Zakwaterowanie podczas podróży służbowej wolne od PIT
Pracownicy często ze względu na charakter wykonywanej pracy muszą ją wykonywać na terenie innej miejscowości niż ta, która została określona w umowie o pracę. W związku z tym zachodzi potrzeba poniesienia przez pracodawcę wydatków na podróż służbową i zakwaterowanie. Dlatego też powstają pytania czy koszt zakwaterowania pokrywany przez pracodawcę w związku z podróżą służbową podlega zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych po stronie pracownika.
W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, zgodnie z którym wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.
Na podstawie ww. przepisu przysługujące pracownikom z tytułu odbytej podróży służbowej, w terminie i w miejscu określonym przez pracodawcę diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych. Zwolnienie to dotyczy jednakże kwot limitowanych przez odrębne ustawy lub rozporządzenia.
Istotne znaczenie w omawianej kwestii ma również § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (t.j. Dz. U. Nr 236, poz. 1992 z późn. zm.) w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, zgodnie z którym z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
- przejazdów;
- noclegów;
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
- innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dzień i zaistnieje konieczność zatrzymania się na nocleg, wówczas pracodawca jest zobowiązany do:
- zapewnienia noclegu delegowanemu albo
- pokrycia wydatków poniesionych na zakwaterowanie.
Stosownie zaś do art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT, wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, z zastrzeżeniem ust. 14 - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. W myśl zaś ust. 14 ww. artykułu, powyższe zwolnienie ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4. Powyższy przepis dotyczy więc sytuacji, w której pracodawca pokrywa koszty zakwaterowania pracownika w związku z jego miejscem zamieszkania znajdującym się poza zakładem pracy. Zatem nie ma on odniesienia do świadczeń związanych z podróżą służbową.
W przedmiotowej sprawie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z dnia 29 lipca 2011 r. (znak IPTPB2/415-168/11-2/ASZ). Uznał on, że: "jeżeli pracownicy wykonywać będą czynności na podstawie polecenia służbowego i wyjazdy te będą podróżą służbową w rozumieniu cytowanego wyżej art. 775 § 1 Kodeksu pracy, to zostaną spełnione przesłanki do zastosowania zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem, sfinansowanie przez Spółkę kosztów zakwaterowania pracowników podczas podróży służbowej spowoduje powstanie dla tychże pracowników przychodu zwolnionego od podatku dochodowego na podstawie ww. przepisu".
Jarosław Włoch
Aplikant radcowski, konsultant podatkowy w Departamencie Doradztwa Podatkowego Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych w Krakowie
Artykuł ma charakter jedynie informacyjny i stanowi publikację zainspirowaną treścią artykułów prasowych, interpretacji organów podatkowych i orzeczeń sądów administracyjnych. Nie stanowi porady ani opinii podatkowej czy prawnej w rozumieniu art. 2 ust. 1 i art. 31 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 1996 r. Nr 102, poz. 475, ze zm.) i jest odzwierciedleniem poglądów wyrażanych przez autorów publikacji. Małopolski Instytut Studiów Podatkowych Sp. z o.o. nie bierze odpowiedzialności za ewentualne skutki podejmowanych decyzji na ich podstawie.
