Kiedy trzeba złożyć zawiadomienie ZAW-NR?

Konsekwencje dokonywania rozliczeń między przedsiębiorcami na konta niewidniejące w Wykazie podatników VAT mogą być poważne. Sankcją jest wyłączenie wydatku z kosztów uzyskania przychodów w PIT lub CIT. Podatnik VAT musi ponadto liczyć się z odpowiedzialnością za zaległości podatkowe dostawcy lub usługodawcy zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny w części VAT proporcjonalnie przypadającej na tę dostawę lub to świadczenie usług.

Takie ryzyko wiąże się m.in. z przelaniem na konto niefigurujące w Wykazie podatników VAT zapłaty za transakcję określoną w art. 19 Prawa przedsiębiorców. Przepis ten nakazuje przedsiębiorcy dokonanie zapłaty za pośrednictwem rachunku płatniczego, gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 tys. zł (lub równowartość tej kwoty).

Transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Przepisy Prawa przedsiębiorców nie zawierają definicji "jednorazowej wartości transakcji". W indywidualnych interpretacjach podatkowych prezentowany jest pogląd, zgodnie z którym przez "transakcję" należy rozumieć umowę cywilnoprawną zawieraną pomiędzy przedsiębiorcami, a jej "jednorazowa wartość" to ogólna wartość wierzytelności lub zobowiązań określonych w umowie. Szef KAS w zmianie interpretacji podatkowej z dnia 9 grudnia 2019 r., nr DPP13.8221.195.2017.CPIJ, podkreślił, że jeżeli strony zawierające umowę mogą określić jej wartość (np. mnożąc miesięczną kwotę do zapłaty przez liczbę miesięcy obowiązywania umowy), to suma płatności jest wartością transakcji.

O przyporządkowaniu płatności do poszczególnych umów decyduje ich cel gospodarczy i zgodny zamiar stron, a nie treść dowodów (dokumentów) księgowych. Podobnie wypowiedział się Dyrektor KIS w indywidualnej interpretacji podatkowej z dnia 4 czerwca 2020 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.282.2020.2.MGR. Stwierdził w niej, że przymiot jednorazowości nie odnosi się do liczby płatności, lecz odzwierciedla wymóg powiązania poszczególnych świadczeń w ramach jednego stosunku umownego. Już pierwsza płatność wynikająca z umowy, która dotyczy transakcji o wartości przekraczającej 15.000 zł, powinna być dokonana za pośrednictwem rachunku bankowego. Pod pojęciem "wartości transakcji" należy przy tym rozumieć cenę uzgodnioną przez strony transakcji, którą jedna strona jest zobowiązana zapłacić, czyli wartość brutto.

Sposobem na uniknięcie negatywnych skutków zapłaty za transakcję o wartości przekraczającej 15 tys. zł na konto nieznajdujące się w Wykazie podatników VAT, poza zastosowaniem mechanizmu split payment, jest złożenie zawiadomienia ZAW-NR. Wskazuje się w nim dane wystawcy faktury, numer rachunku, na który dokonano zapłaty, a także wysokość przelanej należności i dzień zlecenia przelewu.

Zawiadomienie przekazuje podatnik dokonujący zapłaty. Składa je we właściwym dla siebie urzędzie skarbowym. Ustawowo zawiadomienie należy przekazać w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu. Wynika to z art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 na złożenie zawiadomienia jest jednak 14 dni od dnia zlecenia przelewu.

Termin złożenia ZAW-NR nie podlega przywróceniu. Jego niedotrzymanie wiąże się z ryzykiem poniesienia przez podatnika odpowiedzialności solidarnej w VAT oraz wywołuje konsekwencje w podatku dochodowym (PIT lub CIT) w postaci braku możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

ZAW-NR można przekazać w formie papierowej lub przez internet przy użyciu profilu zaufanego (odesłanie do zawiadomienia znajduje się na stronie www.podatki.gov.pl/zawiadomienie-zaw-nr/). Profil zaufany najlepiej w obecnej sytuacji epidemicznej uzyskać on-line.

Można to zrobić za pomocą: internetowego konta bankowego (w wybranych bankach), e-dowodu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeżeli żadna z tych opcji nie wchodzi w rachubę, zdalnie można uzyskać tymczasowy profil zaufany (ważny 3 miesiące). Wniosek składa się przez internet, a weryfikacja tożsamości i danych odbywa się w czasie umówionej z wyprzedzeniem wideorozmowy z urzędnikiem.

Zawiadomienie ZAW-NR może w imieniu podatnika złożyć pełnomocnik. Musi on legitymować się pełnomocnictwem szczególnym (PPS-1) lub ogólnym (PPO-1).

Nie stosuje się w tym przypadku regulacji o pełnomocnictwach do podpisywania deklaracji, tj. o UPL-1 (pełnomocnictwie do podpisywania deklaracji przesyłanych przez internet) i o UPL-1P (pełnomocnictwie do podpisywania deklaracji papierowych). Zawiadomienie ZAW-NR nie jest deklaracją w rozumieniu art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej. To, co charakteryzuje deklarację, to obowiązek jej złożenia w przypadkach wskazanych w przepisach prawa podatkowego. Zawiadomienie przekazuje się fakultatywnie.

Pełnomocnictwo szczególne uprawnia do reprezentowania podatnika w określonej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego. Może być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone ustnie do protokołu.

Przedłożenie pełnomocnictwa szczególnego wiąże się z obowiązkiem uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł. Pełnomocnictwo ogólne składa się raz i w okresie jego ważności umożliwia reprezentowanie podatnika we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych. Składa się je zasadniczo w postaci dokumentu elektronicznego za pośrednictwem konta Portalu Podatkowego. Zgłoszenie pełnomocnictwa ogólnego nie podlega opłacie skarbowej.

Transakcje bez ryzyka konsekwencji podatkowych w CIT/PIT lub odpowiedzialności solidarnej w VAT:

- zapłata należności wynika z transakcji innej niż określonej w art. 19 Prawa przedsiębiorców,
- należność została uregulowana przelewem na rachunek niewidniejący na dzień zlecenia przelewu w Wykazie podatników VAT, a podatnik złożył ZAW-NR,

- należność została zapłacona przelewem na rachunek banku lub SKOK: cesyjny lub wykorzystywany przez nie do działalności faktoringowej, lub prowadzony przez nie w ramach gospodarki własnej, a odpowiednio bank, SKOK lub podmiot będący wystawcą faktury przekazali wraz z numerem konta informację, że przelew następuje na jeden z wymienionych rachunków,
- zapłata należności została dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (split payment),
- należność wynika z faktury dokumentującej czynności z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu towarów, importu usług lub dostawy towarów rozliczanej przez nabywcę.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.)

Ustawa z dnia 6.03.2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2019 r. poz. 1292 ze zm.)

autor: Małgorzata Żujewska
Gazeta Podatkowa nr 96 (1762) z dnia 2020-11-30

Biznes INTERIA.PL na Twitterze. Dołącz do nas i czytaj informacje gospodarcze