W podróż służbową własnym samochodem

Przemawiają za tym głównej mierze względy komfortu osobistego, gdyż pracownik uniezależnia dzięki temu swój czas od zawodnej komunikacji masowej. Koszty takich wyjazdów rozliczane są następnie według ściśle określonych w przepisach obowiązującego prawa zasad. Zasady te szczególne znaczenie mają na gruncie prawa podatkowego.

Jak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności przyznawane za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. W zakresie podróży krajowych rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w § 3 stanowi, że pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz zwrot innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Koszt przejazdu w przypadku podróży własnym środkiem transportu (samochodem osobowym, motocyklem, motorowerem) stanowi iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę w granicach limitu wskazanego w rozporządzeniu. Obowiązująca od 1 marca 2004 r. stawka za 1 km przebiegu wynosi odpowiednio: w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej do 900 cm3 - 0,4894 PLN, w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej powyżej 900 cm3 - 0,7846 PLN, w przypadku motocyklu - 0,2161 PLN oraz w przypadku motoroweru - 0,1297 PLN. Przyjęcie powyższych limitów wcale nie oznacza, że pracodawca nie może zastosować wyższej stawki przelicznika, jednak w takim przypadku kwoty otrzymane przez pracownika ponad obowiązujący limit nie będą korzystały ze zwolnienia przedmiotowego przewidzianego w przytoczonym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a Ustawy o PDOF i w związku z tym włączone będą do podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

W tym miejscu zdefiniowania wymaga jeszcze pojęcie podróży służbowej. Ustawa o PDOF nie zawiera w tej kwestii własnej regulacji, w związku z czym, ze względu na odwołanie do uprawnień przysługujących pracownikom, odnieść należy się do Kodeksu pracy. Ustawa ta w art. 775 §1 za podróż służbową uznaje wykonywane na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. A zatem tylko takie wyjazdy będą mieściły się w pojęciu podróży służbowej, które odbywają się na polecenie pracodawcy, a ponadto docelowym miejscem takiej podróży jest miejsce inne aniżeli siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika. Za podróż służbową nie będzie można zatem uznać wyjazdów odbywanych przez pracownika, jeżeli odbywanie ich należy do zakresu jego podstawowych obowiązków pracowniczych, jak np. ma to miejsce w przypadku pracownika zatrudnionego w charakterze przedstawiciela handlowego wykonującego swoje zadania na terenie całego kraju. Ponieważ zwolnienie przedmiotowe przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a Ustawy o PDOF znajduje zastosowanie wyłącznie do podróży służbowych, to wszelkie inne wyjazdy nie mieszczące się w tej kategorii nie będą uprawniały pracownika do zwolnienia od podatku dochodowego świadczeń otrzymanych od pracodawcy tytułem zwrotu kosztów takiej podróży.

Inaczej natomiast sprawa przedstawia się w przypadku zwrotu kosztów przejazdu w przypadku podróży lokalnych odbywanych własnym samochodem. Art. 21 ust. 1 pkt. 23b Ustawy o PDOF stanowi, że wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisu innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika. Z przytoczonego przepisu wynika, iż zwolnienie przedmiotowe, o którym w nim mowa obejmuje wyłącznie świadczenia, do których pracodawca jest zobowiązany lub co najmniej upoważniony na podstawie obowiązujących ustaw. Jeżeli podstaw takich w obowiązującym prawie nie ma, wszelkie kwoty zwrócone pracownikowi z tytułu odbywania przez niego jazd lokalnych własnym samochodem dla potrzeb zakładu pracy będą dla niego stanowiły przychód podlegający opodatkowaniu.

O wszystkich tych niuansach watro pamiętać decydując się wybrać w podróż służbową własnym samochodem, gdyż korzyści odniesione z takiego sposobu podróżowania mogą okazać się znacznie skromniejsze aniżeli poniesione w związku z tym koszty.