Sukcesem dobra umowa

W umowie musi być jasno napisane m.in. na jaki okres jest zawierana, kto ponosi koszty eksploatacyjne, czy wymagane są dodatkowe zabezpieczenia.

Powszechnie panująca opinia, że procedura leasingowa jest znacznie prostsza i szybsza od procedur wymaganych przy staraniu się o kredyt bankowy nie oznacza, że jej strony są gorzej zabezpieczone bądź umowa zawiera nie do końca sprecyzowane zapisy.

Podstawowe pytania

Oferta poszczególnych firm leasingowych, mimo iż w dużej mierze oferujących te same produkty, może być bardzo różna. Dlatego należy przestrzec przed zbyt pochopnym podejmowaniem decyzji, która bądź co bądź zwiąże nas z leasingodawcą na kilka lat. Warto zapoznać się z propozycjami przynajmniej kilku firm leasingowych. Szczególna uwaga powinna być zwrócona na:

Jaki rodzaj leasingu (operacyjny czy finansowy) jest nam oferowany. W zależności od rodzaju (definiują to przepisy podatkowe) przedmiot leasingu jest inaczej zaliczany do składników majątku. Ważne jest zatem, kto dokonuje zaliczenia odpisów amortyzacyjnych do kosztów uzyskania przychodu.

Warto przyjrzeć się wysokości opłat leasingowych (ich łącznej sumie) i temu jak będą one rozkładać się w czasie. Nie można zapominać o opłatach dodatkowych, które często potrafią znacznie podbić cenę transakcji leasingowej. Przydatne jest w tym przypadku dokonanie symulacji, która wykaże, jaki wpływ na koszty uzyskania przychodu i w efekcie wymiar podatku dochodowego będzie miała operacja leasingu.

Termin podpisania umowy leasingu i późniejszych spłat powinien być dopasowany do rzeczywistych potrzeb klienta. Nie można godzić się na dyktat leasingodawcy, którego propozycje wcale nie muszą odpowiadać specyfice działalności leasingobiorcy.

Przed podpisaniem umowy warto spytać się, czy firma leasingowa nie wymaga dodatkowych zabezpieczeń, które mogłyby czynić przedmiot umowy nieopłacalnym. W grę wchodzą tutaj weksel in blanco. Często spotyka się również dodatkowe zabezpieczenia w postaci poręczeń, gwarancji oraz zabezpieczeń rzeczowych.

Firma leasingowa będzie chciała zbadać zdolności finansowe potencjalnego klienta. Warto wiedzieć wcześniej, jak takie badanie będzie się odbywało. Poziom wymagań nie może być zbyt wymyślny, ale powinien dawać rzeczywisty obraz finansowej sytuacji klienta. W jakim terminie leasingodawca jest w stanie przedstawić przedmiot leasingu do użytkowania. W małych firmach leasingowych, które nie posiadają wystarczających własnych środków finansowych procedura może przedłużać się ze względu na poszukiwanie środków ze źródeł zewnętrznych.

Bardzo istotnym tematem, często pomijanym przy rozmowach o warunkach umowy leasingowej, jest pytanie, kto będzie ponosił koszty eksploatacyjne? Zdarza się, że leasingodawca przejmuje takie koszty na siebie. Dodatkowo troszczy się on o wszystkie sprawy związane z ubezpieczeniem, serwisem i ewentualnymi remontami sprzętu. Oczywiście, nie jest to darmowa usługa, ale jej koszty są ujęte w czynszu leasingowym.

Warto spytać się o możliwość renegocjowania warunków umowy w przypadku nagłych zmian w gospodarce, które mogłyby wpłynąć np. na zamiany wysokości stóp procentowych.

Może się zdarzyć, że w wyniku przejściowych kłopotów przedsiębiorca nie będzie mógł na bieżąco regulować płatności leasingowych. Czy to oznaczać będzie konieczność zwrotu aktywów, czy też firma leasingowa będzie bardziej elastyczna i zgodzi się na zmianę warunków umowy.

Częstym przypadkiem jest uszkodzenie bądź nawet utrata leasingowanych aktywów. Czy wiązać się to będzie ze stratą leasingobiorcy?

Ostatnie pytanie, które dla wielu leasingobiorców jest główną zaletą współpracowania z firmami leasingowymi. Chodzi tu o możliwość zakupu przedmiotu leasingu po preferencyjnej cenie bądź, jak to czynią niektórzy, wymiany go na nowszy model czy też wersję.

Warto również przed podpisaniem umowy sprawdzić kondycję finansową firmy leasingowej. Ma to zasadnicze znaczenie, gdyż firma leasingowa przez cały czas trwania umowy pozostaje właścicielem przedmiotu leasingu.

Procedura

Podobnie jak ma to miejsce w przypadku każdej umowy zawieranej w życiu gospodarczym, również przygotowanie i podpisanie umowy leasingowej jest procesem żmudnym i długotrwałym a także pracochłonnym. Związane jest to z charakterem umowy leasingowej, wielości podmiotów występujących a także liczby innych umów, które przy tej okazji muszą być przygotowane i podpisane. Mowa tutaj m.in. o umowie z bankiem dotyczącej refinansowania transakcji leasingowej bądź umowie kupna - sprzedaży z producentem, właścicielem przedmiotu leasingu. W grę może również wchodzić umowa poręczenia spłaty czynszu leasingowego lub inna forma zabezpieczenia.

