Warunki zaliczenia strat powstałych wskutek kradzieży w ciężar kosztów podatkowych
Zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych, zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów strat w środkach obrotowych podatnika możliwe jest wyłącznie wówczas, gdy ich powstanie wynika ze zdarzeń nieprzewidywalnych, losowych oraz niemożliwych do uniknięcia. Wobec czego niedobory w majątku przedsiębiorcy powstałe wskutek kradzieży bądź wyłudzenia mogą być ujęte po stronie kosztów podatkowych, co wymaga jednakże spełnienia szeregu warunków.
Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie oraz gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągniecie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP.
Przepisy regulujące kwestię kosztów uzyskania przychodów dają zatem podatnikom możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania o wszelkie poniesione wydatki, z wyłączeniem wprost wskazanych w ustawie, pod warunkiem wykazania ich związku z prowadzoną działalnością oraz istnienia choćby potencjalnej możliwości wpływu na wysokość osiąganych przychodów. Na gruncie przepisów podatkowych dopuszczalność ujęcia po stronie kosztów uzyskania przychodów została wyłączona m.in. w odniesieniu do strat powstałych w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych, a także strat powstałych w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli środki te utraciły przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności (art. 16 ust. 1 pkt 5 i pkt 6 ustawy o PDOP).
Odnosząc się do strat powstałych w związku ze zdarzeniami takimi jak kradzież, wyłudzenie lub przywłaszczenie składników majątku zauważyć należy, że nie zmierzają one do osiągnięcia przychodów, niemniej jednak jako efekt uboczny prowadzonej działalności gospodarczej mogą być uznane za koszt podatkowy, tym bardziej że ta kategoria strat nie została wyłączona z możliwości zaliczenia w ciężar kosztów. Organy podatkowe podkreślają, że ocena możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów straty w środkach obrotowych powinna zostać dokonana w kontekście całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 2.01.2015 r., znak ILPB3/423-523/14-8/KS). Konieczne jest przy tym wykazanie, że podatnikowi nie można przypisać winy bądź zaniedbania przy ich powstaniu, jak również niezachowania należytej staranności w celu przeciwdziałania wystąpieniu uszczerbku w swoim majątku (tak m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 17.12.2014 r., znak ILPB3/423-479/14-4/EK). Wskazać należy na jeszcze jeden ważny aspekt, jakim jest właściwe udokumentowanie rzeczywistej wartości straty oraz okoliczności jej powstania. Podatnik powinien określić przyczyny zdarzenia powodującego powstanie niedoborów, a także składniki utraconego majątku oraz ich wartość. Wymagane jest również zaistnienie przesłanki definitywności straty, która oznacza, iż doszło do ostatecznego uszczuplenia majątku podatnika i nie zostanie on mu zwrócony pod jakąkolwiek postacią. W tym celu podatnik powinien dysponować dokumentem kończącym postępowanie w sprawie, uzyskanym od organów ścigania bądź od sądu (zob. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 7.10.2014 r., znak IPPB3/423-700/14-2/PK1).
Z uwagi na konieczność spełnienia powyższych warunków organy podatkowe oraz sądy administracyjne często kwestionują zaliczenie powstałych strat do kosztów uzyskania przychodów podatnika. Podstawą takich rozstrzygnięć może być uznanie, że podatnik nie zachował należytej staranności przy zawieraniu umów z nieuczciwym kontrahentem poprzez brak przeprowadzenia weryfikacji danych tegoż podmiotu i jego wiarygodności. W odniesieniu do kradzieży dokonywanych przez pracowników podatnika trudności może sprawiać natomiast dowiedzenie dostatecznego sprawowania nadzoru oraz kontroli nad pracownikami. Ujęcie po stronie kosztów podatkowych strat w skradzionych towarach lub środkach pieniężnych jest z kolei niedozwolone, jeżeli nie zostały podjęte przez podatnika odpowiednie kroki zabezpieczające przed kradzieżą bądź włamaniem. W przypadku nieukończenia postępowania toczącego się przed organami ścigania, organy podatkowe uznają, że zaliczenie po stronie kosztów uzyskania przychodów strat w środkach obrotowych jest przedwczesne. Wszystkie te przykłady uwidaczniają, jak istotne jest wykazanie przez podatnika braku przyczynienia się do powstania szkody celem zarachowania po stronie kosztów uzyskania przychodów strat powstałych w związku z kradzieżą oraz innymi zdarzeniami tego rodzaju.
Aleksandra Kołc
Konsultant podatkowy w ECDDP Sp. z o.o.
