Rekompensata za urlop
Jeżeli pracodawca w ostatniej chwili powiadomi cię, że jednak nie możesz pojechać na zaplanowany i już opłacony urlop, nie martw się, że przepadną ci pieniądze. W takiej sytuacji pracodawca powinien ci zwrócić koszty, które poniosłeś. Taka rekompensata zwolniona jest z podatku.
Rozpoczyna się sezon urlopowy. Zdarza się, że pracownik wcześniej zaplanuje urlop. Uzyska na to zgodę pracodawcy. Wykupi następnie w biurze turystycznym wycieczkę lub wczasy. Tuż przed rozpoczęciem urlopu zostaje jednak powiadomiony przez pracodawcę, że z powodu nieprzewidzianych wcześniej okoliczności nie będzie mógł pójść na urlop w zaplanowanym terminie. Jest bowiem niezbędny w firmie.
Czy pracodawca powinien zwrócić pracownikowi poniesione przez niego koszty związane z wykupieniem np. zagranicznej wycieczki wakacyjnej? Wiele osób nie jest również pewnych, czy taka swoista rekompensata podlega opodatkowaniu?
"Obowiązek zwrócenia pracownikowi poniesionych wcześniej kosztów wynika z art. 167 par. 2 kodeksu pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). To nie ulega wątpliwości. Nie wszyscy natomiast wiedzą, jak traktować pod względem podatkowym taką rekompensatę. Otóż zwrot wcześniej poniesionych kosztów nie podlega opodatkowaniu. Należy go bowiem traktować jako szczególnego rodzaju odszkodowanie, jakie otrzymuje od pracodawcy w związku z tym, że nie mógł skorzystać z urlopu, mimo że poniósł odpowiednie koszty.
Co do zasady odszkodowania są zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.). Dotyczy to jednak odszkodowań, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z odrębnych Warto jeszcze pamiętać, że podatnik ubiegający się o zwrot poniesionych kosztów na wakacje, z których nie może skorzystać, musi udokumentować poniesione wydatki. Osoba taka powinna przedstawić np. fakturę lub rachunek wystawiony przez biuro turystyczne.
Jak to reguluje kodeks pracy (art. 167 par. 1 i 2)
Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.
Pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.
Krzysztof Tomaszewski
Ewa Grejner, radca prawny w kancelarii Marciniuk i Wspólnicy Sp. z o.o.:
W przypadku rekompensat za opłacone przez pracowników, lecz nie z ich winy niewykorzystane, wyjazdy wakacyjne takimi odrębnymi przepisami będą regulacje art. 167 par. 2 kodeksu pracy. Określają one zasady zwrotu kosztów poniesionych przez pracowników. Chcę podkreślić, że kwota zwrotu zwolnionego z podatku nie powinna przekraczać kwoty, którą wcześniej poniósł pracownik, np. wykupując w biurze turystycznym wakacyjny wyjazd. Od kwoty w takiej wysokości pracodawca nie powinien potrącać zaliczek na podatek dochodowy. A jeżeli mimo wszystko je pobierze, to w takiej sytuacji pracownik może bezpośrednio wystąpić do właściwego dla pracodawcy (płatnika) urzędu skarbowego i domagać się zwrotu nadpłaty korzystając z możliwości, jakie daje art. 75 Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).
