Umowa w trybie ofertowym
Oferta i jej przyjęcie stanowi jeden z częściej stosowanych sposobów zawierania umów. Może się pojawić niezależnie albo też w trakcie innych trybów zawierania umów (np. w procesie negocjacji, w toku aukcji lub przetargu). Złożenie oferty polega na oświadczeniu drugiej stronie woli zawarcia umowy z podaniem jej istotnych postanowień.
Propozycja składającego ofertę powinna być stanowcza. Zatem zwroty w rodzaju: "oferta niewiążąca", "bez zobowiązań", "z zastrzeżeniem potwierdzenia" wykluczają tryb ofertowy. Zamiast oferty mamy wówczas do czynienia raczej z zaproszeniem do zawarcia umowy. Odpowiedź drugiej strony nie wystarczy więc do tego, by kontrakt doszedł do skutku. Wymagane wówczas będzie ponowne oświadczenie składającego zaproszenie.
Adresat oferty (oblat) przez przyjęcie oferty może doprowadzić do zawarcia umowy o treści określonej w ofercie. Dla tego, który ofertę złożył (oferenta) i oczekuje na odpowiedź, powstaje więc tzw. stan związania ofertą. W tym czasie oferent powinien pozostawać w gotowości do wykonania zaoferowanego świadczenia. Różna może być długość tego okresu. Sprawa jest jasna, jeśli oferent sam oznaczył termin związania ofertą. Może to być zarówno określenie terminu końcowego, a więc do kiedy będzie można skutecznie złożyć ofertę, jak i terminu początkowego związania ofertą - w tym przypadku oferta wiąże nie od chwili jej złożenia, lecz np. od daty wskazanej w ofercie.
Oferta nie może wiązać bezterminowo. Wszelkie klauzule zmierzające do takiego skutku oferty (np. "oferta może być przyjęta w każdym czasie", "oferta wiąże bezterminowo") są nieważne.
Jeżeli oferent nie oznaczył terminu, w ciągu którego oczekiwać będzie na odpowiedź, wówczas oferta złożona w obecności drugiej strony (np. na spotkaniu) albo za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość (np. w trakcie rozmowy telefonicznej) przestaje wiązać, gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie. W przypadku zaś gdy oferta została złożona w inny sposób (np. tradycyjną pocztą), musi upłynąć czas, w którym składający ofertę mógł w zwykłym toku czynności otrzymać odpowiedź wysłaną bez nieuzasadnionego opóźnienia.
Oferta złożona w postaci elektronicznej wiąże składającego ofertę, jeżeli druga strona niezwłocznie potwierdzi jej otrzymanie. Zazwyczaj dochodzi do tego już w momencie tzw. zalogowania się w witrynie internetowej, kiedy to następuje zindywidualizowanie oblata.
Na przedsiębiorcy, który składa ofertę w postaci elektronicznej, ciążą pewne obowiązki. Przed zawarciem umowy powinien on w sposób jednoznaczny i zrozumiały poinformować potencjalnych kontrahentów m.in. o:
- czynnościach technicznych składających się na procedurę zawarcia umowy,
- skutkach prawnych potwierdzenia przez drugą stronę otrzymania oferty,
- zasadach i sposobach utrwalania, zabezpieczania i udostępniania przez przedsiębiorcę drugiej stronie treści zawieranej umowy.
W praktyce następuje to przez podanie wymaganych informacji na stronie internetowej. Każdy zainteresowany może więc z łatwością się z nimi zapoznać. Przyjęcie oferty, a tym samym zawarcie umowy, sprowadza się najczęściej do paru kliknięć myszką w odpowiednim miejscu, po czym powinien pojawić się komunikat o przyjęciu zamówienia do realizacji.
Powyższe zasady składania ofert w postaci elektronicznej nie dotyczą umów zawieranych za pomocą poczty elektronicznej (e-mail) czy innych podobnych środków porozumiewania się na odległość (np. faks). Nie stosuje się ich również do "handlu elektronicznego" między przedsiębiorcami, jeśli strony zgodziły się na ich wyłączenie.
Do zawarcia umowy w trybie ofertowym wymagane jest przyjęcie oferty, a więc najczęściej złożenie odpowiedniego oświadczenia przez adresata oferty składającemu. Nie zawsze jednak przyjęcie oferty musi następować poprzez wyraźne oświadczenie złożone oferentowi. Nieraz możliwe jest dorozumiane lub milczące przyjęcie oferty. Do zawarcia umowy w taki sposób może dojść pomiędzy przedsiębiorcami pozostającymi ze sobą w stałych stosunkach gospodarczych. Jeżeli przedsiębiorca otrzyma od swojego stałego partnera gospodarczego ofertę zawarcia umowy w ramach swojej działalności, wówczas brak niezwłocznej odpowiedzi na ofertę będzie poczytany za przyjęcie oferty.
W sytuacji natomiast, gdy z ustalonego w danych stosunkach zwyczaju lub według treści oferty wyraźne przyjęcie oferty nie jest wymagane, w szczególności jeżeli składający ofertę żąda niezwłocznego wykonania umowy, umowa dochodzi do skutku, gdy druga strona w czasie właściwym przystąpi do jej wykonania. W przeciwnym razie oferta przestaje wiązać.
Warto też wiedzieć, że przyjęcie oferty z zastrzeżeniami zmiany lub uzupełnienia jej treści (np. zmieniające termin odbioru towaru) poczytuje się za nową ofertę. Jednakże w obrocie gospodarczym zasada ta została zmodyfikowana. Tutaj bowiem odpowiedź na ofertę z zastrzeżeniami zmian lub uzupełnień niezmieniających istotnie treści oferty poczytuje się za jej przyjęcie. Wówczas przedsiębiorców wiąże umowa o treści określonej w ofercie, lecz z uwzględnieniem zastrzeżeń zawartych w odpowiedzi na nią.
Odwołanie oferty może nastąpić tylko i wyłącznie w stosunkach między przedsiębiorcami (w obrocie gospodarczym). Jeżeli więc oferta skierowana jest przez przedsiębiorcę do konsumentów, wówczas składający ofertę nie może jej wycofać i musi wyczekać do jej wygaśnięcia, czyli np. nadejścia terminu końcowego związania ofertą. Ponadto, aby takie odwołanie było skuteczne, musi być złożone drugiej stronie (oblatowi) przed wysłaniem przez nią oświadczenia o przyjęciu oferty. Jeżeli jednak w treści oferty zastrzeżono jej nieodwołalność lub określono termin jej przyjęcia, wówczas takiej oferty odwołać nie można.
Należy zaznaczyć, iż odwołanie oferty po zawarciu umowy nie jest już możliwe.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.)
autor: Tomasz Konieczny
Gazeta Podatkowa nr 19 (747) z dnia 2011-03-07