Tylko do jutra czas na przekazanie pracownikom PIT-11

Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają pracowników muszą na bieżąco obliczać, pobierać i wpłacać zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanych wynagrodzeń. Po zakończeniu roku są obowiązani sporządzić i przesłać informacje o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy za poprzedni rok, czyli PIT-11. Znajdują się tam dane dotyczące wysokości osiągniętego przychodu, poniesionych kosztów, uzyskanego dochodu, dochodu wolnego od podatku, czy pobranych zaliczek. PIT-11 zawiera także dane o składkach na ubezpieczenie społeczne, które odlicza się od dochodu oraz na ubezpieczenie zdrowotne, które zmniejszają podatek. Ułatwia ona więc znacznie wypełnienie zeznania rocznego przez pracownika, z drugiej strony pozwala fiskusowi wstępnie zweryfikować poprawność rozliczeń rocznych.

Taki obowiązek to wynik funkcji płatnika jaką pełni m. in. przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników. Ale o PIT-11 muszą także pamiętać inne instytucje, m. in. spółdzielnie pracy, banki (np. od wypłaconych emerytur i rent z zagranicy), uczelnie (od wypłaconych stypendiów).

PIT-11 musi trafić do tych pracowników, którzy nie korzystają z możliwości rocznego rozliczenia ich podatku przez pracodawcę. Te osoby, które przez cały rok pracowały u jednego pracodawcy mogły bowiem uniknąć samodzielnego rozliczania podatku dochodowego i składania rocznego zeznania. Oznacza to, że jeżeli pracodawca otrzymał do 10 stycznia od pracownika oświadczenie (na druku PIT-12), w którym została wyrażona taka wola oraz wskazane wymagane informacje, nie wypełnia teraz dla tej osoby informacji PIT-11. W takim przypadku konieczne jest natomiast przekazanie rocznego rozliczenia podatku pracownika na formularzu PIT-40.

Informacja PIT-11 musi także trafić do urzędu skarbowego (tak samo PIT-40). Właściwość miejscową należy ustalić według miejsca zamieszkania pracownika (a nie miejsca jego zameldowania). W sytuacji, gdy pracownik przeprowadzał się w trakcie roku, właściwość ustala się według ostatniego dnia roku podatkowego. Oznacza to, że decydujące jest miejsce zamieszkania w dniu 31 grudnia. Inaczej sytuacja wygląda z osobami, które wyjechały za granicę i 31 grudnia nie mieszkały w Polsce. Dla nich właściwym pozostanie urząd według ostatniego miejsca zamieszkania w kraju. Natomiast w przypadku osób, na których ciąży tzw. ograniczony obowiązek podatkowy (przebywają na stałe za granicą - patrz ramka poniżej -ale osiągają też dochód w Polsce), PIT-11 powinien trafić do urzędu obsługującego osoby zagraniczne.

PIT-11 (i PIT-40 również) musi być przekazany do końca lutego. Nie oznacza to jednak, że do tego dnia fiskus czy pracownik musi go otrzymać. By dochować termin wystarczy, jeżeli PIT najpóźniej 28 lutego zostanie nadany w placówce Poczty Polskiej. Co prawda nie ma takiego obowiązku, jednak dla bezpieczeństwa warto wysłać list polecony, co w przypadku ewentualnych problemów pomoże udowodnić, że obowiązek ten został spełniony w terminie.

Opóźnienie w tym zakresie może bowiem stanowić wykroczenie skarbowe. Jednak jego popełnienie musi się wiązać z umyślnością działania. Co więcej, by takie uchybienie mogło być uznane za wykroczenie skarbowe, jego społeczna szkodliwość musi być większa niż znikoma. Organ prowadzący postępowanie musi więc wykazać, na czym polega szkodliwość społeczna takiego czynu.

PIT-11 może być wysyłany przez internet, co stanowi znaczne ułatwienie, a także oszczędność czasu i pieniędzy, w szczególności dla tych przedsiębiorców, którzy zatrudniają wielu pracowników. Niestety w tym roku w dalszym ciągu konieczne jest do tego posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego (chociaż w ostatnim czasie obowiązek ten został już zniesiony dla osób fizycznych w zakresie m. in. deklaracji VAT). PIT-11 może być przekazany pracownikowi także za pomocą komunikacji elektronicznej, m. in. mailem. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, nr IPPB4/415-653/11-2/MP wskazał, że "przekazanie informacji PIT-11 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej (...) pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 i będzie ona zawierać wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa (w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny)." Trzeba jednak pamiętać, że jeżeli zaistnieją w tym zakresie wątpliwości, udowodnienie przekazania takiej informacji będzie obciążało przedsiębiorcę. Warto więc i w tym przypadku uzyskać oraz zachować potwierdzenie odbioru przez pracownika.

Katarzyna Rola-Stężycka

Pobierz: program PIT 2012