Notariusz nie może tkwić w epoce kałamarzy

Jeśli notariusze poważnie myślą o dotrzymaniu kroku zachodzącym zmianom, powinni jak najszybciej rozpocząć dyskusję, która pozwalałaby im na sprawne funkcjonowanie w społeczeństwie XXI wieku.

Świat idzie do przodu

Od pewnego czasu jesteśmy świadkami szeroko pojętej informatyzacji życia publicznego, przejawiającej się zwłaszcza w dużej w tym względzie aktywności legislacyjnej ustawodawcy. Rozpoczęta wprowadzeniem ustawy o podpisie elektronicznym rewolucja przenosi się na coraz to nowe obszary, skutkując uchwaleniem ustawy o elektronicznych środkach płatniczych, zmianami w prawie procesowym, aktach prawnych odnoszących się do ksiąg wieczystych, nowelizacją przepisów prawa cywilnego o formie czynności prawnych, trybie ofertowym zawierania umów, sięgając także daleko w obszary prawa publicznego. Proces informatyzacji niewątpliwie już się na dobre rozpoczął, wymuszając w coraz to nowych dziedzinach konieczność przeprowadzenia zmian dostosowujących je do rosnących wymagań nowoczesnego społeczeństwa.

Potrzeba odświeżenia i zaktualizowania regulacji odnoszącej się do aktu notarialnego, a także pozostałych czynności dokonywanych przez rejentów, jest już dziś faktem, który trudno poddawać dyskusji. Jednakże kwestia sposobu i jakości zmian, jakie powinny być w tym obszarze dokonane, rodzi duże wątpliwości i kontrowersje.

Trzeba zmienić formę

W moim przekonaniu polemikę zmierzającą w kierunku wypracowania modelu nowego elektronicznego notariatu należałoby poprzedzić zdefiniowaniem potrzeb, zadań i funkcji, jakie miałby on spełniać. Przekładanie bowiem aktu notarialnego i pozostałych czynności notarialnych w dotychczasowym kształcie byłoby daleko chybione. Należy przecież pamiętać, że obowiązująca regulacja tworzona była w okresie ograniczonych w stosunku do dzisiejszych środków i możliwości. Nowa ustawa powinna bezwzględnie wykorzystać, w miarę potrzeby oczywiście, wszystkie z nowoczesnych instrumentów prawnych, także tych przyszłych, aby w sposób możliwie najpełniejszy realizować swą użyteczną wobec osób się nią posługujących funkcję.

Nic nie uzasadnia przyjęcia metody polegającej na przekładaniu obecnych rozwiązań prawnych zawartych w ustawie Prawo o notariacie z 14 lutego 1991 r. na język informatyki prawniczej. W rzeczywistości taki zabieg byłby pozorowanym krokiem naprzód i prowadziłby jedynie do utrwalenia dotychczasowych wzorców w postaci elektronicznej.

W moim przekonaniu do zmian w prawie o notariacie, a w szczególności tworzenia nowej regulacji poświęconej elektronicznemu aktowi notarialnemu, należałoby podejść w sposób podobny, jaki zastosował ustawodawca w przypadku podpisu elektronicznego, tzn. środek ciężkości całego przedsięwzięcia umiejscowić w obszarze funkcji, jakie akt spełnia i ewentualnie miałby spełniać, nie zaś utrzymania za wszelką cenę jego i tak już dziś wątpliwej "doniosłej" formy.

Wśród dziś istniejących w prawie o notariacie rozwiązań pojawia się wiele takich, które wręcz uniemożliwiają przeniesienie szeroko pojętych czynności notarialnych na ekran komputera. Są nimi przede wszystkim równoczesna obecność, sprawdzenie tożsamości, pieczęć. Wszystkie z tych elementów służą bez wątpienia bezpieczeństwu i pewności czynności utrwalonych w formie notarialnej. Należy mieć jednak pełną świadomość tego, że zastosowanie do sporządzania treści aktu notarialnego podpisu elektronicznego jest w stanie, w stopniu nawet pewniejszym, zabezpieczyć i zapewnić wiarygodność takich elementów treści dokonywanych czynności, jak prawdziwa tożsamość stron czy pochodzący od nich podpis. Podpis elektroniczny daje bowiem większe możliwości weryfikowania tożsamości stron czynności prawnej, a także roli, w jakiej występują w konkretnej czynności notarialnej, w tym także w czasie rzeczywistym, niż w zakresie, w jaki na nie pozwalają tradycyjne dokumenty, jak dowód osobisty, paszport czy pełnomocnictwo.

