Świąteczny rachunek kosztowy w firmie
W grudniu świąteczna atmosfera udziela się wszystkim. Pomimo tego, że miesiąc ten jest w firmach jednocześnie okresem wytężonej pracy i rocznych podsumowań, nadchodzące święta w firmach widać w okolicznościowych aranżacjach, czuć je na spotkaniach o charakterze integracyjnym, przejawiają się również w gratyfikacjach dla pracowników oraz upominkach przekazywanych kontrahentom. Nie wszystkie jednak wydatki ponoszone na te cele przedsiębiorcy mogą uwzględnić w rachunku kosztowym.
Spółka z o.o. podsumowanie roku organizowała dotychczas w swojej siedzibie tylko dla pracowników i finansowała je ze środków obrotowych. W bieżącym roku zostanie ono sfinansowane w ten sam sposób, ale zorganizowane w wynajętym lokalu i będą w nim uczestniczyć także zaproszeni goście. Czy spółka może obciążyć firmowe koszty podatkowe wszystkimi wydatkami poniesionymi na jego organizację?
Wskazane w pytaniu wydatki w części dotyczącej zatrudnionych pracowników należy w podatku dochodowym klasyfikować jako tzw. koszty pracownicze. Jednak dla uznania ich za koszty podatkowe niezbędne jest, aby impreza taka miała na celu zintegrowanie pracowników z firmą oraz ich skonsolidowanie jako zespołu. Okazja do przebywania pracowników ze sobą i wspólnej konsumpcji nie może być tu samym w sobie celem.
Coraz częściej w imprezach integracyjnych uczestniczą zaproszeni goście. Organy podatkowe akceptują obciążanie kosztów firmowych wydatkami związanymi z uczestnictwem w nich członków rodzin pracowniczych. Wskazują, że spotkania pracowników poza miejscem pracy w towarzystwie bliskich im osób m.in. sprzyjają polepszeniu komunikacji, umocnieniu więzi z pracodawcą oraz mają wpływ na integrację zespołu. To w ich opinii pozwala na obciążanie nimi kosztów podatkowych.
Na grudniowych imprezach integracyjnych pojawiają się również goście spoza firmy. W spółkach kapitałowych są to m.in. członkowie rad nadzorczych i organów stanowiących oraz przedstawiciele właścicieli. Wydatki na rzecz tych osób w oparciu o art. 16 ust. 1 pkt 38 oraz pkt 38a ustawy o pdop nie są kosztami podatkowymi. W efekcie tę część wydatków na organizację imprezy integracyjnej, która ich dotyczy, należy wyłączyć z kosztów podatkowych.
Na takich imprezach można również spotkać kontrahentów lub przedstawicieli firm współpracujących w różnym stopniu z organizatorem imprezy. Organy podatkowe zasadniczo kwestionują możliwość zaliczania do kosztów podatkowych wydatków związanych z uczestnictwem w nich tych osób. Uznają bowiem, że są to wydatki na reprezentację. Warto jednak w tym miejscu przywołać wyrok WSA w Rzeszowie z dnia 23 października 2018 r., sygn. akt I SA/Rz 741/18 (wyrok nieprawomocny). Sąd uznał w nim, że firma może obciążać koszty wydatkami na imprezę integracyjną m.in. w części, w jakiej dotyczą one współpracowników będących indywidualnymi przedsiębiorcami. Przyjął bowiem, że jeżeli cel integracyjny zostaje podczas takiej imprezy zrealizowany, to nie ma znaczenia, że uczestniczą w niej osoby, które nie są zatrudnione na etacie.
W ramach jednoosobowej działalności gospodarczej świadczę usługi doradcze. Zamierzam do firmowego biura nabyć dekoracje świąteczne (choinkę, bombki, lampki, łańcuchy i stroiki świąteczne) oraz zamówić specjalne stroje dla pracownic sekretariatu. Czy wydatki te mogę rozliczyć w firmowych kosztach podatkowych, czy należy wyłączyć je z tej kategorii jako reprezentacyjne?
Aranżację świątecznego wystroju należy na gruncie funkcjonowania firmy sklasyfikować jako działanie marketingowe. Niewątpliwie kreują one wizerunek firmy, przyczyniając się do określonego sposobu jej odbioru. Jednak w dobie powszechności tego rodzaju działań, gdy omawiane wydatki nie odbiegają od przyjętych w praktyce gospodarczej standardów, nie ma podstaw, aby uznać, że są to wydatki o charakterze reprezentacyjnym, wyróżniającym firmę spośród innych. Ponieważ równocześnie trudno odmówić im racjonalności i celowości z uwagi na stworzenie dzięki nim przyjaznej atmosfery poprzez nawiązanie do tradycji i kultury obyczajowej, należy je sklasyfikować jako wydatki związane z ogólnym funkcjonowaniem firmy. Ponadto świateczny wystrój może zachęcić klientów do skorzystania z jej oferty. Z tych wszystkich względów nie ma przeszkód, aby wartością takich wydatków obciążać firmowe koszty podatkowe.
Z okazji nadchodzących świąt chcemy kontrahentom przekazać drobne upominki. Czy będziemy mieć możliwość rozliczenia ich wartości w kosztach firmowych?
Przekazywanie kontrahentom w okresie świątecznym drobnych, zwyczajowych upominków należy zaliczyć do działań świadczących o dbałości o kontrahentów. Jednak możliwość rozliczenia wydatków na tego typu prezenty w kosztach podatkowych zależy od tego, czy mają charakter reprezentacyjny, czy reklamowy.
Cech reprezentacyjnych nie mają przekazywane kontrahentom niskocenne upominki opatrzone logo firmowym. One bowiem przede wszystkim mają na celu rozpowszechnianie marki. Spełniają zatem przesłanki do uznania ich za wydatki reklamowe podlegające zaliczeniu do kosztów podatkowych. Nie dotyczy to jednak eleganckich i wartościowych prezentów wręczanych tylko wybranym kontrahentom, jak również tzw. koszy prezentowych zawierających markowe słodycze oraz alkohole. Nakłady na takie prezenty stanowią wyłączone z kosztów podatkowych wydatki o charakterze reprezentacyjnym.
Zamiast tradycyjnych paczek czy bonów towarowych chciałbym w tym roku z okazji świąt przekazać pracownikom premie pieniężne. Czy ich wartość będzie stanowiła koszt podatkowy?
Pracodawcy często przyznają pracownikom świadczenia mające zrekompensować zwiększone wydatki ponoszone przez nich w okresie świątecznym, w tym m.in. premie pieniężne. Koszty związane z realizacją tego rodzaju świadczeń kwalifikują się do kategorii tzw. kosztów pracowniczych i mogą obciążać firmowe koszty podatkowe na zasadach ogólnych.
O opodatkowaniu tych świadczeń po stronie pracowników napiszemy w jednym z najbliższych numerów GP.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2018 r. poz. 1036 ze zm.)
autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 98 (1555) z dnia 2018-12-06