Podstawowym wymogiem stawianym przez firmę leasingową leasingobiorcy jest konieczność dostarczenia wszelkich informacji identyfikujących jego zdolność do zaciągania zobowiązań i terminowego regulowania czynszu leasingowego. W niektórych przypadkach wymagane są dodatkowe zabezpieczenia w postaci poręczenia, gwarancji, ale zwykle jest ich mniej niż w przypadku kredytu bankowego. W trakcie przygotowania samej umowy należy zwrócić uwagę na to, że część jej elementów można negocjować.

Finansowanie

Najczęstszym spotykanym schematem jest konieczność wniesienia opłaty początkowej w momencie podpisywania umowy leasingowej. Firma leasingowa w tym momencie płaci za przedmiot umowy dostawcy (np. producentowi) i od tego momentu stawia środek trwały do dyspozycji leasingobiorcy. Do transakcji włącza się najczęściej bank, który refinansuje zawartą umowę. Kolejne płatności, z którymi musi się liczyć leasingobiorca, to czynsze leasingowe, których harmonogram spłat został ustalony w umowie.

Ważną sprawą jest również kwestia ubezpiecznia aktywów. Najczęściej ten obowiązek spoczywa na leasingodawcy, który w ten sposób zabezpiecza swoje właścicielskie interesy - co nie znaczy, że płaci on za to z własnej kieszeni, koszt polisy ubezpieczeniowej jest wliczony w czynsze leasingowe.

Ważnym elementem jest również sposób w jaki zostaje umowa leasingowa rozwiązana. Decyduje to bowiem o skutkach podatkowych i prawnych dlatego nie należy sugerować się tytułem umowy, ale jej treścią, gdyż ta będzie podlegać weryfikacji w urzędzie skarbowym.

Niestety wynegocjowanie dobrych warunków umowy wymaga z naszej strony wysiłku, ale możemy mieć pewność co do wartości takiej umowy i należy też pamiętać, że nie zawsze tam gdzie łatwo i na okazyjnie korzystnych warunkach można podpisać umowę jest bezpiecznie i wiarygodnie.

Zawartość umowy

Każda umowa leasingowa zawiera określone elementy, które już na wstępie muszą być wymienione we wniosku dostarczanym przez potencjalnego leasingobiorcę:

Informacje identyfikujące daną transakcję, w których zawarto nazwę, adres, nr NIP i Regon leasingodawcy i lesingobiorcy, imiona i nazwiska osób reprezentujących strony w przypadku osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych, a także przedmiot leasingu, datę zawarcia umowy, termin jej wygaśnięcia, miejsce zawarcia umowy.

Harmonogram finansowy określający sposób wyliczenia wysokości czynszu leasingowego, dokładnie określone kwoty i terminy wnoszenia poszczególnych składników opłat wraz z prowizjami, dopłatami i innymi tytułami płatności. W przypadku jeżeli został zastosowany weksel in blanco jako zabezpieczenie, należy również dołączyć deklarację wekslową, która sprecyzuje warunki wykorzystania tego zabezpieczenia. W innych przypadkach - umową o poręczeniu lub gwarancji.

Niezbędny jest również protokół zdawczo-odbiorczy przedmiotu leasingu oraz upoważnienie do korzystania z przedmiotu leasingu przez leasingobiorcę.

Ściśle określone muszą być (wbrew nazwie) również ogólne warunki umowy, które uregulują sprawy w zakresie obowiązków leasingodawcy i leasingobiorcy podczas realizacji umowy, trybu zmiany warunków umowy warunków, tryb rozliczania i podziału odpowiedzialności za ewentualne szkody oraz tryb wypowiedzenia, egzekwowania skutków naruszenia i zakończenia umowy.

Realizacja porozumienia

Podpisanie umowy to moment, od którego zaczyna ona obowiązywać, aż do zakończenia terminu na jaki została zawarta. Najczęstszy okres, na jaki zawierana jest umowa, to od jeden rok do pięciu lat. Nie oznacza to oczywiście, że istnieją jakieś przeciwwskazania przed zawieraniem umowy na dłuższy okres bądź krótszy. Pewnymi wyznacznikami tego na jaki okres można zawrzeć umowę są przede wszystkim charakter leasingowanego przedmiotu i potrzeby leasingobiorcy.

Właściwa eksploatacja sprzętu rozpoczyna się w raz z podpisaniem protokołu zdawczo-odbiorczego. W czasie korzystania leasingobiorca ponosi wszelkie koszty eksploatacji we własnym zakresie (choć możliwe są od tego wyjątki). Korzystanie z przedmiotu leasingu powinno odbywać się zgodnie z jego przeznaczeniem w sposób nie odbiegający od tego co wynika z normalnego zużycia. Po upłynięciu terminu trwania umowy leasingowej następuje zwrot przedmiotu leasingu leasingodawcy i wtedy może zostać powołany rzeczoznawca w celu ustalenia stopnia zużycia. Jeżeli przedmiot leasingu staje się własnością leasingobiorcy nie jest to oczywiście konieczne.

Najważniejszym obowiązkiem leasingobiorcy jest terminowe wnoszenie czynszów leasingowych oraz innych opłat określonych w szczegółowym harmonogramie finansowym. Daty określone w harmonogramie są datami ostatecznego wpłynięcia pieniędzy na konto leasingodawcy, co należy brać pod uwagę dokonując przelewów bankowych. Od następnego dnia liczone są odsetki, a co gorsza - leasingodawca może wymówić umowę ze skutkiem natychmiastowym i dokonać windykacji należności, chyba że umowa stanowi inaczej.