Realizacja celu prywatnego podczas podróży służbowej pracownika

W myśl tego przepisu pracodawca zobowiązany jest ponieść wszelkie koszty podróży służbowej (dojazdu, powrotu, pobytu na miejscu, ewentualne koszty leczenia). Pracownicy wysyłani są w delegacje do wykonania konkretnego zadania na polecenie pracodawcy, co formalnie odzwierciedlone jest na odpowiednim druku (polecenie wyjazdu służbowego). Co do zasady koszty poniesione przez pracownika w czasie wykonywania zadań służbowych (w tym podróży służbowej np. koszty przylotu i odlotu), traktuje się jako wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu i zgodne z art. 15 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm., dalej jako ustawa o CIT) zalicza w koszty uzyskania przychodu.

Jednak w praktyce występują sytuacje, gdy za zgodą pracodawcy po realizacji celu służbowego delegowani pracownicy przedłużają delegacje i pobyt dla realizacji celów prywatnych. W ten sposób następuje swego rodzaju połączenie podróży służbowej i prywatnej. W takich wypadkach pracodawcy do czasu wykonania zadań przez pracowników pokrywają wszystkie koszty pobytu delegowanego, a po tym terminie (czyli po wykonaniu zadań określonych w poleceniu służbowym), delegowany pokrywa indywidualnie dalsze koszty pobytu (w tym m. in. koszt "przebookowania" biletu). Zasadą przy pokrywaniu kosztów podróży służbowej pracownika jest zwrot kosztów podróży w obie strony. Powstaje zatem pytanie, czy w przypadku takiej "mieszanej podróży służbowej" pracodawca zachowa prawo do zaliczania w koszty uzyskania przychodów wydatków na bilet powroty dla pracownika w sytuacji, gdy i tak poniósłby wydatek na podróż powrotną.

Organy podatkowe udzielają twierdzącej odpowiedzi na to pytanie. W interpretacji indywidualnej z dnia 2 października 2009 r. (znak IPPB5/423-414/09-4/JC) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, że przepisy prawa podatkowego nie zakazują łączenia podróży służbowej z wyjazdem prywatnym. Wobec powyższego, Spółka prawidłowo zalicza do kosztów uzyskania przychodów wydatki na podróż służbową pracownika, w tym na bilet powrotny, w sytuacji gdy za zgodą pracodawcy pracownik przedłużył podróż służbową i za czas pobytu prywatnego sam ponosił określone wydatki. Podobnie obowiązujące przepisy prawa pracy tj. Kodeks Pracy, rozporządzenia Ministra Pracy i Opieki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków określania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej i samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.), nie przewidują zakazu łączenia podróży służbowej pracowników z pobytem prywatnym.

Organ podatkowy, który wydał cyt. wyżej interpretację odwołał się także do ogólnej definicji kosztów uzyskania przychodów z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którą kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W odniesieniu do wydatków związanych z wyjazdami służbowymi pracowników należy podkreślić, że w katalogu przepisu art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Z uwagi na powyższe nie ma przeszkód, aby zaliczać w koszty uzyskania przychodów wydatków na podróż w obie strony pracownika delegowanego, który za zgodą pracodawcy przedłuża pobyt dla prywatnych celów.

Jarosław Włoch

Konsultant w Departamencie Doradztwa Podatkowego Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych w Krakowie

Artykuł ma charakter jedynie informacyjny i stanowi publikację zainspirowaną treścią artykułów prasowych, interpretacji organów podatkowych i orzeczeń sądów administracyjnych. Nie stanowi porady ani opinii podatkowej czy prawnej w rozumieniu art. 2 ust. 1 i art. 31 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 1996 r. Nr 102, poz. 475, ze zm.) i jest odzwierciedleniem poglądów wyrażanych przez autorów publikacji. Małopolski Instytut Studiów Podatkowych Sp. z o.o. nie bierze odpowiedzialności za ewentualne skutki podejmowanych decyzji na ich podstawie.