Zarządca nieruchomości przekazuje dane w powiązaniu z lokalizacją, wiekiem budynku i jego stanem technicznym oraz powierzchnią użytkową lokalu i jego standardem, wynikające z umów najmu lokali mieszkalnych położonych w zarządzanych przez niego budynkach w terminach i według wzoru określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury z dnia 27 grudnia 2007 r. w sprawie określenia danych dotyczących czynszów najmu lokali mieszkalnych nienależących do publicznego zasobu mieszkaniowego, położonych na obszarze gminy lub jego części.
Dane dotyczące czynszów zarządca przekazuje za okresy półroczne danego roku kalendarzowego urzędowi gminy właściwemu ze względu na miejsce położenia nieruchomości w terminie do końca lipca danego roku (za I półrocze) i do końca stycznia roku następnego (za drugie półrocze). Gmina następnie sporządza zestawienie danych przekazanych przez zarządców nieruchomości. Może ona w zestawieniu wykorzystać również dane własne, dane przekazane przez właścicieli i lokatorów oraz organizacje ich zrzeszające, a także dane pochodzące z innych źródeł.
Gmina w wojewódzkim dzienniku urzędowym co roku, w terminie do końca pierwszego kwartału roku następnego, ogłasza zestawienie danych dotyczących czynszów najmu lokali mieszkalnych nienależących do publicznego zasobu mieszkaniowego, położonych na jej obszarze lub części. Zestawienie danych dotyczących czynszów za półrocze danego roku, a zatem za I półrocze 2009 r. gmina może udostępnić na stronach internetowych urzędu gminy. Zarządca nieruchomości niewypełniający tego obowiązku podlega odpowiedzialności zawodowej.
