Ryczałt za pracę zdalną. Firmy boją się kontroli, więc robią żmudne ewidencje
Zgodnie z nowym prawem, firmy powinny wypłacać ryczałt za zużyty prąd i internet osobom, które pracują zdalnie. Od tego ryczałtu nie trzeba odprowadzać podatków i składek. To rozwiązanie ma być korzystne dla pracownika, ale może przysparzać problemów działom kadr.
Od 7 kwietnia 2023 roku zmieniły się zasady regulujące pracę zdalną. Szczegółowo pisaliśmy o tym tutaj.
Jedną z wprowadzonych zmian jest to, że osobom, które wykonują pracę zdalną, przysługuje ryczałt za zużycie prądu i internet. Taki zwrot kosztów przyznawany przez firmę jest nieopodatkowany i nieoskładkowany.
Jak wskazuje Business Insider, w związku z tym wiele firm zdecydowało się wprowadzić wymóg odnotowywania pracy z domu. To dlatego, żeby móc prowadzić ewidencję tego, ile dni dany pracownik pracuje zdalnie.
Chodzi o to, żeby uniknąć zarzutu, że wypłacany ryczałt jest za duży w stosunku do rzeczywiście poniesionych kosztów, a więc, że w zasadzie stanowi źródło przychodu danego pracownika, a nie jedynie zwrot poniesionych przez jego kosztów. Zapytane o to Ministerstwo Finansów przyznało, że wypłata ryczałtu może być skontrolowana przez skarbówkę.
"Prawidłowość wykazanego przez podatnika przychodu, w tym wysokość ustalonego ryczałtu jako zwrot kosztów za prąd i dostęp do Internetu na potrzeby pracy zdalnej, może podlegać weryfikacji Krajowej Administracji Skarbowej. O tym, jednak czy w konkretnym przypadku zostanie przeprowadzona weryfikacja, tzn. czy będzie wszczęta kontrola albo czynności sprawdzające, zdecydują wyniki analizy ryzyka. Gdy te ostatnie wskażą na wysokie ryzyko wystąpienia nieprawidłowości, uruchomiona zostanie kontrola" - napisał resort finansów w odpowiedzi dla Business Insidera.
Takie rozwiązanie - codzienne odnotowywanie, czy pracowaliśmy zdalnie - może być dużym obciążeniem i dla pracowników, i dla działów kadr. Chodzi zwłaszcza o firmy zatrudniające dużą liczbę pracowników.
- To pracochłonne i kosztowne rozwiązanie, w szczególności dla firm, które chcą umożliwiać pracownikom elastyczne korzystanie z pracy zdalnej oraz dla dużych przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej kilkaset osób - mówi dr Magdalena Zwolińska, adwokatka i partnerka w kancelarii NGL Legal, cytowana przez portal. Ekspertka wskazuje więc sposób na ominięcie konieczności prowadzenia tej żmudnej ewidencji.
- Firma, która chce uniknąć czasochłonnego ewidencjonowania, może ustalić ryczałt na wyższym poziomie, tak aby na pewno pokrywał on koszty pracy zdalnej w przypadku każdego pracownika wykonującego obowiązki w tym trybie i jednocześnie odprowadzić podatek oraz składki, aby uniknąć zarzutu obchodzenia obciążeń publicznych - mówi dr Zwolińska.
To rozwiązanie jest proste, ale może oznaczać wyższe koszty.
- Oczywiście teoretycznie omawiane rozwiązanie oznacza większy wydatek dla firm, bo wypłacą pracownikowi co miesiąc np. 100 zł, a nie 50 zł, ale w praktyce jeszcze wyższe mogą być comiesięczne koszty dodatkowej pracy, jaką muszą wykonywać działy kadrowe - podsumowuje.
