Zamiast dowodu PESEL i NIP

Jak aktualizować dane do celów podatkowych

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych nieprowadzący działalności gospodarczej dokonują zgłoszenia numeru nowego dowodu osobistego nie później niż w dniu złożenia pierwszego zeznania rocznego na druku NIP-3.

Nie jest to jednak definitywne wypełnienie obowiązków. Za każdym razem, kiedy dane ulegną zmianie, należy złożyć na tym samym druku aktualizację danych. Z uwagi na to, że w NIP-3 podaje się również serię i numer dowodu osobistego, wymiana dowodu będzie powodowała obowiązek złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Aktualizacje składa się nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.

Przy wymianie dowodu osobistego istnieje jednak możliwość nie tylko osobistego złożenia aktualizacji NIP, ale też za pośrednictwem urzędu gminy, miasta czy dzielnicy, który wydaje nowy dowód.

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych nieprowadzący działalności gospodarczej, dla których obowiązek aktualizowania danych wynika z faktu otrzymania dowodu osobistego, mogą dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego za pośrednictwem organu wydającego dowód osobisty. Organ ten obowiązany jest do poinformowania podatnika o obowiązku złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego oraz do przekazania zgłoszenia naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika w terminie siedmiu dni od dnia złożenia przez podatnika tego zgłoszenia.

KONSEKWENCJE

Przy wymianie dowodu osobistego powinniśmy być poinformowani o konieczności złożenia aktualizacji danych. Jednak jeśli takiej informacji nie uzyskamy, nie zwalnia to nas z wypełnienia obowiązku. To my poniesiemy konsekwencje niezłożenia lub opóźnienia.

Podatnik, który wbrew obowiązkowi nie dokonuje w terminie aktualizacji danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym albo podaje w nim dane niezgodne ze stanem rzeczywistym lub niepełne, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Urząd skarbowy może wymierzyć w takim przypadku grzywnę w drodze mandatu w granicach od 112,60 zł do 2252 zł.

Kiedy należy zgłosić zmienione dane osobowe do ZUS

Osoby, które wymieniają dowody osobiste, powinny sprawdzić u swojego pracodawcy, jakie dane są podane w zgłoszeniu do ubezpieczenia społecznego. Może się okazać, że obok numeru PESEL i NIP widnieją tam również nieaktualne dane starego dowodu. W takim przypadku trzeba zgłosić ich zmianę.

Wymiana starych dowodów osobistych powoduje wiele wątpliwości dotyczących tego, czy nowy numer dowodu trzeba zgłosić do ZUS i u pracodawcy.

- Podanie numeru dowodu osobistego nie jest wymagane, ale pod warunkiem że ubezpieczony lub świadczeniobiorca posiada i podał do ZUS numery PESEL i NIP - wyjaśnia Mikołaj Skorupski, rzecznik prasowy ZUS.

Problem jednak polega na tym, że w pierwszym roku funkcjonowania reformy emerytalnej wielu pracodawców zgłaszało swoich pracowników do ubezpieczenia społecznego wraz z numerem dowodu osobistego. Dlatego wszystkie osoby, które wymieniają dowody osobiste, powinny sprawdzić u swojego pracodawcy, jakie dane są podane w zgłoszeniu. Może się okazać, że obok numeru PESEL i NIP widnieją tam również nieaktualne dane starego dowodu. W takim przypadku trzeba zgłosić zmianę.

- Jeżeli istnieje konieczność aktualizacji danych identyfikacyjnych, ubezpieczony przekazuje informację płatnikowi składek, który w ciągu siedmiu dni ma obowiązek przesłania dokumentu ZUS ZIUA - tłumaczy Mikołaj Skorupski .

Swoje zgłoszenie do ZUS, po wymianie dowodu, powinny też sprawdzić osoby prowadzące działalność gospodarczą. Jeśli są zgłoszone w ZUS z numerem dowodu, powinny dokonać korekty. Natomiast renciści i emeryci, którzy nie mają przyznanego numeru NIP, powinni zgłosić nowy numer dowodu w najbliższej placówce ZUS.

KONSEKWENCJE

Jeśli ZUS nie będzie posiadał nowych danych, a ubezpieczony zgłosi nowy numer dowodu do otwartego funduszu emerytalnego, to zakład może mieć kłopoty z przekazywaniem na bieżąco składek na emeryturę.

