W skrócie
- Od 2026 roku obowiązkowe wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymusi cyfryzację i centralizację procesu wystawiania oraz odbierania faktur w Polsce.
- Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza z sektora MŚP, przespało dotychczasowy okres przygotowawczy i dopiero zaczyna wdrażać potrzebne zmiany.
- Na rynku widoczne są wyraźne podziały w stopniu przygotowania firm oraz zagrożenia związane z technicznymi i organizacyjnymi problemami podczas wdrażania KSeF.
- Więcej podobnych informacji znajdziesz na stronie głównej serwisu
Od 2026 roku faktury w Polsce będą musiały być wystawiane i odbierane wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur (KSeF).
Obowiązek wystawiania faktur w centralnym systemie wchodzi od 1 lutego 2026 r. i obejmie dużych przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych przedsiębiorców.
Wyjątkiem są najmniejsi przedsiębiorcy (wystawiający faktury o łącznej wartości nieprzekraczającej 10 tys. zł brutto miesięcznie), którzy mają dodatkowy czas na wdrożenie, ale - jak już pisaliśmy - wystarczy jedna wyższa faktura, by natychmiast objął ich nowy obowiązek.
Jak tłumaczyło MF, początek roku to spiętrzenie rozliczeń i sprawozdań. Dlatego wybrano terminy w trakcie roku (1 lutego i 1 kwietnia 2026 r.). To jest też zgodne z rekomendacjami po audycie systemu.
KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania oraz księgowania faktur, ale pozwala także unikać błędów przy ich wystawianiu.
KSeF obowiązkowy od 2026 roku - kto musi się przygotować?
Kłopot w tym, że choć cała reforma została przesunięta w czasie, by firmy miały czas się do niej przygotować, ostatnie badania wskazują, że część z nich ten okres "przespała".
- W mojej ocenie firmy wciąż nie są w pełni przygotowane na wejście obowiązkowego KSeF, choć w ostatnich miesiącach widać wyraźne przyspieszenie prac. Wynika to w dużej mierze z bierności po przesunięciu systemu ze stycznia 2024 roku na 2026 r. Wiele przedsiębiorstw uznało wtedy, że temat można odłożyć, i przespało kilkanaście miesięcy, mimo że KSeF to największa od lat rewolucja w fakturowaniu i rozliczeniach VAT. Dziś firmy nadrabiają w pośpiechu. Widać też wyraźną różnicę między dużymi podmiotami a sektorem MŚP. Duże firmy są bardziej zaawansowane technologicznie, natomiast mali przedsiębiorcy dopiero teraz uświadamiają sobie skalę zmian - ocenia w rozmowie z Interią Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt.
Rozwarstwienie rynku pod względem stopnia przygotowania potwierdzają też inni eksperci monitorujący tę reformę.
- Z jednej strony są grupy kapitałowe i duże podmioty, które rozpoczęły projekty KSeF stosunkowo wcześnie, przetestowały kluczowe scenariusze i mają opracowane procedury awaryjne; z drugiej - szeroka grupa podmiotów, które dopiero wchodzą w fazę realnych testów lub traktują KSeF jako "kolejny moduł w programie do faktur". Jest też część firm, które napotkały istotne komplikacje po drodze i poziom ich przygotowań nadal jest mało zaawansowany - mówi Interii Katarzyna Wróblewska, partner w Grant Thornton.
Jak tłumaczy, najczęściej problemy obserwuje się w firmach, które nie mają spójnego właściciela projektu (przerzucanie między IT, księgowością, podatkami), skupiły się wyłącznie na wymaganiach technicznych, bez przełożenia na VAT (moment powstania obowiązku, korekty, raportowanie JPK, ulgi) i uzależniły się od jednego dostawcy IT, w związku z opóźnieniami we wdrożeniu narzędzia nadal nie mogą przeprowadzić weryfikacji, jak system poradzi sobie przy realnych wolumenach i złożonych schematach fakturowania.
- Dobrze przygotowane organizacje mają już przeprowadzone mapowanie procesów (od zamówienia po rozliczenie), podzieliły odpowiedzialności za poszczególne części procesu między księgowość, podatki, IT, sprzedaż, testują w środowisku testowym nie tylko pojedyncze faktury, ale całe scenariusze (zaliczki, korekty in minus, rabaty roczne, refakturowanie, media, usługi ciągłe), a także mają wstępne polityki podatkowe i instrukcje dla użytkowników końcowych - wylicza Wróblewska.
Firmy przespały czas na wdrożenie. Eksperci ostrzegają przed ryzykiem
Jednocześnie ocenia, że MF dobrze przygotowało "grunt" i narzędzia pod tak ważną reformę, choć są pewne uwagi.
