniesionych wydatków, która nie przekracza kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu (art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop).

Ograniczenia zawarte w powołanych wcześniej art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop odnoszą się wyłącznie do samochodów osobowych. Oznacza to, że dla samochodów ciężarowych nie ma potrzeby prowadzenia ewidencji przebiegu, a wydatki na zakup paliwa do tych aut są w całości kosztem. Zasada ta odnosi się zarówno do samochodów wprowadzonych, jak i niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych (ze względu np. na okres użytkowania krótszy niż rok). Ma ona również zastosowanie do samochodów ciężarowych wziętych w leasing, wynajmowanych, wydzierżawianych oraz użyczonych.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.),
  
• ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

autor: Beata Siwkowska
Gazeta Podatkowa Nr 657 z dnia 2010-04-26

GOFIN podpowiada