O aktualizacji danych powinny też pamiętać osoby, które zmieniają dowód w związku ze zmianą adresu zamieszkania. W takim przypadku ubezpieczony powinien też pracodawcy zgłosić nowy adres. Dane te zostaną przekazane do ZUS. Aktualizacja danych adresowych jest ważna, bo każdego roku Zakład przesyła na podany mu adres informacje o stanie konta emerytalnego. Dzięki temu pracownik może na bieżąco kontrolować, jak jego pracodawca wpłaca składki na emeryturę.

Czy trzeba zgłosić wymianę dowodu osobistego do funduszu emerytalnego

Osoba, która wymieni dowód i zgłosi nowy numer u swojego pracodawcy, a ten przekaże go do ZUS, powinna też dokonać aktualizacji numeru dowodu w swoim funduszu emerytalnym.

W pierwszym okresie reformy OFE wpisywały do formularzy umowy wszystkie dane, łącznie z numerem dowodu osobistego. Chodziło o to, żeby ZUS, którego system informatyczny był niedoskonały, otrzymał zarówno od pracodawcy, jak i z OFE jak największą liczbę danych. Dzięki temu mógł lepiej identyfikować ubezpieczonego jako pracownika i członka OFE. Wtedy składki do funduszy były przesyłane na bieżąco.

KONSEKWENCJE

Członkowie OFE powinni sprawdzić, czy ich fundusz posiada w swojej bazie danych ich numer dowodu, a jeśli tak jest, to dokonać jego korekty. OFE stosują różne metody korygowania danych. Często udostępniają klientom specjalne formularze, na których można dokonać zmian. Poprawność numeru dowodu, który zgłosił za pracownika do ZUS pracodawca, i numeru w OFE powoduje, że ZUS nie ma problemu z identyfikacją danej osoby jako pracownika i członka OFE. Wtedy łatwiej mu przesyłać składki emerytalne do II filara.

Czy można bez dowodu osobistego wypłacić pieniądze w banku

Brak aktualizacji danych po zmianie dowodu osobistego może doprowadzić do sytuacji, w której nie będzie można przeprowadzić niektórych operacji bankowych.

O zmianie dowodu osobistego trzeba poinformować bank. W większości przypadków można to zrobić wyłącznie osobiście.

- Klient powinien zgłosić się do oddziału i dokonać zmiany w swojej kartotece klienta - potwierdza Piotr Utrata z ING Banku Śląskiego.

Zmiany tego typu można wprowadzać tylko osobiście za pośrednictwem oddziału banku. Można to przeprowadzić w dowolnej placówce, niekoniecznie w tej, w której był zakładany rachunek. W niektórych bankach taką zmianę można przeprowadzić przez internet.

- Klienci MultiBanku mogą dokonać aktualizacji numeru dowodu osobistego u doradcy w placówce bądź za pośrednictwem zdalnych kanałów dostępu - call center, lub formularza w internetowym serwisie transakcyjnym - wyjaśnia Mateusz Żelechowski z MultiBanku.

Brak aktualizacji może doprowadzić do sytuacji, w której nie będzie można przeprowadzić niektórych operacji bankowych. Dowód osobisty lub dane z dowodu są potrzebne m.in. do realizacji dyspozycji wymagających identyfikacji klienta w oddziale banku, takich jak wpłata czy wypłata pieniędzy w placówce przy podpisywaniu umów, zmianie hasła do bankowości elektronicznej. Na razie banki honorują także stare dowody, ale wkrótce staną się one bezużyteczne.

KONSEKWENCJE

Po 31 marca 2008 r. bank nie będzie miał możliwości zawiera nia nowych umów oraz wykonywania operacji w ramach zawartych umów, gdy klient przedstawi w placówce banku książeczkowy dowód osobisty. Wykonywanie operacji w ramach zawartych umów będzie możliwe w kanałach zdalnych - dodaje przedstawiciel MultiBanku.

30 dni - W ciągu tylu dni należy złożyć aktualizację danych w urzędzie skarbowym

7 dni - Tyle dni ma osoba wymieniająca dowód osobisty na zgłoszenie nowych danych do ZUS

Monika Krześniak, Bartosz Marczuk, Bożena Wiktorowska

Podstawa prawna

Art. 9 ust. 1b ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 269, poz. 2681 z późn. zm.).

Art. 81 ustawy z 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 111, poz. 765 z późn. zm.).