Wynajmij, ale z głową

Kupić czy wynająć? W gruncie rzeczy wybór jest czysto teoretyczny, przynajmniej jeżeli dotyczy on powierzchni w biurowcu.

- W nowoczesnych budynkach biurowych klasy A i B nie ma ofert sprzedaży wydzielonych lokali - wyjaśnia Paulina Misiak, associate w dziale powierz- chni biurowych Cushman & Wakefield, która negocjowała jeden z największych ostatnio kontraktów na rynku: wynajem przez Bank Millennium 22,4 tys. m² w Harmony Polifonia Office Centre.
- Uwzględniając obecny boom, wynajęte i nowoczesne budynki stanowią doskonałe produkty inwestycyjne jako całość, dlatego deweloperzy sprzedają je w całości.

Średnia wielkość zapotrzebowania na powierzchnię pod działalność operacyjną firm mieści się najczęściej w przedziale 0,1 - 1,5 tys. m², podczas gdy przeciętna wielkość biurowca wynosi od 15 do 40 tys. metrów kwadratowych. W takiej sytuacji zakup przekracza zwykle potrzeby firm, natomiast nabycie wydzielonego lokalu jest dla nich nieomal nieosiągalne.

Ten rynkowy trend potwierdza Andrzej Siekierski, dyrektor administracyjny w Skanskiej. Jego spółka, która kilka lat temu przejęła Exbud, poszła o krok dalej i zdecydowała się na popularne na rynku rozwiązanie "sale & lease back" - pozwalające firmie w prosty sposób uwolnić zamrożony kapitał i przeznaczyć go na inwestycje w podstawową działalność - oraz sprzedała należące do niego nieruchomości, a następnie je wynajęła.

Podstawowym interesem jego firmy, jak wyjaśnia Siekierski, jest budowanie, a nie zarządzanie powierzchnią biurową, zatem posiadanie własnego biura mija się z celem. Jedyne nieruchomości, jakie zachowała sobie Skanska, to te, które mają strategiczny wpływ na działalność przedsiębiorstwa - bazy sprzętu i wytwórnie mas bitumicznych. A biuro najlepiej wynajmować, ponieważ to sama wygoda. Andrzej Siekierski ocenia, że do zarządzania własnym biurem musiałby zatrudnić kilka dodatkowych osób, które negocjowałyby umowy z dostawcami wody czy prądu, a tak - dostaje jedną fakturę na wszystko od zarządcy budynku i nie musi się kłopotać sprawami związanymi z utrzymaniem powierzchni.

Joanna Mroczek, information manager w Jones Lang LaSalle, podsumowuje, że biura, które można łatwo kupić, to właściwie jedynie domy mieszkalne pełniące obecnie funkcje biznesowe. Chętnie nabywają je np. agencje reklamowe - ponieważ oryginalnie zmodernizowana willa to najlepszy dowód ich kreatywności.

Trzeba od razu zastrzec, że wynajęcie lokalu nie jest dzisiaj sprawą prostą. Jak zauważa Tomasz Buras, dyrektor powierzchni biurowych w King Sturge, podpisując umowy najmu w centrum Warszawy, nie można mieć nadziei na to, że deweloperzy będą elastyczni, zaś poza centrum na dobre warunki i podejście zależne od sytuacji mogą liczyć jedynie te firmy, które jako pierwsze zdecydują się na wynajem biur w nowo powstających budynkach.

- Jeżeli zależy nam na wyborze najlepszej oferty w danej lokalizacji, wynegocjowaniu dobrych warunków, niskiej efektywnej stawce czynszu, uzgodnieniu standardu i planów aranżacji przed podpisaniem umowy, a wreszcie na wynegocjowaniu korzystnych zapisów umowy, to proces najmu będzie złożony - przestrzega Paulina Misiak.

Jej zdaniem, detali związanych z zawieraniem tego typu kontraktów jest tak wiele, że w razie większych umów trudno będzie się obyć bez usług profesjonalnego doradcy.

Wymienia również trzy kluczowe punkty, które - poza podstawową stawką czynszu - mają wpływ na późniejsze korzystanie z biura.

