Biznes traci czas przez biurokrację

Ponad 4,5 tysiąca godzin firmy poświęcają na śledzenie zmian w przepisach podatkowych i na wypełnianiu sprawozdawczości w Polsce. To oznacza zajęcie dla prawie trzech osób (w przeliczeniu na etaty - 2,8).  Te osoby to prawnicy, księgowi, doradcy podatkowi, czy informatycy, którzy zmieniają systemy IT tak by nadążały za zmieniającymi się przepisami i obowiązkami. Przedsiębiorstwa mają własnych pracowników, ale dodatkowo co trzecia z nich korzysta też z pomocy firmy doradczej.  Tak wynika z opracowania "Tax compliance in Poland. Ile czasu potrzebują firmy do należytego wykonania obowiązku sprawozdawczego?" przygotowanego przez Polsko-Szwajcarską Izbę Gospodarczą i Grant Thornton (firmę audytorsko-doradczą). Raport powstał na podstawie ankiet w firmach zrzeszonych w P-SIG.

Marek Szymański, prezes Polsko-Szwajcarskiej Izby Gospodarczej zwraca w raporcie uwagę na to, iż rozliczanie podatków w Polsce zajmuje dwa razy więcej czasu niż w grupie wysoko rozwiniętych krajów OECD. W porównaniu ze Szwajcarią jest to aż pięć razy.

Ankietowani dyrektorzy finansowi przyznali, iż zmiany prawa podatkowego w Polsce są tak częste, że trudno za nimi nadążyć. Dodatkowo błędy i niedopatrzenia w rozliczeniach podatkowych mogą oznaczać konsekwencje karno-skarbowe dla firm i dla indywidualnych osób. Kary sięgają aż do 25 mln zł.

Grant Thornton obliczył, że w zeszłym roku zaczęło w Polsce obowiązywać 21,5 tys. stron maszynopisu ustaw i rozporządzeń. Zaś w latach 2018-2019 w życie weszło 518 stron nowelizacji ustaw podatkowych. Oznacza to "wymianę na nowe" aż 31 proc. treści ustaw podatkowych.

- Dla firm dokuczliwa jest liczba zmian w przepisach, czas który muszą poświęcić na och śledzenie oraz niepewność czy sposób w jaki do ter pory wypełniali dokumenty, sposób kalkulacji jest aktualny, czy się zmienił - uważa Małgorzata Samborska, dyrektor w zespole doradztwa podatkowego Grant Thornton. Ekspertka zwraca uwagę na to, że sprawozdania finansowe nie są jedynymi, które wypełnia i wysyła przedsiębiorca. Według szacunków Grant Thornton, statystyczna duża firma w Polsce ma do wypełnienia aktualnie 314 formularzy rocznie.

W raporcie podzielono czas, który firmom jest potrzebny na wypełnienie obowiązków podatkowych pracę własnych pracowników i na pracę firm z którymi współpracują. Okazało się, że przedsiębiorstwa na rozliczanie podatków i sprawozdawczość przeznaczają rocznie średnio ponad 2,7 tys. godzin swoich pracowników. Muszą tylko na to jedno zadanie przeznaczyć 1,7 etatu specjalisty finansowego. Jeszcze więcej czasu zajmuje to w dużych firmach: przeciętna duża firma na raportowanie finansowe przeznacza ponad 4,9 tys. godzin rocznie, a więc do tego jednego zadania potrzebuje pełnego zaangażowania (ciągłej pracy) aż 3,2 specjalistów.

Dodatkowo co trzecia firma korzysta z usług zewnętrznych - ze wsparcia podmiotów outsourcingowych. Jak wynika z opracowania zewnętrze firmy przeznaczają dodatkowo 954 godziny na pomoc w rozwiązywaniu kwestii podatkowych i sprawozdawczych.

Ale to nie koniec zadań i czasu poświęconego na obserwowanie i wyjaśnianie zmian przepisów. Pomagają doradcy podatkowi - 313 godzin wsparcia rocznie, a także informatycy, bo na aktualizację firmowych systemów informatyczno-finansowych średnio w roku potrzeba 214 godzin, czyli ponad 26 dni pracy.

Dyrektorzy finansowi, cytowani w raporcie zwracają uwagę na to, że niekiedy firmy muszą wypełniać różne sprawozdania i druki dotyczące tych samych kwestii, z takimi samymi danymi, jednak zbieranymi przez administrację odrębnie - w ten sposób sprawozdania się dublują. Warto też - ich zdaniem - zmienić legislacyjną praktykę, że zmiany podatkowe czy sprawozdawcze są szybko uchwalane tuż po ich prezentacji przez rząd, a potem terminy ich wprowadzenia w życie są przekładane i odraczane.

- Ogłaszanie a następnie odraczanie terminów wprowadzenia zmian (split payment, deklaracja JPK_V7, nowa matryca VAT) przysparza (nierzadko po wielokroć) dodatkowej pracy. Może warto inicjalnie zaakceptować nieco mniej ambitne terminy, zyskując w zamian szansę na zakończoną sukcesem implementację? -pyta Tomasz Dankowiakowski, dyrektor finansowy w Geberit Sp. z o.o.

Aleksandra Fandrejewska