- Trzeba przyznać, że Ministerstwo Finansów w ostatnich kilkunastu miesiącach włożyło ogrom pracy w rozbudowanie infrastruktury, przygotowanie szczegółowej dokumentacji technicznej i zapewnienie środowiska testowego, które pozwala testować różne typy faktur (pierwotne, zaliczkowe, korygujące, duplikaty). Regularnie aktualizowane są sekcje Q&A oraz broszury wyjaśniające najczęstsze problemy (nadawanie uprawnień, awarie, tryb offline, numeracja, kursy walut) - przyznaje ekspertka Grant Thornton.
Zaznacza, że od strony czysto technicznej oznacza to, iż "kręgosłup" systemu istnieje i jest dostępny do testów, ale praktyka integracyjna pokazuje, że system bywa wrażliwy na błędy danych wejściowych (np. formaty pól, znaki specjalne), wciąż pojawiają się zmiany i doprecyzowania techniczne, które wymuszają aktualizacje po stronie dostawców oprogramowania, brakuje jeszcze pełnego obrazu zachowania systemu przy obciążeniach zbliżonych do docelowych (wszyscy podatnicy w systemie obowiązkowym).
- Wiele firm wskazuje więc, że na takim poziomie zaawansowania przygotowań ministerstwo powinno być co najmniej 5-6 miesięcy przed terminem wejścia w życie obowiązkowych e-faktur - tak, żeby dostawcy mieli wcześniej gotowe rozwiązania i zostałby większy margines czasu na testy - tłumaczy.
KSeF w 2026 roku. Skala przygotowania wyjdzie w praniu
To, jak firmy sobie poradzą z przejściem na spójny system fakturowania, "wyjdzie w praniu", ale od strony praktycznych konsekwencji będzie okres przejściowy.
- Kluczowe będą najbliższe miesiące, bo bez realnych testów w codziennej pracy ryzyko problemów po starcie KSeF będzie bardzo wysokie. A z drugiej strony rok 2026 jest rokiem testowym, wszystko za sprawą wyłączenia kar. Uważam też, że etapowość wejścia w wystawianie faktur wnosi więcej złego niż dobrego. Przedsiębiorca "wykluczony cyfrowo" może odsunąć ten obowiązek do końca 2026 roku. To powoduje, że ich świadomość jest niska, z uwagi na to, że "mają jeszcze czas". A to jest złudne, gdyż każda firma od 1 lutego 2026 roku musi odbierać faktury z KSeF, jeśli faktura zostanie wystawiona przez system. A przecież prawie każdy przedsiębiorca otrzymuje fakturę za jakieś media, czy to telefon, czy np. energię - uważa Piotr Juszczyk. Jego zdaniem w tej sytuacji tacy przedsiębiorcy "nie dadzą sobie czasu na naukę bez kar przy wystawianiu faktur. Od razu wejdą w obowiązek, czyli w 2027 roku, kiedy będą też karani za błędy".
- Reasumując, dziś wiele firm zamiast finiszować, dopiero dowiaduje się o e-fakturach i KSeF. Obserwujemy to po naszej bezpłatnej infolinii, którą uruchomiliśmy na początku grudnia. Gros pytań pokazuje, że firmy dopiero "raczkują". Przy zastosowaniu odpowiednich narzędzi KSeF docelowo będzie ułatwiał pracę przedsiębiorcom - kwestia tylko przejścia z ery papieru na cyfryzację.
Porównałbym KSeF do skrzynki mailowej, z tym że w tym przypadku przedsiębiorcy przesyłają między sobą faktury - mówi Piotr Juszczyk.
- Nie obejdzie się więc bez problemów. Jeśli spojrzymy łącznie na stan przygotowań firm i faktyczną dojrzałość KSeF, to z prawno-technicznego punktu widzenia można uznać, że system jest przygotowany, aby wystartować - istnieje podstawa ustawowa, rozporządzenia wykonawcze, struktura FA(3), kanały komunikacji i środowisko testowe - mówi Wróblewska. Zaznacza przy tym, diabeł tkwi jednak w szczegółach i jest sporo wątpliwości, dlatego z punktu widzenia praktyki biznesowej trzeba się liczyć z problemami, zwłaszcza w pierwszym okresie obowiązkowym. - Najczęściej spotykane "miejsca bólu" to m.in. opóźnienia w wystawianiu faktur przy zwiększonym wolumenie, błędy przy korektach (zwłaszcza zbiorczych, in minus, rabatowych), niezgodności między logiką systemów ERP a wymaganiami KSeF (np. numery, daty, kursy), brak wystarczającego przeszkolenia użytkowników biznesowych (błędy uprawnień, mylenie trybu awaryjnego z "normalnym"), podejście do kwestii awarii - KSeF i własnych systemów - mówi ekspertka Grant Thornton.
Monika Krześniak-Sajewicz
