Stosowanie podpisu elektronicznego ułatwia funkcjonowanie przedsiębiorcom
Rozwój nowoczesnych technologii oraz dążenie do umożliwienia załatwiania spraw bez konieczności osobistej wizyty w urzędach prowadzi do coraz większej popularności narzędzi ułatwiających tego typu rozwiązania. Należy do nich podpis elektroniczny, który pozwala przedsiębiorcy na oszczędność czasu i zmniejszenie wielu formalności.
Zmiany wynikające z upowszechnienia się nowych technologii, w tym np. powszechne wykorzystywanie wiadomości e-mail do zawierania umów wymuszają na ustawodawcy dokonanie zmian dostosowujących obowiązujące przepisy do realiów rynkowych. Ich przykładem jest chociażby wprowadzenie z dniem 8 września 2016 r. do Kodeksu cywilnego formy dokumentowej, jako zupełnie nowej formy zawarcia czynności prawnej.
Do jej zachowania wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie, czyli np. wiadomości e-mail czy SMS. Dla ważności czynności dokonanej w takiej formie nie jest zatem konieczne złożenie podpisu. Część formalności związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej można natomiast załatwić przy użyciu podpisu elektronicznego.
Stosowanie podpisu elektronicznego umożliwia zdalne uwierzytelnienie dokumentu w taki sposób, iż jego odbiorca wie od kogo on pochodzi. Wywołuje on zatem, co do zasady, taki sam skutek jak podpis własnoręczny, przy czym nie wymaga fizycznej obecności osoby składającej podpis w formie elektronicznej. Zagadnienia dotyczące stosowania podpisu elektronicznego zostały uregulowane w rozporządzeniu w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych (...), zwanym dalej rozporządzeniem eIDAS, a także ustawie o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. Uchylona została natomiast ustawa o podpisie elektronicznym, co wpłynęło także na zmianę stosowanego w niej nazewnictwa.
W wyniku zmian zapoczątkowanych rozporządzeniem eIDAS rozróżnia się tzw. zwykłe podpisy elektroniczne, zaawansowane podpisy elektroniczne (wcześniej bezpieczny podpis elektroniczny) oraz kwalifikowane podpisy elektroniczne (wcześniej funkcjonujący jako bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu). Różnią się one przede wszystkim poziomem zabezpieczeń, a kwalifikowany podpis elektroniczny może być stosowany np. przy składaniu pism do e-sądu.
Używanie tego rodzaju podpisów umożliwiają obowiązujące przepisy. Jak bowiem wynika z art. 781 K.c. (Dz. U. z 2017 r. poz. 459 ze zm.), do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Przy czym nie należy obawiać się, że zawarcie umowy w formie elektronicznej będzie wywierało mniej doniosłe skutki niż zawarcie tradycyjnej umowy. Jak bowiem wynika z art. 781 § 2 K.c., oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Obowiązujące obecnie przepisy Kodeksu postępowania cywilnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1822 ze zm.) dopuszczają możliwość składania i doręczania pism procesowych w wersji elektronicznej, przy czym przepisy te nie funkcjonują jeszcze w praktyce. Ustawodawca wprowadzając je przyjął bowiem, że jest to uzależnione od możliwości technicznych sądu. Z treści art. 20 ustawy nowelizującej, która weszła w życie 8 września 2016 r., wynika, że w okresie 3 lat od wejścia w życie niniejszej ustawy, dokonanie wyboru wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe oraz dalsze wnoszenie tych pism za pośrednictwem tego systemu jest dopuszczalne, jeżeli ze względów technicznych, leżących po stronie sądu, jest to możliwe. Oznacza to, że rewolucja elektroniczna w postępowaniu sądowym jest tylko kwestią czasu, a jej początek zależy jedynie od tempa przygotowań sądowych systemów informatycznych do obsługi pism wnoszonych tą drogą przez strony. Zatem najpóźniej od września 2019 r. także przedsiębiorcy będą mogli składać pisma sądowe w postaci elektronicznej, co znacznie przyspieszy postępowanie i zmniejszy jego koszty ponoszone przez strony.
Możliwość zdalnego załatwiania spraw w urzędzie zwiększyła się od momentu wprowadzenia do użytku ePUAP, czyli Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej. Za pośrednictwem ePUAP można m.in. składać dokumenty w takich instytucjach, jak jednostki samorządu terytorialnego, oddziały ZUS, NFZ, urzędy skarbowe czy urzędy pracy. Korzystanie z platformy ePUAP umożliwiającej elektroniczne podpisywanie dokumentów jest bezpłatne, wymaga jednak założenia swojego profilu oraz potwierdzenia tożsamości. Można to zrobić zarówno za pomocą bezpłatnego profilu zaufanego, jak i za pomocą płatnego certyfikatu kwalifikowanego. Narzędzia te pozwalają na identyfikację i sprawdzenie czy osoba, która składa wnioski i dokonuje czynności, faktycznie jest do tego uprawniona.
Ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej wprowadza także zmiany do Kodeksu postępowania administracyjnego skutkujące dalszym upowszechnieniem stosowania podpisu elektronicznego.
Pomimo rozwoju nowoczesnych technologii w wielu przypadkach także przedsiębiorcy zniechęcani są do korzystania np. z podpisu elektronicznego, a argumentem za koniecznością osobistego podpisania dokumentów jest np. żądanie podbicia dokumentu pieczątką. Niezależnie od braku podstaw prawnych do żądania od przedsiębiorcy przybicia pieczątki np. na zawieranych umowach, należy wskazać, że takie działania są najczęściej wynikiem niewiedzy kontrahentów i w miarę upowszechniania się podpisu elektronicznego zapewne się zmniejszą.
Podstawa prawna
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych (...)
Ustawa z dnia 5.09.2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. poz. 1579)
autor: Łukasz Wilmiński
Gazeta Podatkowa nr 71 (1425) z dnia 2017-09-04