Nowe zasady pracy zdalnej. Co trzeba wiedzieć przed 7 kwietnia?

• Zmiany w prawie pracy dotyczące pracy zdalnej staną się obowiązujące 7 kwietnia.
• Kodeks pracy wprowadza m.in. zasady pracy na odległość oraz 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej. 
• Pracodawcy będą zobowiązani do przygotowania odpowiedniej dokumentacji, w tym ustalania zasad wypłaty ryczałtu czy ekwiwalentu za poniesione przez pracownika koszty energii elektrycznej i internetu.
• Do niezbędnych dokumentów zaliczymy również zasady BHP, ocenę ryzyka zawodowego i regulacjami w zakresie przetwarzania danych osobowych w związku z pracą zdalną.

Nowelizacja kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej wejdzie w życie 7 kwietnia. Jednocześnie z tym dniem wygaśnie dotychczasowe prawo o telepracy, stworzone w związku z pandemią Covid-19. Nowe regulacje przynoszą zarówno pracownikom, jak i pracodawcom szereg zmian. Zwłaszcza ci drudzy powinni się do nich dobrze przygotować - tym bardziej, jeśli do tej pory nie umożliwiali wykonywania pracy na odległość, bowiem zmiany przepisów obejmą wszystkich przedsiębiorców zatrudniających osoby na umowę o pracę. 

Zgodnie z nowymi przepisami za pracę zdalną będzie można uznać zarówno taką, gdy obowiązki służbowe wykonywane są w 100 proc. spoza siedziby firmy, jak i w niektórych dniach tygodnia (praca hybrydowa). W przypadku, jeśli pracodawca umożliwia wykonywanie pracy na odległość niezbędne będzie dostosowanie się do Kodeksu pracy w postaci ustalenia regulaminu wewnętrznego przy udziale reprezentacji pracowników lub zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi. W tego typu dokumentach muszą znaleźć się informacje m.in. o zasadach wykonywania pracy zdalnej czy pokrywania kosztów związanych ze sprzętem czy korzystaniem z niego. Dopuszczalna jest także forma indywidualnych porozumień, która może sprawdzić się w sytuacji, gdy tylko niektóre osoby pracują zdalnie. W przypadku, gdy podpisywana jest nowa umowa o pracę kwestie pracy zdalnej powinny być zawarte właśnie w niej.

Jak wyjaśnia Interii adwokat Anna Golenia, senior associate i ekspert prawa pracy w kancelarii Osborne Clarke, u wielu przedsiębiorców przygotowania do wdrożenia zmian w zakresie pracy zdalnej trwają już od ubiegłego roku.

- Obecnie u większości pracodawców, z którymi współpracuję, trwają zaawansowane prace nad treścią regulaminu pracy zdalnej lub porozumienia dotyczącego pracy zdalnej. Wiem, że część klientów uzyskała już potrzebne dokumenty od specjalisty BHP (m.in. ocenę ryzyka zawodowego i informację o bezpiecznych i higienicznych warunkach pracy) i pracuje nad regulacjami w zakresie przetwarzania danych osobowych w związku z pracą zdalną. Duża grupa przedsiębiorców rozmawia też już z przedstawicielami pracowników w zakresie nowych regulacji dotyczących pracy zdalnej - tłumaczy ekspertka.

Dokumentacja dotycząca warunków BHP, oceny ryzyka zawodowego czy informacji o danych osobowych - w przeciwieństwie do regulaminu czy porozumień - powinna być przygotowana na potrzeby zdalnej przez wszystkich pracodawców, bowiem kwestie te dotyczą także pracy zdalnej okazjonalnej. Jej wymiar będzie wynosił 24 dni, niezależnie, czy pracownik będzie wykonywał pracę zdalną na co dzień, czy nie. Pula tego urlopu co do zasady nie będzie wliczała się do np. rocznej puli dni przeznaczonej na pracę zdalną ustalonej odgórnie przez pracodawcę. W 2023 roku liczba dni przeznaczonych na pracę zdalną okazjonalną również nie zostanie zmniejszona proporcjonalnie do pozostałego do końca grudnia czasu. 

W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej zapisy znowelizowanego Kodeksu pracy o zwrocie kosztów poniesionych przez pracownika na koszty energii elektrycznej oraz internetu nie mają zastosowania. Kwestia ta dotyczyć będzie wyłącznie te osoby, które pracę na odległość będą wykonywać regularnie (częściowo lub całkowicie spoza biura). Obecnie, jak wskazuje Anna Golenia, wyzwaniem u części przedsiębiorców jest ustalenie zasad obliczania ryczałtu oraz określenie formy jego wypłaty - ryczałt godzinowy, dzienny, miesięczny czy też może za dłuższy okres. 

- Pojawiają się też wątpliwości, jakie dokumenty należy gromadzić by w razie ewentualnej kontroli móc wykazać prawidłowość przeprowadzonych wyliczeń i ustalonych kwot ryczałtu. Niektórzy pracodawcy mają trudność z określeniem sposobu potwierdzania obecności w pracy zdalnej. Przedsiębiorcy chcą wprowadzić rozwiązanie, które faktycznie umożliwi weryfikowanie obecności pracownika, ale by jednocześnie nie stanowiło to dodatkowego obciążenia dla pracowników i ich przełożonych - mówi rozmówczyni Interii.

Jak wynika z obliczeń przeprowadzanych przez ekspertkę wraz z przedsiębiorcami na podstawie danych dotyczących zużycia energii elektrycznej i internetu, pracownicy będą mogli liczyć na ok. 2-3 zł zwrotu za dzień pracy, liczony jako 8 godzin. 

- Zadaniowy system czasu pracy nie oznacza, że pracownik ma zupełną dowolność w określaniu godzin pracy i wymiaru pracy w danym dniu. Także w tym przypadku obowiązuje zasada, że dobowy wymiar czas pracy pracownika powinien wynieść 8 godzin pracy (jeśli mówimy o pełnym wymiarze czasu pracy) oraz konieczne jest zapewnienie nieprzerwanego minimalnego odpoczynku dobowego. System czasu pracy lub rozkład czasu pracy, w którym pracuje pracownik objęty pracą zdalną, nie ma więc bezpośredniego przełożenia na wysokość ryczałtu za energię elektryczną i Internet. Jeśli przykładowo pracodawca wprowadza ryczałt dzienny ustalony w oparciu o założenie, że w ciągu dnia pracy zdalnej pracownik pracuje przez 8 godzin, to taki ryczałt powinien mieć zastosowanie także do pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze w zadaniowym systemie czasu pracy.

Przed największym wyzwaniem stoją obecnie ci pracodawcy, którzy do tej pory nie umożliwiali wykonywania pracy na odległość, mimo iż charakter pracy na to pozwala. Anna Golenia podkreśla, że nawet ci pracodawcy, którzy nie przewidują wdrożenia regularnej pracy zdalnej powinni mieć świadomość, że może ona jednak u nich występować. 

- Pierwszy przypadek to pracownicy uprzywilejowani, np. pracownice w ciąży, pracownicy wychowujący dziecko do 4. roku życia). Tacy pracownicy mogą złożyć wniosek o objęcie ich pracą zdalną, który jest co do zasady wiążący dla pracodawcy. Pracodawca może odmówić pracy zdalnej takiemu pracownikowi tylko wtedy, gdy rodzaj pracy lub jej organizacja nie pozwalają na wykonywanie tej pracy w trybie zdalnym. Jeśli zaś rodzaj i organizacja pracy umożliwiają pracę zdalną, praca zdalna powinna dla takiego pracownika być wdrożona. Drugim przypadkiem jest praca zdalna okazjonalna. Co prawda pracodawca nie ma obowiązku wyrażenia zgody na pracę zdalną okazjonalną. Można sobie jednak wyobrazić, że taki wniosek o pracę zdalną okazjonalną zostanie zaakceptowany - zwraca uwagę adwokat.

I podkreśla, że w takich przypadkach kwestia przygotowania odpowiedniej dokumentacji (BHP, ocena ryzyka zawodowego, procedura ochrony danych osobowych) również będzie niezbędna. 

Istotnym tematem może okazać się dla pracowników również zezwolenie - lub jego brak - na pracę zdalną spoza Polski przez pracodawców. Znowelizowany Kodeks pracy nie nakłada w tym względzie ograniczeń , jednak firmy muszą się liczyć z faktem, że zagraniczne zasady dotyczące ubezpieczeń społecznych, bezpieczeństwa danych, podatków czy ogólnych regulacji prawnych dotyczących pracy zdalnej mogą się różnić od tych obowiązujących w Polsce. Tę kwestię pracodawcy mogą ustalać już w ramach wewnętrznych zasad i umów, bowiem miejsce wykonywania obowiązków służbowych musi być określone między stronami. 

Paulina Błaziak

Zobacz również: