Refakturowanie opłat za media przy wynajmie lokalu - koniec wątpliwości
Jest dość powszechna praktyką, że najemca lokalu oprócz obowiązku zapłacenia czynszu jest zobowiązany również do pokrycia wydatków związanych z eksploatacją lokalu, czyli opłat za tzw. media. Zwykle jednak wszelkie faktury z tytułu korzystania z usług dostawy wody, prądu czy gazu są wystawiane na nazwisko właściciela lokalu.
Rozliczać się z tych opłat można dwojako: albo właściciel dolicza wysokość tych wydatków do czynszu albo są one rozliczane odrębnie poprzez wystawianie tak zwanych refaktur, czyli faktur przenoszących koszty z tytułu odsprzedaży usługi nabytej przez wynajmującego na najemcę.
Pojęcie refaktury nie jest zdefiniowane ustawowo, jednak zarówno praktyka, jak i orzecznictwo dopuszczają sytuację, w której koszty pewnych usług, których odbiorcą jest ktoś inny niż podmiot obciążony przez bezpośredniego wykonawcę tych usług, mogą być w ramach zawartych umów przenoszone na faktycznego odbiorcę. Warunkiem refakturowania jest umowa łącząca strony określająca sprzedaż o charakterze zasadniczym (czyli między wynajmującym a np. dostawcą energii), zaś refakturowanie jest jedynie sprzedażą uboczną służącą realizacji zawartej umowy. W takiej sytuacji odbiorca faktury jest równocześnie odbiorcą refakturowanych usług, natomiast między odbiorcą (czyli najemcą) a wystawcą refaktury istnieje umowa, z której wynika, jaka usługa jest przedmiotem świadczenia i odrębnego fakturowania.
Jedno z najczęściej zadawanych przez podatników- przedsiębiorców organom podatkowym pytań dotyczy momentu powstania przychodu po stronie wynajmującego z tytułu opłaty za media wypłacanych mu przez najemcę. Wydatki te, bowiem, są dla właściciela lokalu przychodem z najmu w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.
Na ogół moment rozliczenia z tytułu czynszu i mediów między właścicielem a najemcą jest uzgodniony w zawartej między nimi umowie. Zwykle będzie to określony dzień każdego miesiąca.
Art. 14 ust. 1c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych określa, że z reguły datą powstania przychodu z tytułu działalności gospodarczej jest dzień wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury lub uregulowania należności. Jednak ust. 1h tego artykułu wprowadza wyjątek od tej zasady, zgodnie z którym jeżeli strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku.
Z uwagi na powyższe wątpliwości co do momentu powstania przychodu Minister Finansów w dniu 15 czerwca 2012 r. wydał interpretację ogólną o sygn. DD2/033/21/KOI/2012/DD-159 w której wyraźnie stwierdza, że: "W przypadku, gdy umowa najmu przewiduje odrębne od czynszu rozliczenie tzw. mediów poprzez ich refakturowanie z wynajmującego na najemcę, to postanowienia umowy najmu dla celów podatkowych (zgodnie z powołanymi przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) określają datę powstania przychodu u wynajmującego z tego tytułu. Zarówno, gdy wydatki z tytułu opłat za media są uwzględnione w kwocie czynszu, jak również w przypadku ich refakturowania odrębnie od czynszu, uzyskany przychód z tego tytułu zaliczany jest do przychodów z najmu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Oznacza to, iż moment powstania przychodu ustalany jest stosownie do przepisu art. 14 ust. 1e ustawy PIT, tj. zgodnie z okresami rozliczeniowymi wskazanymi w umowie".
Tym samym Minister rozstrzygnął wątpliwości podatników przesądzając, iż moment powstania przychodu z tytułu refakturowanych mediów ustalany jest zgodnie z okresami rozliczeniowymi wskazanymi w umowie najmu.
Jarosław Włoch
Aplikant radcowski, konsultant podatkowy w Departamencie Doradztwa Podatkowego Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych w Krakowie
Artykuł ma charakter jedynie informacyjny i stanowi publikację zainspirowaną treścią artykułów prasowych, interpretacji organów podatkowych i orzeczeń sądów administracyjnych. Nie stanowi porady ani opinii podatkowej czy prawnej w rozumieniu art. 2 ust. 1 i art. 31 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 1996 r. Nr 102, poz. 475, ze zm.) i jest odzwierciedleniem poglądów wyrażanych przez autorów publikacji. Małopolski Instytut Studiów Podatkowych Sp. z o.o. nie bierze odpowiedzialności za ewentualne skutki podejmowanych decyzji na ich podstawie.
