Koszty związane z firmową integracją
Grudzień w firmach jest czasem, który pracodawcy, oprócz dokonywania różnych podsumowań, wykorzystują do szeroko rozumianej integracji. Zazwyczaj odbywa się ona w formie spotkania zorganizowanego przez firmę poza terenem jej działania, w którym oprócz przedstawicieli właścicieli i kierownictwa uczestniczą głównie pracownicy - czasami z członkami rodziny. Coraz częściej także zapraszani są na nie kontrahenci. Zorganizowanie takiego spotkania wymaga ponoszenia konkretnych, wcale niemałych wydatków. Jednak nie wszystkie i nie zawsze można rozliczyć w kosztach podatkowych.
Pracownicy
Większość firm, organizując spotkania integracyjne, koszty z tym związane finansuje ze środków obrotowych firmy. Z kolei świadczenia, jakie w ich ramach uzyskują uczestnicy spotkania, nie są różnicowane w zależności od adresata. W części, w której dotyczą udziału obecnych i byłych pracowników (tj. emerytów i rencistów) i ich rodzin można je uznać za tzw. koszty pracownicze. To jednak nie wystarczy, aby firma mogła nimi obciążyć koszty podatkowe.
Dla ujęcia omawianych wydatków w firmowym rachunku kosztowym podstawowe znaczenie ma cel spotkania. Zarówno fiskus w wydawanych interpretacjach, jak i sądy administracyjne w orzecznictwie od wielu lat zwracają bowiem uwagę na to, że takim nadrzędnym celem powinno być zintegrowanie pracowników z firmą i skonsolidowanie ich jako zespołu. Podkreślają też, że jedynym celem takiego spotkania nie może być okazja do przebywania pracowników ze sobą i wspólnej konsumpcji, a działania pracodawcy w tym zakresie powinny prowadzić do poprawy efektywności pracy i w konsekwencji przekładać się na zwiększenie przychodów osiąganych przez firmę. Przy takim założeniu wydatki na imprezę integracyjną spełniają definicję kosztu podatkowego.
Firma musi być w stanie udowodnić motywacyjny charakter integracji, aby poniesione na nią wydatki rozliczyć w kosztach.
Ponieważ to na firmie organizującej spotkanie, jako tym podmiocie, który zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskuje podatkową korzyść w postaci obniżenia podstawy opodatkowania, ciąży obowiązek udowodnienia celowości jego poniesienia, warto zadbać o dokumentację, która takie udowodnienie ułatwi. Dowodami na integrujący i motywacyjny charakter imprezy pracowniczej, z których jednoznacznie będzie wynikać charakter danego spotkania, może tu być ramowy program imprezy integracyjnej z zaznaczoną częścią omawiającą pracę firmy w okresie objętym podsumowaniem. Ponadto pomocny w tej kwestii może być opis zakresu zrealizowanej usługi oraz potwierdzenie, do kogo została ona skierowana, czyli lista obecności.
Członkowie rodzin pracowniczych
Dyrektor KIS w wydawanych interpretacjach podatkowych, odnosząc się do kosztów uczestnictwa w imprezach członków rodzin pracowniczych, zezwala pracodawcom na obciążanie nimi firmowych kosztów podatkowych. Nie da się zaprzeczyć, że spotkania pracowników poza miejscem pracy w oderwaniu od codziennych problemów firmowych, w towarzystwie bliskich im osób mogą mieć wpływ na polepszenie komunikacji i integrację zespołu. Ponadto udział rodzin pracowników w imprezie firmowej sprzyja swobodniejszej atmosferze, a co za tym idzie - zadowoleniu pracowników, pomaga także w budowaniu ich poczucia wartości. To z kolei może się przekładać na motywację do pracy oraz głębszą i silniejszą integrację zespołu. Z przywołanych już interpretacji Dyrektora KIS wynika, że taka argumentacja przemawia do fiskusa, i w efekcie daje jego przyzwolenie na obciążanie firmowych kosztów podatkowych wydatkami na imprezę integracyjną w części przypadającej na członków rodzin pracowników (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 19 września 2019 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.309.2019.3.MBD).
Kontrahenci
Fiskus odmawia natomiast przedsiębiorcom prawa do rozliczania w kosztach podatkowych wydatków związanych z uczestnictwem w imprezie integracyjnej zaproszonych kontrahentów. W jego opinii dominującym celem ich ponoszenia jest wykreowanie pozytywnego obrazu podatnika, w związku z tym koszty te mają charakter reprezentacyjny. W swoich interpretacjach przyjmuje, że firmie organizującej spotkanie integracyjne, która zaprasza na nie kontrahentów, chodzi głównie o wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach tych osób, czy też podkreślenie swojej zasobności i profesjonalizmu. I chociaż zauważa, że takie działania zmierzają często do rozszerzenia współpracy o dodatkowe zamówienia nowych produktów lub mają na celu stworzenie korzystnych warunków tej współpracy, wydatki te nakazuje wyłączać z kosztów podatkowych (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 8 listopada 2019 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.429.2019.2.DJD). Niestety, w tym niekorzystnym dla firm kierunku idą również wyroki sądowe (por. wyrok NSA z dnia 6 listopada 2019 r., sygn. akt II FSK 1359/19).
Pozostali goście
W wielu firmach jest zwyczajowo przyjęte i w dobrym tonie, że w spotkaniach integracyjnych, oprócz pracowników z rodzinami i kontrahentów, uczestniczą m.in. członkowie rad nadzorczych i organów stanowiących oraz przedstawiciele właścicieli. Z obowiązujących przepisów wynika, że wydatki na rzecz przedstawicieli udziałowców i członków rady nadzorczej zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych (art. 16 ust. 1 pkt 38 oraz pkt 38a ustawy o pdop). To powoduje, że przedsiębiorca, który na spotkanie integracyjne zaprosi takich gości, musi ustalić, jaka część wydatków na jego organizację ich dotyczy, a następnie wyłączyć ją z kosztów podatkowych.
Niestety w żadnej interpretacji Dyrektor KIS nie rozstrzyga, w jaki sposób w praktyce przedsiębiorca ma wiarygodnie i w sposób niebudzący wątpliwości rozdzielić na poszczególne grupy gości uczestniczących w imprezie integracyjnej koszty usługi, która zazwyczaj jest kompleksowa, w celu wydzielenia z jej wartości części kosztowej i kosztów niestanowiącej. W tej kwestii przedsiębiorcy całkowicie są pozostawieni sami sobie.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2019 r. poz. 865 ze zm.)
autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 104 (1666) z dnia 2019-12-30