Naucz się efektywnie zarządzać czasem w pracy

Od tego, jak zarządzamy naszym czasem, w dużej mierze zależy, czy uda nam się wyrabiać z codziennymi obowiązkami. Dlatego każdą pracę należy zacząć od skonstruowania planu działania. Co powinno się na niego składać?

1. Określenie celu do zrealizowania;
2. Efektywnie zaplanowane działania za pomocą narzędzi zarządzania czasem;
3. Decyzje dotyczące priorytetów;
4. Realizacja planu;
5. Systematyczna kontrola.

Ważne! Pamiętaj, że ograniczenie złodziejów czasu oraz efektywna organizacja pozwalają na zyskanie czasu na odpoczynek, rozwój i relacje z bliskimi osobami. Zwiększa się także motywacja do działania, a nie mniej ważna jest także korzyść wynikająca z realistycznej oceny sytuacji, która zmniejsza poziom stresu (na podstawie e-kursu z certyfikatem "Zarządzanie czasem" netAkademia.pl).

Warunkiem wprowadzenia korzystnych zmian w systemie zarządzania czasem jest wiedza o tym, gdzie tracimy jego zasoby. Pożeracze czasu, zwane także złodziejami czasu, to bezproduktywne czynności, które wykonujemy świadomie lub nieświadomie. Co do nich należy?

- Głównym pożeraczem jest wielogodzinne oglądanie telewizji lub przeglądanie Internetu w celach rozrywkowych. Kolejni złodzieje to zła organizacja pracy, brak jasno sformułowanych celów i priorytetów, wykonywanie zbyt wielu czynności jednocześnie, porzucanie zaczętych zadań i nieplanowane rozmowy telefoniczne - tłumaczy Włodzimierz Rosiński, trener z serwisu netAkademia.pl.

Naszą pracę może utrudniać również robieniem zbyt częstych przerw, odkładaniem obowiązków na później, zbyt długimi zebraniami i niezapowiedzianymi wizytami. Kolejne, często pojawiające się pożeracze, to bałagan na biurku lub w komputerze, zła segregacja dokumentów i hałas.

Pamiętaj:

1. Rozpocznij świadome zarządzanie czasem od zidentyfikowania i wyeliminowania głównych pożeraczy czasu,
2. Zastanów się, jakie straty i korzyści wiążą się z każdą z bezcelowych czynności, które wykonujesz,
3. Zacznij działać i wprowadź zmiany mające na celu ograniczenie złodziei czasu,
4. Bądź konsekwentny.

Punktem wyjścia efektywnego zarządzania czasem jest założenie celu. Następnie? Określenie planu jego realizacji. Regułą podstawową jest tzw. 60/40 - zgodnie z nią należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy - wspomniane 60 proc. Możesz je przeznaczyć na realizację zadań, np. przygotowanie kwartalnego raportu lub oferty dla klienta. Pozostały czas należy zarezerwować na sytuacje nieoczekiwane i spontaniczne.

Oczywiście, w zależności od specyfiki pracy, jaką wykonujesz, proporcje 60 do 40 mogą ulec zmianie, np. na 80 do 20 lub 50 do 50.

Istotną regułą jest także zasada Pareto, która zakłada, że źródłem większości osiąganych rezultatów jest mała część wysiłków. Zatem jedynie w ciągu 20 proc. czasu przeznaczonego na działanie osiąga się 80 proc. wyników, a pozostałe 80 proc. czasu przynosi tylko 20 proc. wyników.

Przykład:

• 20 proc. ubrań zakładamy w ponad 80 proc. przypadków;
• 80 proc. zysków pochodzi od 20 proc. klientów;
• 80 proc. wypadków jest powodowanych przez 20 proc. kierowców.

