Zasady wydawania świadectwa pracy w razie przejęcia zakładu pracy przez inną firmę
Sporo wątpliwości wywołuje to, czy zakład pracy, który przejął inną firmę, może wystawić świadectwo pracy osobie, której stosunek pracy ustał przed przejęciem tego zakładu pracy, jak również czy świadectwo pracy jest dokumentem urzędowym i prywatnym. Warto również wiedzieć, w jaki sposób, poza świadectwami pracy, można dokumentować okresy składkowe.
Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na interpelację poselską (nr 26 357) podkreśliło, że świadectwo pracy jest dokumentem prywatnym, a nie urzędowym. Stanowi ono bowiem wyłącznie dowód na to, że osoba, która je podpisała, złożyła w imieniu pracodawcy zawarte w nim oświadczenie.
Pracownik ma zatem prawo przeprowadzać dowody przeciwko treści świadectwa, a także udowadniać innymi środkami dowodowymi niż świadectwo okoliczności, które powinny być objęte treścią świadectwa.
W uzasadnieniu uchwały z 28.9.1990 r., sygn. akt PZP 15/90 Sąd Najwyższy stwierdził, że świadectwo pracy jest dokumentem szczególnym, ale samo przez się nie tworzy praw podmiotowych ani ich nie pozbawia. Nie ma też cech wyłączności w zakresie dowodowym.
Świadectwo pracy nie jest jedynym dokumentem potwierdzającym istnienie stosunku pracy.
Zgodnie z § 9 rozporządzenia pracy i polityki socjalnej z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika w sytuacji określonej w art. 23? Kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę dotychczasowy pracodawca ma obowiązek przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika.
Oznacza to, że nowy pracodawca otrzymuje akta osobowe wyłącznie przejmowanych pracowników. Nie może zatem posiadać akt osobowych i dokumentacji pracownika, którego nie przejmuje.
W konsekwencji nie może odtworzyć treści świadectwa pracy byłego pracownika pracodawcy przejmowanego.
W myśl rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 11.10.2011 r. w sprawie postępowania o świadczenie emerytalno-rentowe dokumentem potwierdzającym zatrudnienie i wysokość wynagrodzenia w celu ustalenia podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych jest zaświadczenie wystawione przez pracodawcę na druku wzoru określonego przez ZUS (druk ZUS Rp-7), świadectwo pracy lub legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca odpowiednie wpisy dokonane przez pracodawców, z których wynikają: data rozpoczęcia i zakończenia pracy, wymiar czasu pracy, rodzaj wykonywanej pracy, a wpisy potwierdzone są pieczątką zakładu pracy pracodawcy i podpisem i pieczątką służbową pracodawcy lub upoważnionego pracownika.
Okresy zatrudnienia można także potwierdzać dowodami pośrednimi, takimi jak: umowy o pracę i aneksy do tych umów, wpisy w książeczkowym dowodzie osobistym, legitymacje służbowe, legitymacje związków zawodowych, pisma kierowane przez pracodawcę do pracownika w czasie trwania zatrudnienia (np. o powołaniu, mianowaniu, zmianie angażu, przyznaniu nagrody, udzieleniu urlopu), jeżeli na ich podstawie można ustalić okres zatrudnienia.
Środkiem dowodowym w postępowaniu przed ZUS mogą być również poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów stwierdzających wysokość wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru świadczeń wydawane przez jednostki upoważnione do przechowywania dokumentacji z likwidowanych lub przekształconych zakładów pracy.
Aby ułatwić ubezpieczonym poszukiwanie dokumentacji płacowo-osobowej ZUS opracował - na podstawie informacji z urzędów wojewódzkich, ministerstw, urzędów centralnych i archiwów państwowych - "Wykaz zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy", zawierający wciąż aktualizowany alfabetyczny spis zakładów, ze wskazaniem obecnego miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej byłych pracowników. Jest on dostępny do wglądu w każdym oddziale ZUS, jak też na stronie internetowej Zakładu.
Pisemną informację o losach zlikwidowanego zakładu pracy można uzyskać w Centralnym Rejestrze Sądowym w Warszawie, ul. Barska 28/30, 02-315 Warszawa. W rejestrze tym można uzyskać informację o tym, kto na mocy decyzji sądu gospodarczego wykonywał obowiązki syndyka masy upadłości, a także o tym, komu syndyk zlecił przejęcie dokumentacji osobowo-płacowej pracowników zlikwidowanego zakładu pracy.
Ponadto od 1 lipca 2004 r. rozpoczęło działalność nowe archiwum państwowe powołane na podstawie rozporządzenia ministra kultury z 1.6.2004 r. w sprawie utworzenia Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej. Archiwum to ma swoją siedzibę w Milanówku, ul. Okrzei 1. Informacji dla osób poszukujących dokumentów do celów emerytalno-rentowych udziela Oddział Informacji i Udostępniania, e-mail: udostepnianie@milanowek.ap.gov.pl.
Źródło: www.sejm.gov.pl (odpowiedź na interpelację poselską nr 26 357)
Agata Mościcka
