Po bardzo długich pracach legislacyjnych nad projektem ustawy o KSeF (Krajowy System e-Faktur KSEF) mamy już etap sejmowy. To oznacza, że zmiany, które budziły do niedawna spore obawy, wchodzą w fazę uchwalenia przepisów. Na dzisiejszym posiedzeniu zostało zaplanowane pierwsze czytanie projektu.
- To jedna z największych reform w polskim systemie podatkowym od czasu wprowadzenia JPK. Wprowadza obowiązek wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, w centralnym systemie Ministerstwa Finansów. Oznacza to, że zanim faktura trafi formalnie do obiegu, musi być zarejestrowana w KSeF. Przedsiębiorca wystawi fakturę w odpowiedniej strukturze, wyśle ją do KSeF, zostanie nadany jej numer i od tego momentu będzie dostępna dla odbiorcy. Nadanie numeru KSeF oznacza, że faktura została dostarczona. Nie będzie potrzeby dodatkowej wysyłki do odbiorców - tłumaczy Interii Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt.
KSeF największą zmianą od czasu JPK
KSeF zmienia nie tylko sposób dokumentowania sprzedaży, ale też wpływa na obieg dokumentów, księgowość i systemy IT w firmach.
Projekt przechodził bardzo długie konsultacje, a podatnicy czekają na finalny kształt przepisów.
- W moim doświadczeniu zawodowym nie pamiętam bardziej konsultowanej zmiany niż ta, jaką jest KSeF. Co istotne, Ministerstwo Finansów nie tylko konsultowało przepisy dla zasady, ale faktycznie wsłuchiwało się w głosy różnych środowisk. Efektem jest naprawdę dobry projekt zmian. Oczywiście możliwe są jeszcze zmiany, a raczej drobne korekty - głównie w zakresie funkcjonalności systemu i przepisów wykonawczych. Trzon regulacji - czyli obowiązek wystawiania faktur w KSeF - pozostanie bez zmian - ocenia Juszczyk.
Jak wyjaśnia, MF zapowiedziało jedynie, że będzie dostosowywać system do zgłaszanych przez przedsiębiorców potrzeb, np. w zakresie awarii, faktur konsumenckich czy uproszczonego dostępu dla mikroprzedsiębiorców. Minister finansów w drodze rozporządzenia wprowadzi jeszcze zwolnienia z KSeF, np. dla takich dokumentów jak paragony za autostrady czy faktury uproszczone.
- W mojej ocenie warto zastanowić się jeszcze nad wystawianiem faktur i obowiązkiem ich dostarczenia do KSeF w ciągu 24 godzin, czy ten termin nie powinien być wydłużony do 3, a nawet 7 dni - mówi Juszczyk.
Obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r. Obowiązkowe wystawianie faktur elektronicznych będzie etapowe. Od 1 lutego 2026 r. obejmie przedsiębiorców z przychodami powyżej 200 mln zł za 2024 r., a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych przedsiębiorców. Dodatkowo przedsiębiorcy z przychodami miesięcznymi nie wyższymi niż 10 tys. zł miesięcznie obowiązek wystawiania faktur w KSeF będą mogli opóźnić do 1 stycznia 2027 r.
- Warto jednak zwrócić uwagę, że faktury wystawione w KSeF, np. przez stacje benzynowe, będą dostępne dla wszystkich już w KSeF. To oznacza, że choć część przedsiębiorców opóźni wystawianie faktur elektronicznych, to jeśli chodzi o odbiór, nie będzie miała wyjścia. Zdecydowana większość przedsiębiorców posiada telefon czy internet, a dostawcami tych usług są największe firmy w Polsce, które będą objęte obowiązkiem e- fakturowania od 1 lutego. To oznacza, że w praktyce nawet najmniejszy przedsiębiorca musi już zastanowić się, w jaki sposób będzie odbierał faktury z KSeF - podkreśla Juszczyk.
Kogo obejmie KSeF?
Obowiązek dotyczyć będzie wszystkich podmiotów posiadających w Polsce siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. - Wszystkie podmioty wystawiające faktury innej firmie, niezależnie, czy z polski, czy z zagranicy będą zobowiązane wystawić fakturę w KSeF. KSeF "dotknie" również osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Co istotne - brak NIP-u nie zwalnia z obowiązku. Na przykład: jeśli wynajmujemy lokal innej firmie, a więc świadczymy usługę dla podatnika posiadającego NIP, będziemy zobowiązani również wystawić fakturę w KSeF. Innym przykładem może być wynajem prywatnego samochodu przez wspólnika spółce. W takich przypadkach konieczne będzie uzyskanie NIP-u. Z kolei faktury wystawiane konsumentom (B2C) nadal będą mogły być wystawiane poza KSeF - ich objęcie systemem pozostaje dobrowolne - tłumaczy doradca podatkowy InFakt.
W jego ocenie nowy system największym wyzwaniem będzie dla mikroprzedsiębiorców, którzy dotychczas wystawiali faktury ręcznie lub bez zintegrowanych systemów księgowych. Uciążliwość może też dotyczyć firm z dużym wolumenem faktur - tu konieczna będzie reorganizacja procesów.
Z obowiązku KSeF wyłączeni są m.in. zagraniczni przedsiębiorcy bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, a także ci, których polska placówka nie uczestniczy w danej transakcji. KSeF nie obejmuje również faktur wystawianych konsumentom, podmiotów korzystających z procedur szczególnych (OSS, IOSS,) oraz określonych branż - np. usług finansowych, przewozów pasażerskich czy transakcji samofakturowania z udziałem zagranicznych kontrahentów.
MF umożliwia testy od listopada
MF pod koniec czerwca opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Poinformowało też, że 30 września 2025 r. zostanie udostępnione środowisko testowe API KSeF 2.0, które umożliwi dostawcom oprogramowania oraz przedsiębiorstwom przeprowadzenie testów. Na listopad 2025 r. planowane jest uruchomienie testowej wersji przeglądarkowej Aplikacji Podatnika KSeF, która pozwoli użytkownikom testować najważniejsze funkcjonalności systemu KSeF.
Monika Krześniak-Sajewicz