Trzecia zasada planowania to reguła Parkinsona, wychodząca z założenia, że każdy ma tendencję do przedłużania działania. Po co? Abyśmy mogli we własnych oczach uchodzić za mistrzów zarządzania czasem. Przykładowo, jeśli zaplanujesz, że zakupy będą trwały dwie godziny, to nawet, jeśli w krótszym czasie kupisz wszystkie potrzebne produkty, będziesz przedłużać zakupy aż do momentu, kiedy miną dwie godziny.

Nie sposób w dwóch słowach dokładnie opisać wszystkich metod zarządzania czasem - w końcu tej tematyce poświęcone są całe szkolenia i kursy on-line. Warto jednak, choć pokrótce, opisać kilka z nich.

Na pewno jednym z najskuteczniejszym sposobów zarządzania czasem jest metoda ABC, opierająca się na regule Pareto. Jej głównym założeniem jest podział zadań wg ważności w trzech krokach - po pierwsze należy stworzyć pisemną listę wszystkich zadań, które należy wykonać w określonym czasie. Po drugie - uporządkować listę wg zadań priorytetowych (podzielić na zadania typu A, B, C). Np. zadania A to bardzo ważne czynności, których nie możesz delegować innym osobom. Stanowią one ok. 15 proc. wszystkich działań, jednak wpływają na 65 proc. wydajności. Ostatnim krokiem jest zaplanowanie dnia pracy.

Kolejną metodą skutecznego zarządzania czasem jest matryca sformułowana przez amerykańskiego generała Eisenhowera. Zgodnie z nią priorytety wyznaczane są wg dwóch kryteriów. Pierwsze to ważność, a drugie pilność. W tej metodzie istotne jest też określenie innych zadań, m.in. ważnych i niepilnych czy pilnych, ale nieważnych, dzięki temu nasza wydajność koncentruje się na dokładnie zaplanowanych działaniach, których wykonanie jest newralgiczne dla naszej pracy.

Warto poświęcić kilka chwil na zastanowienie się nad zasadami efektywnego zarządzania czasem. Bazując na szczegółach zawartych w kursie on-line autorstwa ekspertów z netAkademia.pl, warto wskazać kilka punktów, których realizacja powinna na dobre zagościć w naszym harmonogramie dnia, a zatem:

• Zaplanuj każdy swój dzień, wykorzystując techniki zarządzania czasem, jak metoda ABC,
• Codziennie sporządzaj plan w formie pisemnej. Dzięki temu wzmocnisz swoją motywację do działania i odciążysz pamięć,
• Zawsze określaj hierarchię ważności planowanych zadań,
• Realizację planu zacznij od wykonania najistotniejszych czynności,
• Bądź świadomy, jakie czynności kradną twój czas i wyeliminuj je,
• Systematycznie kontroluj wykonanie planu dnia,
• Codziennie znajdź czas na aktywny odpoczynek, np. pójdź na spacer lub spotkaj się ze znajomymi,
• Bądź konsekwentny. Trzymaj się zapisanego planu. Na odstępstwa pozwalaj sobie tylko w wyjątkowych sytuacjach,
• Naucz się asertywnie odmawiać. Niektóre osoby wyręczają się innymi w zadaniach, które same mogą z powodzeniem wykonać,
• Rozwijaj swoje umiejętności każdego dnia!

Właściwe zarządzanie czasem jest kluczowym zasobem, istotnym podczas funkcjonowania każdej firmy, instytucji i organizacji. Precyzyjne formułowanie celów, stosowanie metod i zasad zarządzania czasem, zidentyfikowanie i wyeliminowanie pożeraczy czasu oraz systematyczna kontrola pozwala na efektywne jego wykorzystanie. Nie mniej ważne jest także delegowanie i asertywne odmawianie, w sytuacji gdy realizacja planów jest zagrożona. Wówczas kierowanie sobą i otoczeniem odbywa się sprawnie, a otrzymany do dyspozycji czas - wykorzystany sensownie i optymalnie.

Zuzanna Szymańska

Źródło: www.netakademia.pl (projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej)