Załap się na darmowy obiad

Niektórych pracodawców zmuszają do tego przepisy bhp. Udostępniony pracownikowi nieodpłatnie posiłek stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy. Czy należy więc go oskładkować?

Kiedy posiłki są obowiązkowe?

Zapewnienie nieodpłatnie odpowiednich posiłków (a także napojów) pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych jest obowiązkiem pracodawcy - jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Zobowiązuje do tego art. 232 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). Rodzaje tych posiłków i napojów, a także wymagania, jakie powinny one spełniać oraz przypadki i warunki ich wydawania zostały określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. nr 60, poz. 279). Zgodnie z przepisami tego rozporządzenia pracownikom, którzy wykonują prace:

- związane ze szczególnym wysiłkiem fizycznym, powodującym efektywny wydatek energetyczny organizmu w ciągu zmiany roboczej,

- pod ziemią, pracodawca ma obowiązek zapewnić posiłki w formie jednego dania gorącego, w czasie regulaminowych przerw w pracy.

Pracodawca powinien też zapewnić posiłki pracownikom zatrudnionym przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych (oraz innych zdarzeń losowych).

Posiłki powinny zawierać odpowiedni wskaźnik kaloryczności i wartości odżywczej.

Zwróćmy uwagę, że pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki. Wypłata takiego ekwiwalentu pozostawałaby bowiem w sprzeczności z profilaktyczną funkcją posiłków.

Obiad w przyzakładowej stołówce

Wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy - wyłączona jest z podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych. Zwolnienie ze składek wynika z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia określającego szczegółowe zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwanego rozporządzeniem składkowym. Jeżeli więc pracodawca, na którym ciąży obowiązek zapewnienia pracownikom nieodpłatnie posiłków, dostarcza je pracownikom we własnym zakresie (np. w przyzakładowej stołówce), wówczas ich wartość nie podlega oskładkowaniu. Podobnie będzie w przypadku, gdy pracodawca zapewnia przyrządzanie posiłków przez pracowników we własnym zakresie, z otrzymanych od pracodawcy produktów. Wtedy wartość tych produktów również nie będzie stanowiła podstawy do oskładkowania.

Obiad w barze

Może się zdarzyć, że pracodawca - pomimo ciążącego na nim obowiązku - nie ma możliwości wydawania posiłków zatrudnionym pracownikom. Przykładowo ze względów organizacyjnych. Może wówczas zapewnić pracownikom w czasie pracy korzystanie z posiłków np. w punktach gastronomicznych na podstawie bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych. Wartość otrzymanych bonów, talonów itd. nie będzie stanowiła podstawy do naliczenia składek ZUS. Zwolnienie ze składek wynika z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego.

Ekwiwalent zamiast obiadu

Pracodawca ma obowiązek wydania pracownikom świadczeń, tj. posiłków i napojów w formie rzeczowej. Wtedy wartość tych świadczeń nie stanowi podstawy do oskładkowania. Gdyby jednak pracodawca wypłacił pracownikom ekwiwalenty pieniężne z tego tytułu - to wówczas od wypłaconych kwot musiałby naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

"Nieobowiązkowe" obiady

Jeżeli na pracodawcy nie ciąży obowiązek udostępniania nieodpłatnie posiłków zatrudnionym pracownikom, ale zdecyduje się on na to sam, wówczas zwolnienie ze składek tych świadczeń zależy przede wszystkim od ich wartości.

Podstawy wymiaru składek nie stanowi bowiem wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł. Takie zwolnienie ze składek wynika z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego. Od nadwyżki ponad tę kwotę pracodawca powinien naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Należy jednak pamiętać, że przychody te zwolnione są z oskładkowania tylko wtedy, gdy:

- w zamian za posiłki nie przysługuje ekwiwalent,

- wartość posiłków w przeciągu miesiąca nie przekracza kwoty 190 zł.

Omawiane zwolnienie dotyczy zarówno posiłków udostępnianych bezpośrednio przez pracodawcę i spożywanych w siedzibie zakładu pracy, jak również bonów żywieniowych realizowanych w innych punktach gastronomicznych (np. restauracjach, barach, stołówkach).

Bony towarowe

Do zwolnienia ze składek na podstawie ww. § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego nie kwalifikują się wydawane pracownikom bony, talony, kupony realizowane w sklepach (w tym w ramach sieci handlowych). Pod warunkiem oczywiście, że nie wynikają z przepisów bhp. Tego typu działanie nie nosi bowiem znamion udostępniania pracownikom posiłków w rozumieniu tego przepisu. Takiego wyjaśnienia udzieliło Ministerstwo Polityki Społecznej w piśmie z dnia 19 listopada 2004 r., znak: DUS-400-169-WB/04.

Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

autor: Dorota Wyderska