Obowiązki ewidencyjne w podatku akcyzowym w procedurze zawieszenia poboru akcyzy

Procedura zawieszenia poboru akcyzy w praktyce Do czasu zakończenia procedury zawieszenia poboru akcyzy obowiązek podatkowy dotyczący objętych nią wyrobów akcyzowych nie może przekształcić się w zobowiązanie podatkowe, a tym samym podatnik w okresie jej stosowania nie jest zobowiązany do zapłaty należnego od tych wyrobów podatku akcyzowego. Przepisy ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz.U. z 2019 r. poz. 864 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz.U. z 2019 r. poz. 2534) szczegółowo określają przypadki, w których omawiana procedura może znaleźć zastosowanie, jak również niezbędne do korzystania z niej wymogi dokumentacyjne.

W praktyce procedura ta ma kluczowe znaczenie dla podmiotów zaangażowanych w produkcję i obrót wyrobami akcyzowymi, działających w ramach tzw. składu podatkowego, czyli miejsca, gdzie dane wyroby objęte podatkiem akcyzowym są w procedurze zawieszenia poboru akcyzy produkowane, magazynowane, przeładowywane lub do którego wyroby te są wprowadzane, lub z którego są wyprowadzane.

Znajduje ona również zastosowanie w przypadku przemieszczania wyrobów akcyzowych, zarówno w obrocie międzynarodowym (import, transakcje wewnątrzwspólnotowe), jak i krajowym (np. między dwoma składami podatkowymi). Korzystają z niej także podmioty, które w ramach prowadzonej działalności gospodarczej otrzymały zezwolenie na wysyłanie wyrobów akcyzowych z miejsca ich importu (zarejestrowani wysyłający) lub na wewnątrzwspólnotowe nabywanie albo na jednorazowe nabycie wewnątrzwspólnotowe wyrobów akcyzowych wysłanych w ramach omawianej procedury (zarejestrowani odbiorcy).

Podmioty prowadzące skład podatkowy, jak i zarejestrowani wysyłający zobowiązani są do prowadzenia ewidencji wyrobów akcyzowych zawierającej informacje wymienione w rozporządzeniu MF z uwzględnieniem wyrobów objętych procedurą zawieszenia poboru akcyzy. Dokumentacja musi być prowadzona w sposób ciągły, tak aby możliwa była identyfikacja zarówno rodzajów wyrobów objętych akcyzą, jak i czynności lub stanów faktycznych związanych z takimi wyrobami, znakami akcyzy lub dokumentami towarzyszącymi przemieszczaniu wyrobów.

Wpisów do ewidencji należy dokonywać niezwłocznie po zakończeniu czynności lub wystąpieniu stanu faktycznego objętych obowiązkiem wpisu, jednak nie później niż w następnym dniu roboczym. Od dnia 1 stycznia 2020 r. wszystkie ewidencje dotyczące wyrobów akcyzowych, a zatem również dokumentacja dotycząca wyrobów objętych procedurą zawieszenia poboru akcyzy, muszą być co do zasady obowiązkowo prowadzone w formie elektronicznej. Jedynie w okresie przejściowym, tj. do dnia 31 grudnia 2020 r. dla małych i średnich przedsiębiorców oraz do 31 grudnia 2021 r. dla mikroprzedsiębiorców, możliwe jest prowadzenie ewidencji w wersji papierowej.

Podmioty zaangażowane w obrót wyrobami akcyzowymi muszą zadbać zatem również nie tylko o rzetelne i terminowe prowadzenie ewidencji, ale również o to, aby wykorzystywane w tym celu oprogramowanie zapewniało bezpieczeństwo i trwałość dokonanych wpisów, umożliwiając ich wydruk, a jednocześnie chroniąc je przed utratą lub usunięciem. Przedsiębiorcy decydujący się na kontynuowanie ewidencji w formie papierowej muszą natomiast pamiętać, iż dokumentacja sporządzana w tej formie wymaga oplombowania i podpisu właściwego naczelnika urzędu celno-skarbowego. Przepisy rozporządzenia MF szczegółowo określają zakres informacji, które muszą znaleźć się w prowadzonych ewidencjach wyrobów akcyzowych.

Z perspektywy podmiotów prowadzących skład podatkowy istotne jest, aby dokumentacja umożliwiała wyodrębnienie wyrobów objętych procedurą zawieszenia poboru akcyzy, w tym takich, których wyprowadzenie ze składu skutkuje zakończeniem procedury i obowiązkiem zapłaty podatku. Z kolei ewidencja prowadzona przez zarejestrowanych wysyłających musi umożliwić przede wszystkim identyfikację wyrobów objętych procedurą, jak również podmiotów, do których są one wysyłane oraz kwotę podatku akcyzowego przypadającego do zapłaty od tych wyrobów. Niezależnie od powyższych obowiązków ewidencyjnych, przemieszczanie wyrobów akcyzowych w ramach procedury zawieszenia poboru akcyzy musi obowiązkowo odbywać się z zastosowaniem systemu EMCS (ang. Excise Movement and Control System) służącego do nadzoru i kontroli wyrobów przemieszczanych w tej procedurze - z wykorzystaniem dokumentu eAD.

Przepisy ustawy o podatku akcyzowym w części dotyczącej procedury zawieszenia poboru akcyzy szczegółowo określają zasady przemieszczania wyrobów akcyzowych z wykorzystaniem EMCS.

Należy pamiętać, że w przypadku zakończenia procedury zawieszenia poboru akcyzy wskutek naruszenia warunków jej stosowania, właściwy urząd skarbowy pobierze podatek obliczany według stawki obowiązującej w dniu, w którym do takiego naruszenia doszło, a jeśli nie można ustalić takiego dnia - według stawki z dnia, w którym takie naruszenie stwierdzono. W konsekwencji przedsiębiorcy mogą być zobowiązani do uiszczenia podatku akcyzowego od wyrobów, wobec których naruszone zostały warunki zawieszenia poboru akcyzy. Warto również podkreślić, iż naruszenie przepisów dotyczących obrotu wyrobami akcyzowymi w wielu przypadkach może stanowić przestępstwo bądź wykroczenie skarbowe zagrożone karą grzywny lub pozbawienia wolności. 

Nie ulega wątpliwości, że podatnicy muszą zadbać o to, aby rzetelnie wypełnić ustawowe, w tym również ewidencyjne, wymogi stosowania procedury zawieszenia poboru akcyzy. Mając na uwadze, że obrót wyrobami akcyzowymi w dalszym ciągu stanowi dla resortu finansów obszar "podwyższonego ryzyka", kontrolerzy skarbowi z pewnością będą się wnikliwie przyglądać przedsiębiorcom działającym w tej branży i rozliczać ich z obowiązków dokumentacyjnych.

Autor: radca prawny Robert Nogacki Kancelaria Prawna Skarbiec specjalizuje się w ochronie majątku, doradztwie strategicznym dla przedsiębiorców oraz zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi.