Krajowy System e-Faktur (KSeF)

KSeF jest platformą online stworzoną przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie oraz przechowywanie faktur w formacie elektronicznym. Faktury te mają taką samą moc prawną jak ich papierowe odpowiedniki i są bezpośrednio przesyłane do systemu przez wystawców. 

To narzędzie ma na celu uproszczenie obiegu dokumentów VAT w gospodarce, zwiększenie przejrzystości transakcji oraz umożliwienie urzędom skarbowym lepszego monitorowania i analizy obrotu gospodarczego w kraju. 

System KSeF został uruchomiony na początku 2022 roku jako opcja dobrowolna, umożliwiając przedsiębiorcom wybór, czy chcą z niego korzystać. Od roku 2023 zastosowanie KSeF stało się obowiązkowe dla określonych grup podatników, co jest krokiem w kierunku całkowitej cyfryzacji obiegu faktur VAT w Polsce. Przewiduje się, że do roku 2024 wszyscy przedsiębiorcy będą musieli korzystać z tego systemu. 

Wstępnie zakładano, że od 1 stycznia 2024 roku w Polsce obowiązkowo wszystkie przedsiębiorcy będą musieli używać Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do wystawiania i odbierania faktur. Jednak w toku prac legislacyjnych data ta uległa przesunięciu. Obecne założenie obowiązkowego KSeF dla przedsiębiorców zakłada 2 daty wprowadzenia: dla firm o przychodach ponad 200 milionów będzie to 1 lutego 2026, dla pozostałych - 1 kwietnia 2026 roku.  

Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF ma na celu usprawnienie procesu fakturowania, poprawę efektywności kontroli podatkowych oraz ograniczenie możliwości występowania oszustw VAT. Ponadto system ma zapewniać lepszą przejrzystość transakcji gospodarczych i wspierać automatyzację procesów księgowych. 

Krajowy System e-Faktur funkcjonuje jako scentralizowana platforma internetowa, do której przedsiębiorcy mogą uzyskać dostęp poprzez dedykowaną aplikację lub za pomocą przeglądarki internetowej. Platforma ta pozwala na tworzenie, wysyłanie i odbieranie e-faktur, które są automatycznie zgodne z obowiązującymi regulacjami prawnymi dotyczącymi podatków, co minimalizuje ryzyko popełnienia błędów i ułatwia stosowanie się do przepisów. 

W systemie faktury są przechowywane w bezpiecznej bazie danych, co gwarantuje ich dostępność przez okres wymagany do przechowywania dokumentów podatkowych. System oferuje również funkcje, które pozwalają na łatwe przeszukiwanie i organizowanie dokumentów, co jest nieocenione dla firm realizujących dużą liczbę transakcji. 

KSeF nie tylko upraszcza codzienne działania przedsiębiorców, ale także podnosi efektywność administracji skarbowej w obszarze monitorowania i zbierania danych o transakcjach VAT. Długoterminowo implementacja KSeF ma na celu zwiększenie przejrzystości działalności gospodarczej i ograniczenie działalności w szarej strefie. 

Krajowy System e-Faktur (KSeF) pełni kilka kluczowych funkcji, w tym: