Wycena kosztu poniesionego w walucie obcej w trakcie podróży służbowej pracownika
Pracownik naszej spółki pojechał w zagraniczną podróż służbową, na poczet której otrzymał zaliczkę. Pracownik przedstawił fakturę za nocleg w trakcie tej podróży, wystawioną na spółkę w walucie obcej. Po jakim kursie waluty obcej należy wycenić koszt tego noclegu, w celu ujęcia go w kosztach uzyskania przychodów spółki?
Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Organy podatkowe uważają obecnie, że do wyceny kosztów z tytułu zagranicznych podróży służbowych pracowników (poniesionych w walutach obcych) należy stosować generalnie:
a) średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji - w przypadku wydatków:
- nieudokumentowanych fakturami czy rachunkami (diety, ryczałty),
- udokumentowanych fakturami/rachunkami wystawionymi na pracowników (gdy pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedłożonych dokumentów wystawionych na pracownika),
- udokumentowanych dowodami niezawierającymi danych nabywcy (np. paragonami za przejazdy autostradami, taksówkami itp.);
b) średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury na pracodawcę; dotyczy to zarówno sytuacji, gdy pracodawca zapewnia wszelkie świadczenia związane z podróżą służbową pracownika, jak i gdy pracownik upoważniony został przez pracodawcę do nabywania usług w jego imieniu (w związku z czym faktury są wystawione na pracodawcę).
Tak też wynika z wyjaśnień KIS z 16 sierpnia 2017 r., oraz z 1 września 2017 r., będących odpowiedziami na zapytania naszego Wydawnictwa.
Uwzględniając powyższe, w przedmiotowej sprawie do przeliczenia na złote kosztu noclegu, poniesionego w trakcie zagranicznej podróży służbowej pracownika, udokumentowanego fakturą wystawioną na spółkę w walucie obcej (w celu ujęcia jej w kosztach podatkowych), należy przyjąć średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia tej faktury.
Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 28 z dnia 2018-10-01