Papier poddaje się powoli

- Przykładem jest choćby kwestia elektronizacji obrotu fakturami, który przez wiele lat był hamowany przez utrudnienia wynikające z niemożności przedstawiania urzędom skarbowym dokumentacji firmy w formie elektronicznej - mówi Jacek Wysocki z Krajowej Izby Rozliczeniowej SA, który odpowiada za rozwój produktów przeznaczonych do zarządzania elektroniczną dokumentacją firm. - W Polsce wystawia się obecnie około 1,5 mld faktur rocznie. Zaledwie 10 proc. przedsiębiorców operuje fakturami wystawianymi drogą elektroniczną. To jeden z najsłabszych wyników w Europie. Podobnie przedstawia się sytuacja z liczbą klientów, gdzie tylko co czwarty adresat faktury dostaje ją dziś w formie cyfrowej - dodaje Wysocki.

W Wielkiej Brytanii, Estonii, Danii czy Niemczech odsetek firm wysyłających e-faktury to ponad 50 proc **. W Polsce, dzięki przepisom, które weszły w życie z początkiem 2013 r., które mają przyczynić się do stabilizacji wizerunku e-faktury w obrocie gospodarczym jako rozwiązania mającego wspomóc i ułatwić życie przedsiębiorcom, może nas pod tym względem czekać prawdziwa rewolucja.

- Od stycznia br. obowiązuje w naszym kraju zasada domniemanej zgody na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może np. wystawić i przesłać klientowi fakturę w formie cyfrowej, bez konieczności uzyskiwania od niego uprzednio zgody. I jeśli należność zostanie uregulowana oznacza to, że kontrahent akceptuje taką formę - wyjaśnia ekspert z KIR SA. Za wiążącą może być uznana nawet aprobata wyrażona podczas rozmowy. Oczywiście, klient w każdej chwili może poprosić o wystawianie faktur w formie papierowej. Zmiana, która dla wielu firm oznacza potencjalnie istotne oszczędności jeśli chodzi o koszty drukowania i wysyłania faktur, to efekt dostosowywania polskich przepisów do zaleceń i standardów Unii Europejskiej. Nowością jest też umożliwienie podatnikowi określenie sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności e-faktury, np. poprzez zastosowanie dowolnych kontroli biznesowych, które ustanawiają wiarygodną ścieżkę audytu w relacji e-faktura a dostawa towarów lub świadczenie usług.

Korzystanie z e-faktur to jeden z elementów digitalizacji świata biznesu. Nikogo nie dziwi już zamawianie towarów przez Internet czy dokonywanie tą drogą płatności. Wachlarz usług, z których można korzystać w pełni online, z każdym dniem staje się coraz szerszy. Bardzo aktywne na tym polu są firmy telekomunikacyjne i banki. Niektóre z nich umożliwiają już załatwienie wielu formalności bez konieczności nawet jednej wizyty w oddziale, czy podpisywanie dokumentów dostarczonych przez kuriera - rzecz nie do pomyślenia jeszcze kilka lat temu w kontekście obowiązujących restrykcyjnych przepisów dotyczących identyfikacji i ochrony tożsamości klientów. Zupełnie pozbawiony papieru proces zakładania rachunków dla osób indywidualnych jako jeden z pierwszych (w 2011 r.) zaproponował w Polsce BGŻ Optima. Z kolei na przykład w Meritum Banku z analogicznego rozwiązania mogą korzystać także przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność. Cały proces zajmuje tu ok. 15 minut. Bank sprawdza zgodność danych klienta wpisanych przez niego we wniosku o otwarcie rachunku z danymi zawartymi w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz z danymi z przelewu, przychodzącego z dotychczasowego konta firmowego w innym banku.

- Przedsiębiorcy bardzo cenią swój czas. Korzystanie z bankowości internetowej pozwala im go zaoszczędzić, a także obniżyć koszty operacyjne. Jestem przekonany, że możliwość załatwienia wszystkich formalności przy zakładaniu konta przez Internet będzie już niedługo standardem na rynku - mówi Marcin Kołakowski, dyrektor Departamentu Bankowości Oddziałowej i Przedsiębiorstw w Meritum Banku. - Do korzystania z szybkich, tanich i wygodnych rozwiązań ludzie łatwo się przekonują - dodaje.

