Ulepszenie systemu komputerowego - co na to fiskus
Technologie informatyczne obecnie stały się nieodłączną częścią funkcjonowania podmiotów gospodarczych. Systemy informatyczne stosowane w przedsiębiorstwach mają za zadanie wspomagać zarządzanie, automatyzować procesy produkcyjne, pomagać w prezentowaniu danych, a przez co ma przyśpieszać pracę poszczególnych działów i optymalizować koszty działalności gospodarczej. Jednocześnie postęp technologiczny powoduje często, że używany do tej pory program komputerowy lub system informatyczny jest przestarzały i nie spełnia należycie swojej roli.
Przedsiębiorstwa, aby nadążyć za rozwojem technologicznym, ponoszą szereg wydatków na ich modyfikację. W praktyce pojawiają się wątpliwości w jaki sposób należy klasyfikować wydatki związane z rozbudową lub unowocześnieniem systemu informatycznego. Czy wydatki te należy odnieść do kosztów działalności w formie dokonywanych odpisów amortyzacyjnych, czy też stanowią one koszt uzyskania przychodów na zasadach ogólnych.
Aby odpowiedzieć na powyższe pytanie należy najpierw ustalić czym są programy, systemy komputerowe dla prawa podatkowego. Przepis art. 16b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (PDOP) umieszczają licencje oraz autorskie lub pokrewne prawa majątkowe w katalogu wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają amortyzacji. Dodatkowo, wymienione wartości niematerialne i prawne, aby podlegać amortyzacji powinny charakteryzować się przewidywanym okresem używania dłuższym niż rok, wykorzystaniem przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo mogą być oddane do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy.
Programy komputerowe są to autorskie prawa majątkowe, licencje, które zalicza się do wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji (zastrzegając że spełnią pozostałe wymienione przesłanki). Wydatków na ich nabycie nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 1 lit. b). Kosztem uzyskania przychodu są odpisy amortyzacyjne od tych programów lub systemów.
W przypadku modernizacji programów komputerowych czy systemów informatycznych należy wyodrębnić dwie sytuacje: aktualizację (modyfikację) systemu komputerowego, na którą zostanie udzielona osobna licencja lub zmianę przeprowadzoną w ramach pierwotnej licencji.
W pierwszym przypadku zostanie udzielona przedsiębiorcy nowa licencja, którą należy traktować jako odrębną wartość niematerialną i prawną. Nakłady poniesione na taką modyfikacje należy ująć jako wartość początkową nowej wartości niematerialnej i prawnej, zastrzegając, że spełnia ona również pozostałe wymagane warunki, czyli będzie wykorzystywana dłużej niż rok na potrzeby związane z prowadzoną działalnością.
W drugim przypadku nie może być mowy o amortyzacji. Modernizacja w zakresie ulepszenia produktu podstawowego jest usługą, której koszty są rozliczane bezpośrednio jako koszty uzyskania przychodu. Należy dodać, że z uwagi na to, że usługa nie jest wartością niematerialną i prawną, nie może być wyłączona z kosztów uzyskania przychodu przez wspomniany art. 16 ust. 1 pkt 1 lit. b) ustawy o PDOP.
Modernizacja w ramach jednej licencji, oznacza, że pierwotny produkt informatyczny zostaje "ulepszony" np. zwiększa się jego funkcjonalność. Nie jest to jednak ulepszenie o którym mowa w rozumieniu przepisów prawa podatkowego. Jak wynika z ustawy o PDOP (art. 16 ust. 1 pkt 13) ulepszeniu mogą podlegać jedynie środki trwałe. Przepisy prawa podatkowego nie przewiduje natomiast możliwości "ulepszania" wartości niematerialnych i prawnych. Zatem jeżeli wydatki poniesione na modernizację wartości niematerialnych i prawnych nie utworzą nowej, odrębnej wartości niematerialnej i prawnej, stanowią koszt w dacie ich poniesienia, zastrzegając że zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.
Opisane zasady rozliczania "ulepszeń" wartości niematerialnych i prawnych potwierdza również liczne orzecznictwo organów podatkowych. Przykładem jest interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, który w piśmie z dnia 08 kwietnia 2009 roku (IPPB5/423-22/09-2/MŚ), w której wskazano "ulepszeniu mogą podlegać jedynie środki trwałe (art. 16g ust. 13 updop). Przepisy updop nie przewidują natomiast możliwości "ulepszania" wartości niematerialnych i prawnych. Zatem jeżeli wydatki poniesione na "ulepszenie" wartości niematerialnych i prawnych nie utworzą nowej, odrębnej wartości, wówczas jako nie wyłączone z kosztów uzyskania przychodów, stanowią koszt w dacie ich poniesienia".
Reasumując, ulepszenie wartości niematerialnych i prawnych wymaga szczególnej analizy. Specyfika zmian jakie mogą być przeprowadzone w systemie komputerowym jest tak szeroka i różnorodna, że każde prace modernizacyjne należy badać odrębnie. Ale na pewno można wskazać na jedną podstawową zasadę rozliczania kosztów ulepszenia systemu komputerowego. Otóż, w tym przypadku na pewno nie znajdą zastosowania ogólne zasady przewidziane dla ulepszenia środków trwałych.
Artur Olechowski, konsultant podatkowy ECDDP
Magdalena Pancewicz, dyrektor Departamentu Podatków Bezpośrednich ECDDP