Po pierwsze, uważnie przyjrzyjmy się ustaleniom technicznym: planowi aranżacji powierzchni, podziałowi kosztów prac adaptacyjnych, a także specyfikacji wykończeń.

- Takie ustalenia powinny się toczyć równolegle do negocjacji umowy, gdyż w aranżacji ukryte są ogromne nakłady - ostrzega Paulina Misiak.
- Koszty wykończeń są zwykle zliczane pod koniec negocjacji wraz z ostatecznym zatwierdzeniem planów przez najemcę, dlatego warto ustalić ich podział i wartość z wyprzedzeniem, by uniknąć niespodzianek tuż przed podpisaniem umowy.

Joanna Mroczek przypomina także o innych kosztach. Oprócz czynszu najemca będzie ponosił też inne wydatki, choćby opłaty parkingowe (od 50 do 150 euro miesięcznie za miejsce) oraz koszty eksploatacyjne (opłaty za media, sprzątanie, ochronę itp.), które wahają się od 3 do 5 euro miesięcznie za metr kwadratowy. Dobrze jest zwrócić uwagę na współczynnik powierzchni wspólnej dla budynku. Podany jest najczęściej w procentach i określa, jaki udział w budynku stanowią powierzchnie ogólnie dostępne (recepcja, lobby, korytarze itp.). Wylicza się w ten sposób powierzchnię najmu brutto, od której dopiero naliczane są wszystkie pozostałe opłaty eksploatacyjne ponoszone przez firmę.

Drugi warunek zadowolenia z wynajętego biura to uwzględnienie w kontrakcie sytuacji, które mogą się wydarzyć w przyszłości, a więc zarówno dynamicznego rozwoju naszej firmy (co będzie się wiązało ze zwiększeniem zapotrzebowania na powierzchnię), jak i okoliczności przeciwnych, kiedy to biznes trzeba będzie nieco ograniczyć. Warto szczegółowo omówić z właścicielem budynku takie kwestie, jak: warunki ekspansji, prawo podnajmu i cesji, prawa pierwszeństwa czy czynniki uprawniające do przedterminowego rozwiązania umowy.

Trzecia sprawa wydaje się mniej ważna, ale w rzeczywistości może wpłynąć na to, czy przeprowadzka do nowej siedziby odbędzie się w komfortowych warunkach. Paulina Misiak proponuje, żeby już na samym początku rozmów z deweloperem zwrócić szczególną uwagę na to, ile czasu zajmie mu aranżacja biura od momentu podpisania umowy. Nie ma tu określonych reguł - czasem mogą to być trzy miesiące, a czasem pół roku.

Szukającym biura nasi rozmówcy zalecają rozwagę i spokojne podejmowanie decyzji. Joanna Mroczek podkreśla, że nie zawsze lepszy standard oznacza wyższe koszty najmu. Dlatego warto obejrzeć co najmniej kilka lokalizacji i wybrać tę, która gwarantuje największy komfort pracy - jest przestronna, z dostępem do światła i wszelkich niezbędnych udogodnień.

Paulina Misiak zdradza część swojego warsztatu: szukając dla swoich klientów najlepszych propozycji, organizuje kilkuetapowe konkursy ofert, a każdy z etapów podsumowuje dla nich w formie analizy finansowej. Obejmuje ona nie tylko koszty samego najmu, ale i innych, wspomnianych wcześniej czynników.

- Firmy, które chcą mieć komfortową sytuację i duży wybór, a planują przeprowadzkę w roku 2008 czy 2009, już teraz powinny rozpocząć proces poszukiwań i analizy rynku - podpowiada Tomasz Buras.

Biorąc pod uwagę, że na ogół umowę zawiera się na trzy do pięciu lat, decyzję o zmianie siedziby warto dokładnie przemyśleć. Nawet jeżeli jest ona jedynie narzędziem, a nie celem prowadzenia interesu, to wiadomo, że w dobrze dobranej będzie się pracować lepiej, szybciej i efektywniej.

Krzysztof Garski