Z ZUS-em krok po kroku

Co w takiej sytuacji należy do podstawowych obowiązków przedsiębiorcy? Przede wszystkim zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS. Oprócz tego jest on zobowiązany również do regularnego odprowadzenia składek dotyczących ubezpieczeń społecznych, ubezpieczeń zdrowotnych i funduszu pracy za zatrudnione osoby.

Przedsiębiorcy, którzy w zakresie swojej działalności gospodarczej chcą zatrudniać pracowników, muszą pamiętać o kilku wymogach nałożonych na nich przez Ustawodawcę. Powyższe obowiązki wynikają z art. 4 Ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, z którego wynika, że w stosunku do pracowników płatnikiem składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne jest pracodawca. Należy zaznaczyć, że wskazana ustawa w sposób odmienny od Kodeksu pracy definiuje pojęcia "pracownika".

Za pracownika w rozumieniu Ustawy o ubezpieczeniach uważa się osobę pozostającą w stosunku pracy, a także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło. Warunkiem jest to, że umowa zawarta jest z pracodawcą, z którym dana osoba pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Istotne jest, że obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu i wypadkowemu pracownicy podlegają od dnia nawiązania stosunku pracy, do dnia ustania tego stosunku. Co do zasady, właśnie od dnia nawiązana stosunku pracy, pracodawca zobowiązany jest do wykonywania szeregu czynności związanych z ubezpieczeniem społecznym swoich pracowników. Przede wszystkim pracodawca jest zobowiązany do zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia społecznego w terminie siedmiu dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeniowego (art. 34 ust 4 ustawy). Należy pamiętać, że w sytuacji gdy ostatni dzień na zgłoszenie ubezpieczonego przypada w sobotę czy dzień ustawowo wolny od pracy zgłoszenia, należy go dokonać w najbliższy dzień powszedni. Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych zawiera w szczególności następujące dane dotyczące osoby zgłaszanej: PESEL i NIP, nazwisko, imię pierwsze i drugie, datę urodzenia, nazwisko rodowe, obywatelstwo i płeć, tytuł ubezpieczenia, stopień niepełnosprawności, posiadanie ustalonego prawa do emerytury lub renty, adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu i adres zamieszkania.

Także na pracodawcy ciąży obowiązek dopełnienia wszelkich formalności związanych ze zgłoszeniem członka rodziny pracodawcy do ubezpieczenia zdrowotnego, jeżeli nie są objęci obowiązkiem ubezpieczenia z innego tytułu. Za członka rodziny osoby ubezpieczonej, zgodnie z ustawą zdrowotną, uważa się dziecko własne, dziecko małżonka, dziecko przysposobione, wnuka albo dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, albo dziecko obce w ramach rodziny zastępczej, do ukończenia przez nie 18 lat, a jeżeli kształci się dalej, do ukończenia 26 lat, z kolei jeśli posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi - bez ograniczenia wieku, małżonka, wstępnych (np. rodziców) pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym. W przypadku zmiany danych osób ubezpieczonych (np. nazwisko, adres), wykazanych w zgłoszeniu, pracodawca jako płatnik składek zobowiązany jest zawiadomić Zakład Ubezpieczeń Społecznych. O wszelkich zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniach, płatnik składek zawiadamia Zakład w terminie siedmiu dni od zaistnienia zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez Zakład.

W związku z faktem, że składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz chorobowe za ubezpieczonych, obliczają, rozliczają i przekazują co miesiąc do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w całości płatnicy składek, na pracodawcy ciąży obowiązek sporządzania dokumentów rozliczeniowych. Pracodawca jest zobowiązany wykazać wyliczone składki ubezpieczeniowe w imiennym raporcie, po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek (art. 41 ustawy o ubezpieczeniach społecznych). Jeżeli obowiązek ubezpieczeń społecznych wygasł w ciągu miesiąca kalendarzowego, płatnik składek przekazuje do Zakładu raport, za okres ubezpieczenia w danym miesiącu.

Zgodnie z art. 41 Ustawy o ubezpieczeniach społecznych, informacje zawarte w raportach imiennych, płatnik składek przekazuje ubezpieczonemu na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego - w formie dokumentu elektronicznego w celu ich weryfikacji. Pracodawca powinien zawrzeć w powyższej informacji datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej, jak i symbol kasy chorych, do której przekazywana jest składka na ubezpieczenie zdrowotne. Dla pracodawcy ważne jest, że od nieopłaconych w terminie składek, płatnik składek zobowiązany jest do zapłaty odsetek za zwłokę, na zasadach i w wysokości określonych w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Przy czym odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby 6,60 zł.

Każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych, podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń. W związku z powyższym, na pracodawcy jako płatniku składek ciąży obowiązek zgłoszenia wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS. Zgłoszenie wyrejestrowania płatnik składek jest zobowiązany złożyć w terminie siedmiu dni od daty zaistnienia tego faktu. Przekazuje wtedy do ZUS odpowiedni formularz i jako datę wyrejestrowania z tych ubezpieczeń podaje następny dzień po dniu, w którym rozwiązał z pracownikiem umowę o pracę. Wraz z wyrejestrowaniem pracownika, pracodawca powinien wyrejestrować z ubezpieczenia zdrowotnego członków jego rodziny.

Reasumując, ustawa o systemie ubezpieczeń społeczny nakłada na pracodawców - płatników składek - szereg obowiązków. Co więcej, wprowadza także karę grzywny w przypadku nie dopełnienia obowiązków z niej płynących. Zgodnie z art. 98, kto - jako płatnik składek albo osoba zobowiązana do działania w imieniu płatnika - np. nie dopełnia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w przewidzianym przepisami terminie, nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia czy nie dopełnia obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych w przewidzianym terminie, podlega karze grzywny do 5 tys. zł. Co więcej, jeśli płatnik zataja lub fałszuje dane mające wpływ na prawo do świadczeń z ubezpieczenia społecznego lub na ich wysokość, to może ponieść odpowiedzialność na podstawie przepisów Kodeksu karnego.

Katarzyna Stępnicka

aplikant radcowski, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna, Oddział w Gdańsku