4 powody, dla których papierowe dokumenty opóźniają pracę

Czasy się zmieniają i dziś żyjemy w erze cyfryzacji. Koszty operacyjne i środowiskowe ponoszone przez biura w firmach silnie przemawiają za tym, by całkowicie zrezygnować z papieru:

- Obrót dokumentami papierowymi jest nieefektywny, powolny i większość ludzi postrzega go jako utrudnienie w prowadzeniu działalności

- PwC szacuje, że około 7,5% wszystkich dokumentów ulega zagubieniu

Może w takim razie zrezygnować z tej formy dokumentów?

Koncepcja "bezpapierowych biur" pojawiła się już przynajmniej 35 lat temu, a jej autorem jest brytyjsko-amerykański informatyk Frederick Wilfrid. Mimo to, choć jest sam środek ery informacyjnej, nawet nie zbliżyliśmy się do tej pionierskiej idei. Niedawno przeprowadzone przez Epson badania wykazały, że tradycyjny papier wciąż jest podstawowym środkiem przekazu w biurach.

Większość pracowników biurowych wykonuje czasochłonne i nieefektywne czynności związane z obróbką papierowych dokumentów.

Oto 4 główne przyczyny nieefektywności takiego sposobu pracy:

1) Recenzowanie i edytowanie

Prawie co czwarty pracownik biurowy drukuje dokumenty PDF w celu ich przeanalizowania i naniesienia ewentualnych poprawek. Ponadto prawie 2/3 z nich konwertuje te wydruki z powrotem na format cyfrowy.

2) Porównywanie

Szukanie różnić między dwiema kopiami papierowego dokumentu (np.: podpisanej umowy) to czasochłonne zajęcie, które szybko nuży i należy do najbardziej nieciekawych z wszelakich zajęć w pracy. Pracownik musi dokładnie przeczytać obie kopie dokumentu (linijka po linijce, słowo po słowie...), aby sprawdzić czy niczym się nie różnią.

3) Udostępnianie

Średnio każdy pracownik spędza 3,5 godziny tygodniowo na porządkowaniu papierowych dokumentów i 5 godzin na ich przeszukiwaniu. Efekty tego to niepotrzebne wydruki, bałagan na biurkach oraz zagubione dokumenty.

4) Podpisywanie

Podpisywanie dokumentów to bardzo ważny etap procedur zatwierdzania. Tyle że procedury przyjęte w typowym biurze sprawiają, że zdobywanie podpisów jest wyjątkowo niewdzięcznym zadaniem. Każdego tygodnia na zatwierdzanie i podpisywanie dokumentów marnuje się ponad 6 godzin.

5) Dodatkowy powód - oczywiście za papier trzeba płacić!

Droga do lepszej efektywności

Przeprowadzona wśród 3600 europejskich pracowników ankieta wykazała, że aż 83% z nich uważa, że "biuro bez papieru jest nierealne". A jednak, prawie natychmiast możesz odzyskać 20% produktywności pochłanianej przez obrót papierami. ABBYY FineReader 14 - najlepszy program OCR i PDF dla języka polskiego - pomaga utorować drogę do biura bez papieru i odblokować cyfrowy potencjał firmy. Program ten umożliwia konwertowanie dokumentów papierowych i plików PDF na edytowalne formaty (np.: Word i Excel), edytowanie dokumentów PDF, a nawet porównywanie dwóch wersji tego samego dokumentu. Rocznie to ułatwiające obrót papierowymi dokumentami rozwiązanie pozwala oszczędzić nawet do 8000 EUR.

Pobierz bezpłatnie pełną wersję próbną programu FineReader 14 teraz i przekonaj się na własne oczy, jak skutecznie rozwiąże twoje problemy z wydajnością biura.

Generalny Dystrybutor Oprogramowania FineReader w Polsce: AutoID Polska S.A