Audit powinien usprawniać procesy w firmie
Audit powinien skupiać się na badaniu czy system zarządzania jakością jest w wstanie przekładać strategię firmy na działania operacyjne.
Powinien też szybko dawać sygnały o odchyleniach. By to osiągnąć, trzeba spełnić kilka warunków, do których należą:
- prawidłowa metodologia identyfikacji procesów gospodarczych,
- prawidłowe określenia uprawnień i odpowiedzialności właścicieli procesów,
- prawidłowe określenie zestawu wskaźników do poszczególnych procesów,
- znajomość wartości obecnych oraz docelowych wskaźników w określonym horyzoncie czasowym,
- posiadanie systemu reagowania na odchylenia od zakładanych wskaźników i wprowadzania zmian do procesów.
Aby realizacja wszystkich tych uwarunkowań była możliwa, auditor musiałby posiadać ogromną wiedzę na temat poszczególnych procesów, co w praktyce zdarza się rzadko. Dlatego tak ważnym elementem w ocenie systemu jakości jest samoocena, w której poszczególne procesy badają i usprawniają właściciele procesów, a informacje o działaniach przekazują do pełnomocnika. W takim układzie możliwe jest rozwiązanie, by auditor badał system zarządzania procesami, a nie poprawność poszczególnych procesów.
Każde przedsiębiorstwo posiada swoją architekturę systemu jakości, która tworzy indywidualną strukturę auditu wewnętrznego. Właściwy jego przebieg polega na świadomym panowaniu nad jej elementami. Właściwie opracowany plan przebiegu auditu powinien pozwolić na bezproblemowe pobieranie danych do wszelkich analiz i szukania najefektywniejszych rozwiązań tzw. potencjałów poprawy.
Gromadzenie informacji dotyczących systemu jakości i uzyskanie rzeczywistego obrazu funkcjonowania przedsiębiorstwa jest największym problemem wynikającym podczas auditu. Wynika on z pobieżnej znajomości procesu, a przez to braku możliwości odwołania do strategii przedsiębiorstwa. Z drugiej strony trudno jest zrozumieć tragedię bez odwołania do poszczególnych procesów. Dlatego w ramach zrozumienia i podnoszenia kwalifikacji auditorów wewnętrznych ważne jest, by łączyć audit z prezentacją osiągnięć poszczególnych komórek organizacyjnych, a następnie omawiać wyniki auditów na wspólnych spotkaniach wszystkich przedstawicieli komórek.
Oprac. na podstawie materiałów uzyskanych od Pawła Radziłowskiego, wiceprezesa zarządu Doradztwa Gospodarczego DGA, oraz Marcina Zastawy, dyrektora ds. Systemów Zarządzania Jakością w DGA
