Zakup odzieży a koszty przedsiębiorcy
Przedsiębiorcy w wykonywaniu działalności gospodarczej ponoszą różne wydatki niezwiązane wprost z uzyskiwanymi przez nich przychodami. Do tej kategorii należą wydatki na zakup odzieży. Odzież nabywana jest nie tylko na potrzeby pracowników oraz zleceniobiorców - przedsiębiorcy kupują ją również na własne potrzeby. Jednak nie każdy tego typu wydatek może obciążać firmowe koszty podatkowe.
Pracownicza odzież robocza
Pracodawca ma obowiązek dostarczenia pracownikowi nieodpłatnie odzieży i obuwia roboczego, spełniającego wymagania określone w Polskich Normach, jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, oraz ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. To zobowiązanie nakłada na niego art. 2377 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).
Z uwagi na to, że zapewnienie odzieży roboczej jest konsekwencją realizacji ustawowego obowiązku pracodawcy i jednocześnie wydatków tych ustawodawca nie wyłączył z kategorii kosztów podatkowych, wydatki na jej zakup przedsiębiorca może uwzględnić w firmowych kosztach podatkowych.
Strój służbowy
W wielu firmach obowiązuje noszenie tzw. ubiorów służbowych. Wydatki na zakup ubiorów służbowych dla pracowników stanowią koszty podatkowe u pracodawcy, jeżeli obowiązek korzystania z nich wynika m.in. z decyzji o używaniu przez pracowników ubiorów służbowych podjętej przez kierownika zakładu.
Pojęcie "ubioru służbowego" nie zostało zdefiniowane w ustawie o pdof. W praktyce przyjmuje się, że ubiorem służbowym jest specjalna odzież noszona tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów innych niż służbowe. Tak też ubiór służbowy określają organy podatkowe (por. interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej: w Warszawie z 8.03.2016 r., nr IPPB5/4510-59/16-4/BC, oraz w Katowicach z 8.04.2016 r., nr IBPB-1-3/4510-201/16/SK).
Tym samym dany strój można uznać za ubiór służbowy, gdy jego używanie przez pracownika odbywa się w ramach realizacji nałożonego na niego obowiązku oraz gdy posiada on charakterystyczne cechy, dzięki którym traci charakter osobisty i które uniemożliwiają wykorzystanie go do celów prywatnych (np. logo firmy, charakterystyczny krój i kolor).
Takie stroje ułatwiają klientom i kontrahentom identyfikację pracowników firmy. Ponadto poprzez oznaczenie logo mogą być skutecznym narzędziem jej promocji i reklamy, zapewniając w ten sposób spójny przekaz marketingowy. Jeżeli stroje pracownicze spełniają wskazane kryteria, wówczas wydatki na ich nabycie są kosztem firmowym. W przeciwnym wypadku należy je zaklasyfikować jako poniesione na cele osobiste pracowników, co skutkuje wyłączeniem ich z kosztów podatkowych.
Pracownik tymczasowy i zleceniobiorca
Z przepisów ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 360) wynika, że do obowiązków pracodawcy-użytkownika należy m.in. dostarczenie pracownikowi tymczasowemu odzieży i obuwia roboczego. Z kolei art. 304 Kodeksu pracy wskazuje, że gdy przedsiębiorca powierzy osobie fizycznej wykonywanie pracy na podstawie umowy zlecenia, to takiej osobie obowiązany jest zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy. W ramach wypełniania tego obowiązku może jej zapewnić odzież roboczą.
Ponieważ w jednym i drugim przypadku zapewniając taką odzież przedsiębiorca wywiązuje się z ustawowego obowiązku, a jednocześnie tego typu wydatków ustawy o podatku dochodowym nie wyłączają z kosztów podatkowych, ich wartością może obciążyć firmowe koszty podatkowe.
W odniesieniu do odzieży dla zleceniobiorcy należy jednak dodać, że musi istnieć tytuł do obciążenia zleceniodawcy tymi kosztami. Jeżeli w zawartej umowie zleceniodawca zobowiązał się zapewnić tę odzież i pokryć wydatki na jej nabycie z własnych środków, wówczas może je zaliczyć do kosztów podatkowych. Jeżeli nie ma takiego zapisu - wydatki te kosztów nie stanowią.
Ubranie dla przedsiębiorcy
Gdy przedsiębiorca w działalności użytkuje na własne potrzeby odzież ochronną, to o ile wykonuje on osobiście czynności wymagające jej używania, wydatkami na jej nabycie może obciążać koszty podatkowe. Dodatkowo nabywana przez niego do tych celów odzież i obuwie powinny spełniać wymagania przepisów bhp, a także posiadać właściwości użytkowe dostosowane do specyfiki warunków pracy.
Według fiskusa takie kryteria spełnia nie tylko odzież nabywana np. przez "budowlańca" czy mechanika samochodowego, ale również m.in. odzież sportowa nabywana przez instruktorów zajęć sportowych (por. interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej: w Katowicach z 26.03.2015 r., nr IBPBI/1/415-1575/14/WRz, oraz w Bydgoszczy z 10.09.2015 r., nr ITPB4/4511-204/15/KW).
>Z kolei wydatki poniesione na zakup standardowej odzieży, w tym m.in. garniturów czy garsonek, mają charakter osobisty. Co prawda obowiązujące zasady współżycia społecznego wymagają od przedsiębiorców, aby posiadali wygląd adekwatny do wykonywanego zawodu. To nie oznacza jednak, że warunkuje on osiąganie przychodów z działalności gospodarczej, jak również zachowanie lub zabezpieczenie tego źródła przychodów. Takie same wymagania stawiane są wobec osób zatrudnionych w innych zawodach, np. wobec nauczycieli czy urzędników. Z tego względu wydatkami na zakup standardowej odzieży przedsiębiorca nie może obciążyć kosztów firmowych (por. interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej: w Łodzi z 10.02.2016 r., nr IPTPB1/4511-726/15-2/SJ, oraz w Warszawie z 18.05.2016 r., nr IPPB1/4511-387/16-2/AM).
Organy podatkowe dopuszczają jednak możliwość obciążania kosztów firmowych wydatkami na zakup stroju biznesowego, który posiada trwałe oznaczenie firmowym logo (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 5.01.2016 r., nr ILPB1/4511-1-1476/15-2/AN).
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)
autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 66 (1316) z dnia 2016-08-18