Ponadto w tzw. atrybutach certyfikatów, mówiąc niejako w sposób uproszony dołączonych do certyfikatu, można zamieszczać, a następnie weryfikować te wszystkie informacje, jakie zwykle zawierane są w pełnomocnictwach i innych pismach, a więc m.in. określić mocodawcę, pełnioną w nim funkcję, zakres pełnomocnictwa, jego ważność, wysokość kwoty granicznej dopuszczalnych transakcji. Innymi słowy, weryfikacja podpisu elektronicznego uczestnika czynności daje możliwość weryfikowania on-line nie tylko tożsamości stawającej osoby, ale także innych ważnych dla ważności i skuteczności samej czynności okoliczności, co w przypadku obrotu tradycyjnego jest często niemożliwe lub znacznie utrudnione.

Pieczęć elektroniczna

Odnosząc się zaś do kolejnego niezbędnego elementu aktu notarialnego, jakim jest pieczęć, przy założeniu oczywiście, że miałaby ona stanowić nadal osobny od podpisu notariusza element treści aktu, to zauważyć należy, iż technicznie nic nie stoi na przeszkodzie, aby taką niepowtarzalną i przypisaną do każdego z rejentów pieczęć elektroniczną na wzór elektronicznej sygnatury stworzyć, jednak i w tym zakresie rodzi się poważna wątpliwość natury funkcjonalnej, czemu taka pieczęć miałaby w przypadku elektronicznych czynności notarialnych służyć.

Odrębnej, ale wyjątkowo wnikliwej, dyskusji należy pozostawić kwestię równoczesnej obecności stron, zaznaczając jednak, iż za bezwzględnym utrzymywaniem tego wymogu przemawia coraz to mniejsza liczba argumentów.

Inne czynności notarialne

Przedmiotem najpoważniejszych rozważań należy bezwzględnie uczynić możliwość wprowadzania innych form czynności, w których utrwalaniu udział mieliby mieć notariusze. Moim zdaniem powinny być dokonywane w środowisku wirtualnym transakcje handlowe większej wartości, dla których strony nie decydowałyby się na formę aktu czy nawet dokumentu z datą pewną, ale niejako brałyby sobie na świadka jej dokonania, właśnie z uwagi na status osoby zaufania publicznego - rejenta.

Przy okazji wymiany poglądów na temat nowoczesnego notariatu i próby zamiany obrotu dokumentami notarialnymi na tzw. obrót bezpapierowy, należałoby w dyskusji uwzględnić postulaty związane z możliwością wprowadzenia dostępnych np. dla sądów czy urzędów skarbowych bądź innych organów państwowych elektronicznych repertoriów, pozwalających w sposób szybki, łatwy i, co najważniejsze, tani odszukiwać niezbędne akty i zapoznawać się z ich treścią. Innego rodzaju problemem z punktu widzenia dotychczasowej praktyki może być kwestia elektronicznych wypisów, które jako kopia pliku nie różnią się w zasadzie niczym od oryginału, ale i ta okoliczność, moim skromnym zdaniem, nie powinna mieć dla oceny potrzeby ich wprowadzenia najmniejszego znaczenia, biorąc w szczególności pod uwagę fakt, że nawet obecnie w obrocie posługujemy się tylko wypisami mającymi status dokumentów oryginalnych. Oczywiście odrębną kwestią byłoby tu zabezpieczanie takich kopii przed ewentualną możliwością dokonywania zmian.

Barbara Pabin