Jak jednak wynika z doświadczenia w upowszechnianiu w Polsce e-faktur i innej firmowej dokumentacji, nie zawsze to co nowe i wygodne szybko wypiera to co stare i kosztowne, a przyczyny tego stanu nie zawsze leżą po stronie użytkowników. Nadmierne przywiązanie polskich przedsiębiorców do faktur papierowych nie wynika wyłącznie z braku przekonania co do zasadności stosowania e-faktur. Duża część przedsiębiorców ma świadomość, że e-faktury są tańsze w obsłudze niż ich papierowe odpowiedniki, przyśpieszają proces regulowania należności, co pozwala uzyskać spore oszczędności czasu i pieniędzy, a do tego wspierają budowanie wizerunku firmy nowoczesnej i proekologicznej. - Niestety, często modyfikowane i trudne w jednoznacznej interpretacji przepisy dotyczące zasad przesyłania, przechowywania oraz trybu udostępniania e-faktur np. organom skarbowym, doprowadziły do postrzegania faktury elektronicznej raczej poprzez pryzmat zagrożeń, a nie korzyści - podkreśla Wysocki. W jego opinii, istotnym czynnikiem blokującym upowszechnianie się e-faktury w Polsce jest przekonanie przedsiębiorców o niepodważalnej wartości dowodowej faktury papierowej. Firmy wolą działać zapobiegawczo i nawet ponieść dodatkowe koszty zamiast narażać się na ewentualne wątpliwości interpretacyjne ze strony urzędu skarbowego. - O ile dziś kwestie bezpieczeństwa nie powinny już powstrzymywać firmy od korzystania z e-faktur, o tyle warto wziąć je pod uwagę wybierając system, który będzie wspierać proces obsługi faktur elektronicznych - wyjaśnia Wysocki.

Na rynku jest dziś dostępnych wiele programów umożliwiających wystawianie faktur elektronicznych. Różnią się one nie tylko funkcjonalnościami, ale przede wszystkim poziomem zabezpieczenia danych firmy i samych faktur. Zanim firma zdecyduje się na konkretne rozwiązanie powinna wziąć pod uwagę nie tylko wygodę korzystania z systemu, ale również jakość i czas przechowywania wprowadzanych do niego danych przez okres przynajmniej 6 lat. E-faktura powinna spełniać pewne ściśle określone prawem wymogi. Przede wszystkim firma, która ją wystawia musi zadbać o zapewnienie autentyczności i integralności takiego dokumentu. Odbiorca powinien mieć pewność, że faktura została wystawiona przez wskazany na niej podmiot. W interesie obu stron leży również to, aby dokument zachował integralność, czyli aby niemożliwe było dokonywanie w nim zmian.

W praktyce warunki te najlepiej spełniają faktury opatrzone bezpiecznym (certyfikowanym), podpisem elektronicznym. Dla własnego bezpieczeństwa przedsiębiorca powinien wybrać system, który jest zgodny z wymogami Ministerstwa Finansów i który umożliwia potwierdzenie legalności faktury i wykazanie prawa do odliczenia podatku VAT. Korzystanie z wysokiej jakości rozwiązań daje kontrolerom skarbowym możliwość szybszej weryfikacji legalności i autentyczności e-faktur. - Przykładowym rozwiązaniem, spełniającym zalecenia rozporządzenia dotyczącego faktur elektronicznych z dnia 20 grudnia 2012 r., jest oferowany przez KIR SA system invooclip, który umożliwia wystawcom faktur elektronicznych bezpieczne i zgodne z wymogami prawa przesyłanie ich do odbiorców, przechowywanie przez czas określony ustawowo oraz udostępnianie ich na żądanie organów podatkowych. Dodatkowymi zaletami tego rozwiązania jest możliwość dokonywania płatności za te faktury, jak również obsługa innych rodzajów dokumentów elektronicznych - podsumowuje Wysocki.

^{* Deloitte, raport "Gov on the Go. Boosting Public-Sector Productivity by Going Mobile"}

** PKPP Lewiatan Report: "E-invoices in Poland", 2012

Biznes INTERIA.PL na Facebooku. Dołącz do nas i czytaj informacje gospodarcze