SN: Dodatkowe zastrzeżenia w fakturach
Mimo że faktura VAT stanowi przede wszystkim dowód księgowy, to może ona również kształtować prawa i obowiązki stron, zwłaszcza gdy jest jedynym dokumentem stwierdzającym zawarcie określonej umowy. Poza wysokością ceny lub wynagrodzenia oraz wskazaniem terminu i sposobu płatności, w uwagach do faktury mogą się znaleźć różnego rodzaju mniej lub bardziej istotne zastrzeżenia, które w przypadku ich przyjęcia przez drugą stronę staną się elementem umowy.
Należy jednak pamiętać, że żadna ze stron nie może jednostronnie (bez zgody drugiej strony) narzucić drugiej określonych postanowień. Faktura nie może temu służyć, jednakże wystarczy jej podpisanie przez odbiorcę, a czasem nawet samo zaksięgowanie bez zastrzeżeń czy opłacenie, by uznać, że kontrahent zgodził się również z ponadstandardową treścią faktury.
Znaczenie dla procesu cywilnego
Faktura VAT jest jednym z dowodów źródłowych, stwierdzających dokonanie danej operacji gospodarczej. Wystawienie faktury, następnie przyjęcie przez kontrahenta, zaksięgowanie bez żadnych korekt i zastrzeżeń daje podstawę do domniemania, że dokonywane w ewidencji księgowej zapisy są odzwierciedleniem rzeczywistego stanu, zgodnie z realnym przebiegiem zafakturowanej operacji gospodarczej (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 14 października 2002 r., sygn. akt I ACa 219/02). Strona dochodząca zapłaty ceny lub wynagrodzenia i opierająca swoje powództwo niemal wyłącznie na fakturze (warto przy tym wesprzeć swoje twierdzenia także przesłuchaniem stron oraz zeznaniami świadków) powinna więc rozważyć zawarcie w pozwie wniosku o to, aby sąd zobowiązał pozwanego do przedłożenia odpowiednich rejestrów VAT, podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub wyciągu z ksiąg rachunkowych.
Mimo że nie ma obowiązku podpisywania faktur, to jednak warto zadbać o tego rodzaju wydawałoby się zbędną formalność. Jeżeli fakturę podpisze za odbiorcę osoba upoważniona do reprezentacji spółki lub sam przedsiębiorca, to istnieje duża szansa na znacznie tańszy i szybszy proces. Podpisana faktura składana do sądu w oryginale stanowi bowiem często podstawę do rozpoznania sprawy w postępowaniu nakazowym i wydania nakazu zapłaty w tym postępowaniu (nie mylić z upominawczym). Dokument taki stanowi bowiem zaakceptowany przez dłużnika rachunek. Powód musi jednak pamiętać o zawarciu w pozwie wniosku o rozpoznanie sprawy w postępowaniu nakazowym. W takim wypadku wystarczy, że zapłaci 1/4 zwykłej opłaty sądowej, czyli 1,25% od kwoty roszczenia (zamiast 5%).
Termin i wezwanie do zapłaty
Termin zapłaty ceny lub wynagrodzenia może wynikać z umowy. W takim wypadku faktura powinna honorować tego rodzaju ustalenia, dokonując ich powielenia. Często jednak umowa albo nie określa terminu płatności (co daje możliwość wierzycielowi jego oznaczenia), albo wprost stanowi, że będzie on wynosił np. 14 dni od daty wystawienia względnie doręczenia faktury. W tego rodzaju sytuacjach termin wymagalności zależy w gruncie rzeczy od treści oraz daty wystawienia lub otrzymania faktury.
Wysłanie i późniejsze doręczenie faktury może być równoznaczne z wezwaniem do zapłaty w rozumieniu art. 455 Kodeksu cywilnego wówczas, gdy zawiera stosowną wzmiankę co do sposobu i czasu zapłaty. Tak uznał Sąd Najwyższy m.in. w wyrokach z dnia 16 września 2004 r. (sygn. akt IV CK 659/03) i 19 maja 1992 r. (sygn. akt III CZP 56/92). Powinna być ona jednak sporządzona przez upoważnionego pracownika wierzyciela (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 lipca 2005 r., sygn. akt IV CK 28/05).
Odsetki na fakturze
Za okres opóźnienia w zapłacie wierzycielowi należą się co do zasady odsetki ustawowe. Umowa stron może jednak modyfikować ich wysokość, np. zastrzegając odsetki maksymalne. Zastrzeżenie dotyczące odsetek może się co prawda znaleźć w treści faktury, lecz powinno odzwierciedlać to, co strony postawiły w umowie, choćby ustnej. Postanowienie dotyczące umownych odsetek może znaleźć się w uwagach do faktury, np. poprzez zapis: "Za okres opóźnienia odbiorca faktury zapłaci wystawcy odsetki maksymalne według czterokrotnej stopy kredytu lombardowego NBP".
Zastrzeżenie własności towaru
W treści faktury może się znaleźć również zastrzeżenie własności towaru (por. wyroki Sądu Najwyższego z dnia 24 lipca 2008 r., sygn. akt IV CSK 87/2008, oraz z dnia 10 października 2003 r., sygn. akt II CK 119/2002). Jeżeli sprzedawca zastrzegł sobie własność sprzedanej rzeczy ruchomej aż do uiszczenia ceny, poczytuje się w razie wątpliwości, że przeniesienie własności rzeczy nastąpiło pod warunkiem zawieszającym (art. 589 K.c.). Kupujący stanie się właścicielem rzeczy dopiero z chwilą zapłaty ceny, a nie jak zwykle w momencie zawarcia umowy. Do tego czasu właścicielem towaru, niezależnie od jego sprzedaży, wystawienia faktury czy nawet fizycznego wydania, pozostanie sprzedawca.
Zamieszczenie w fakturze omawianej klauzuli musi być jednak wynikiem uzgodnień stron w tej mierze - wówczas zastrzeżenie własności będzie skuteczne. Jeżeli bowiem zastrzeżenie to zostało dopisane przez wystawcę dokumentu jednostronnie, bez wiedzy i akceptacji kontrahenta, ocena takiego postanowienia będzie zgoła odmienna. W przeciwieństwie do wyznaczenia terminu i wezwania do zapłaty, zastrzeżenie własności rzeczy sprzedanej stanowi element umowy, a więc dwustronnej czynności prawnej, a nie oświadczenie jednego z kontrahentów.
Faktura z gwarancją
Faktura nadaje się również do udzielenia gwarancji jakości, co potwierdził Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 10 lipca 2008 r. (sygn. akt III CZP 62/08). Zamieszczenie w fakturze, wystawionej przez przyjmującego zamówienie, adnotacji, że jej podpisanie stanowi potwierdzenie właściwej jakości i kompletności zakupionego towaru oraz podstawę do realizacji uprawnień gwarancyjnych z tytułu zakupionych części i wykonanych usług, kształtuje między stronami umowy o dzieło stosunek gwarancji.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny(Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.)
autor: Tomasz Konieczny
Gazeta Podatkowa nr 73 (1010) z dnia 2013-09-12