Rozliczanie niektórych strat w podatku dochodowym

Pomagajmy Ukrainie - Ty też możesz pomóc

Zjawiska pogodowe będące następstwami zmian klimatycznych, takie jak nawałnice, gradobicia czy też trąby powietrzne, występują coraz częściej i coraz gwałtowniej. Z uwagi na niszczycielski charakter w ich następstwie dochodzi do naturalnych katastrof bądź klęsk żywiołowych, których skutki dotykają m.in. podmioty gospodarcze. Straty poniesione przez przedsiębiorców w takich okolicznościach zasadniczo mogą stanowić koszt podatkowy. Wymienione zjawiska pogodowe trudno bowiem przewidzieć i nad nimi zapanować, jak również im zapobiegać. Trzeba jednak pamiętać, że z ogólnych zasad powstawania kosztów wynika, iż nawet w takich sytuacjach wpływ na możliwość obciążenia kosztów firmowych poniesionymi stratami ma racjonalność działań podatnika.

W efekcie, aby można je było uwzględnić w rachunku kosztowym, nie wystarczy, że do straty doszło np. w czasie gradobicia. Przedsiębiorca powinien być w stanie udowodnić, że w swoich działaniach dochował tzw. należytej staranności, czyli nie przyczynił się w jakikolwiek sposób do powstania straty. Tym samym przedsiębiorca musi wykazać, że do straty nie doszło w wyniku jego zaniedbań lub zaniechań, czyli że zabezpieczył on majątek przed zniszczeniem (np. nie zostawił otwartych okien w hali produkcyjnej, przez co doszło do zniszczenia maszyn i urządzeń albo środków transportu przed garażem, w wyniku czego zostały one uszkodzone).

Rozliczając w kosztach straty powstałe w analizowanych okolicznościach należy pamiętać, że te poniesione w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych wyłączone są z kosztów w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych, o których mowa w art. 22h ust. 1 pkt 1 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16h ust. 1 ustawy o pdop (art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o pdof - Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm. oraz art. 16 ust. 1 pkt 5 ustawy o pdop - Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm.).

 Skutkiem braku stabilności w wielu branżach spowodowanego najpierw pandemią, a obecnie także wojną w Ukrainie jest sytuacja, w której coraz więcej firm uzależnia realizację zamówień od wpłacenia przez kontrahenta zaliczki na poczet dostawy towaru lub wykonania usługi. Z różnych przyczyn zdarzają się przypadki niewywiązywania się przez dostawcę (usługodawcę) z umowy, w wyniku czego przedsiębiorca zostaje nie tylko bez materiału czy towaru lub usługi, ale dodatkowo bez możliwości odzyskania wpłaconej zaliczki. Niestety w takim przypadku utraconymi pieniędzmi przedsiębiorca nie może obciążyć firmowych kosztów podatkowych. Z art. 23 ust. 1 pkt 54 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 56 ustawy o pdop wynika bowiem wprost, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat (kosztów) powstałych w wyniku utraty dokonanych przedpłat (zaliczek, zadatków), w związku z niewykonaniem umowy.

Fiskus w wydawanych interpretacjach zezwala jednak na ujęcie w kosztach firmowych straty poniesionej w wyniku wyłudzenia pieniędzy w zamian za pozorowaną dostawę towaru. W jego opinii wartość straty poniesionej w takich okolicznościach może stanowić koszt podatkowy, o ile tylko przedsiębiorca dochował należytej staranności przy doborze kontrahenta oraz przy podejmowaniu czynności zmierzających do odzyskania utraconych pieniędzy.

Przedsiębiorcy - zwłaszcza będący osobami fizycznymi prowadzącymi jednoosobowe firmy - w przypadku chwilowych zatorów płatniczych starają się ratować swoje biznesy, udzielając sobie wzajemnie pożyczek. Nadal bowiem dla wielu z nich jest to najszybszy i często najtańszy sposób pozyskania gotówki. W tym zakresie możemy się również spotkać z przypadkami, w których udzielona pożyczka nie zostanie przedsiębiorcy zwrócona. Chociaż nie ulega wątpliwości, że w takim przypadku po stronie pożyczkodawcy powstanie strata ekonomiczna, to jej wartość nie będzie podlegała rozliczeniu w firmowych kosztach podatkowych. Jest to konsekwencją uregulowań zawartych w art. 23 ust. 1 pkt 27 ustawy o pdof, z których wynika, że kosztów podatkowych nie stanowią udzielone pożyczki, w tym pożyczki stracone.

W przypadku kradzieży środków pieniężnych przedsiębiorcom trudno jest udowodnić, że do niej doszło bez ich winy, w wyniku przestępczej działalności nie tylko podmiotów zewnętrznych, ale także ich własnych pracowników.

W opinii fiskusa kradzieży środków pieniężnych dokonywanych przez pracowników, w stosunku do których na pracodawcach ciąży obowiązek nadzoru, a co za tym idzie stosowanie odpowiednich mechanizmów zabezpieczających i środków ostrożności, nie można uznać za zdarzenia losowe. Według niego, skoro bowiem doszło do kradzieży, to najwyraźniej starania przedsiębiorcy, aby im zapobiec, były niewystarczające. A brak należytej staranności w celu uchronienia się przed stratą powoduje, że jest ona zawiniona i w konsekwencji nie stanowi kosztu podatkowego.

Zgodnie ze stanowiskiem Dyrektora KIS, które prezentuje on w wydawanych interpretacjach, zewnętrzna kradzież środków pieniężnych zazwyczaj jest konsekwencją braku stałego nadzoru przedsiębiorcy nad gotówką lub brakiem specjalnych zabezpieczeń, takich jak sejf lub kasa pancerna. Przy kradzieży gotówki lub "opróżnieniu" firmowego konta w wyniku zainstalowania złośliwego oprogramowania zawsze może on uznać, że podatnik nie podjął wszystkich dostępnych i możliwych działań, aby zneutralizować ryzyko powstania takich strat.

W podatku dochodowym wyłączone z kosztów podatkowych są straty powstałe w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, ale jedynie wtedy, gdy utraciły one przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności (art. 23 ust. 1 pkt 6 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 6 ustawy o pdop).

Natomiast gdy utrata tej przydatności następuje z innych przyczyn, wówczas podatnik ma prawo zaliczyć stratę związaną z likwidacją środka trwałego do firmowych kosztów podatkowych. Przepisy te mają zastosowanie m.in. do inwestycji w obcych środkach trwałych, czyli nakładów ponoszonych m.in. na składniki wynajmowane, dzierżawione, leasingowane lub użyczone.

W obecnej, niepewnej sytuacji gospodarczej przedsiębiorcy starają się ograniczać koszty prowadzonej działalności, co często wiąże się z opuszczaniem wynajmowanych obiektów i pozostawianiem w nich nie w pełni zamortyzowanych inwestycji. Niezamortyzowana część wartości inwestycji w obcym środku trwałym, jako strata, może stanowić koszty podatkowe, pod warunkiem że nie będzie ona stratą, o której mowa w analizowanych przepisach.

"(...) Transport znacznej sumy środków pieniężnych wymaga zachowania szczególnej staranności, zastosowania podwyższonych standardów zabezpieczeń przed ewentualną kradzieżą. W przedmiotowej sprawie nie można natomiast uznać, że dochowano należytej staranności, skoro nie zapewniono stałego nadzoru nad gotówką (tj. pozostawiono aktówkę z pieniędzmi w samochodzie). (...) samo zaistnienie kradzieży aktówki z gotówką, nie uprawnia do zaliczenia powstałej straty do kosztów uzyskania przychodów (...)".

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 30 lipca 2020 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.135.2020.1.AS

autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 42 (1917)

Biznes INTERIA.PL na Twitterze. Dołącz do nas i czytaj informacje gospodarcze