Zaliczki a rozliczenie VAT

Obowiązek podatkowy powstaje również, gdy podatnik otrzyma zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub na poczet przyszłego wykonania usługi. Wynika to z art. 19 ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o VAT (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.). W myśl tego przepisu każda otrzymana zaliczka rodzi obowiązek podatkowy po stronie podatnika, który zaliczkę tę otrzymał. Jeżeli więc przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części.

Przy czym należy pamiętać, że w przypadku otrzymania zaliczek na poczet dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze mających bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika, obowiązek podatkowy powstaje w tej części w momencie uznania rachunku bankowego podatnika (art. 19 ust. 21 ustawy).

W jakim terminie faktura VAT?

Zaliczki czy zadatki, otrzymywane przez podatnika przed wydaniem towarów czy wykonaniem usługi wpływają nie tylko na powstanie obowiązku podatkowego, ale także na termin, w jakim należy wystawić fakturę VAT. Obowiązek dokumentowania fakturami VAT transakcji dokonywanych przez podatników VAT dotyczy bowiem każdej części należności otrzymywanej przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Dlatego też otrzymanie zaliczki powinno zostać potwierdzone fakturą VAT wystawioną najpóźniej siódmego dnia licząc od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy. Przy czym fakturę wystawia się również nie później niż w 7. dniu licząc od dnia, w którym przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi pobrano każdą kolejną część należności.

W praktyce zdarzyć się może, że zaliczka zostanie wpłacona w ostatnich dniach miesiąca, a faktura VAT zostanie wystawiona dopiero w następnym miesiącu (z zachowaniem 7-dniowego terminu na jej wystawienie). Jednak w takiej sytuacji szczególnie trzeba pamiętać, że pomimo iż przepisy o VAT dają podatnikom możliwość wystawienia faktury z tytułu otrzymania zaliczki w ciągu 7 dni od dnia jej otrzymania, to wynikający z tej faktury VAT należy odprowadzić w miesiącu otrzymania zaliczki. Zatem z jednej strony podatnik może fakturę taką wystawić w miesiącu następnym, ale z drugiej strony ma obowiązek rozliczenia podatku w miesiącu otrzymania zaliczki.

Przykład

Spółka otrzymała 28 maja 2007 r. zaliczkę na poczet dostawy towarów w kwocie 5.000 zł. Fakturę VAT spółka ta może wystawić najpóźniej 4 czerwca 2007 r. Jednak podatek należny z tego tytułu ma obowiązek rozliczyć w deklaracji VAT-7 składanej za maj 2007 r.

W przypadku zaistnienia takiej sytuacji u podatnika, najprostszym rozwiązaniem byłoby fakturę dokumentującą to zdarzenie wystawiać w miesiącu otrzymania zaliczki. Można bowiem wówczas uniknąć błędów spowodowanych odmiennym terminem wystawienia faktury dokumentującej wpływ zaliczki od terminu rozliczenia jej w deklaracji VAT. Często zdarza się w takiej sytuacji, że podatnicy zapominają rozliczyć VAT w miesiącu otrzymania zaliczki, a robią to dopiero w miesiącu wystawienia faktury. Takie postępowanie na pewno zostanie zakwestionowane przez organy podatkowe.

Faktura zaliczkowa

Elementy jakie obowiązkowo zawierać ma faktura zaliczkowa określono szczegółowo w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur VAT (Dz. U. nr 95, poz. 798 ze zm.). Mianowicie powinna ona zawierać co najmniej:

1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich NIP-y i adresy,

2) datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako ?FAKTURA VAT? lub ?FAKTURA VAT-MP?, kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, a w przypadku faktur wystawionych dla udokumentowania kolejnych zaliczek również daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto,

3) stawkę podatku,

4) kwotę podatku,

5) dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy,

6) datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.

W przepisach powołanego rozporządzenia określono także sposób sporządzania faktury końcowej, tj. faktury wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, w przypadku gdy uprzednio wystawione faktury zaliczkowe nie obejmowały całej ceny brutto. W takiej sytuacji sprzedawca wystawia fakturę na zasadach ogólnych, z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura taka powinna zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Natomiast jeżeli uprzednio sporządzone faktury zaliczkowe stanowią 100% ceny brutto, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej.

Jak wyliczyć kwotę podatku?

Kwotę podatku VAT w przypadku otrzymania zaliczki należy wyliczyć według wzoru:

KP = ZB × SP / 100 + SP

gdzie:

SP - oznacza stawkę podatku,

Przykład

Podatnik otrzymał w maju 2007 r. zaliczkę na poczet dostawy towarów w kwocie 500 zł. Obowiązek podatkowy z tytułu otrzymania zaliczki powstanie więc w rozliczeniu za maj. Podatek VAT w tym przypadku wyniesie 90,16 zł (500 zł × 22%) : (100 + 22%).

Faktura zaliczkowa u nabywcy

Zgodnie z podstawową zasadą podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w takim zakresie, w jakim nabywane przez niego towary czy usługi służyć mają wykonywaniu czynności opodatkowanych. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika, m.in. potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego.

Oznacza to, że podatnik otrzymujący fakturę dokumentującą wpłatę zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług ma prawo odliczyć VAT z tej faktury. Pod warunkiem, że zakup ten będzie służyć czynnościom opodatkowanym VAT. Termin, w jakim podatnik ma prawo obniżyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktury zaliczkowej, ustalony został jako okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub następny okres rozliczeniowy.

autor: Aleksandra Węgielska