Rozliczenie podatku pracownika, czyli PIT-40

Dla kogo obliczenie podatku?

PIT-40 za 2008 r. pracodawca sporządza pracownikom, którzy w terminie do 9 stycznia 2009 r. złożyli mu oświadczenie PIT-12. Oznacza to, że są to podatnicy, którzy poza dochodami uzyskanymi od tego płatnika nie uzyskali innych dochodów. Zatem rocznego obliczenia podatku pracodawca dokonuje pracownikowi, który wyłącznie u niego uzyskał dochody z umowy o pracę. Obliczenia tego dokonuje również pracownikowi, który poza dochodami ze stosunku pracy uzyskał u niego dochody z działalności wykonywanej osobiście (np. umowy zlecenia, pełnienia funkcji w zarządzie). Pracodawca nie może natomiast rozliczyć z podatku za 2008 r. pracownika, który był równocześnie zatrudniony u innego pracodawcy lub uzyskał dochody z umowy zlecenia u innego niż pracodawca zleceniodawcy.

Jak wspomniano wcześniej, jednym z warunków dokonania rocznego obliczenia podatku jest nieuzyskiwanie przez pracownika innych dochodów poza dochodami uzyskanymi od pracodawcy. Od zasady tej przewidziano jednak wyjątki. Ustawodawca dopuszcza możliwość osiągania przez podatnika dochodów:

• opodatkowanych w formie ryczałtu, określonych w art. 30-30a ustawy o pdof,
   
• z kapitałów pieniężnych, o których mowa w art. 30b ustawy o pdof,
   
• z działalności gospodarczej, dla których podatek wynosi 19% podstawy opodatkowania zgodnie z art. 30c ustawy o pdof,
   
• z odpłatnego zbycia nieruchomości i praw majątkowych (art. 30e ustawy o pdof).

Osiąganie wymienionych dochodów przez pracownika nie wyłącza prawa do sporządzenia mu PIT-40. Oznacza to przykładowo, że pracodawca ma możliwość dokonania rocznego obliczenia podatku pracownikowi - przedsiębiorcy, który dochody z działalności gospodarczej opodatkowuje podatkiem liniowym, tj. zgodnie z art. 30c ustawy o pdof. Nie dokona natomiast rocznego rozliczenia pracownikowi prowadzącemu działalność opodatkowaną według skali podatkowej, ryczałtem ewidencjonowanym czy też kartą podatkową.

Pracodawca sporządza PIT-40 dla pracowników. Nie może zatem dokonać rocznego obliczenia podatku zleceniobiorcy, który nie jest jego pracownikiem, nawet jeżeli poza dochodami uzyskanymi od niego nie uzyskał w 2008 r. innych dochodów. Zleceniobiorca musi rozliczyć się we własnym zakresie.

Preferencyjne rozliczenie

Pracodawca dokonując rocznego obliczenia podatku nie może rozliczyć pracownika na preferencyjnych zasadach przewidzianych dla osób samotnie wychowujących dzieci, nawet jeżeli posiada wiedzę, że pracownik ten jest osobą uznawaną za samotnie wychowującą dziecko. Pracownik składając PIT-12 oświadcza bowiem m.in., że nie korzysta z możliwości opodatkowania dochodów na zasadach określonych dla osób samotnie wychowujących dzieci. W ten sposób podatnik, któremu przysługuje to prawo - rezygnuje z niego.

Przychody i koszty jego uzyskania

W PIT-40 pracodawca musi wykazać przychody ze stosunku pracy za rok podatkowy, za który jest on sporządzany. Zatem w rocznym obliczeniu podatku za 2008 r. należy wykazać należności ze stosunku pracy, stanowiące przychód 2008 r. Będzie to przykładowo wynagrodzenie należne za grudzień 2007 r. wypłacone w styczniu 2008 r. Nie należy za to wykazywać w PIT-40 wynagrodzenia za grudzień 2008 r., jeżeli jego wypłata miała miejsce w styczniu 2009 r.

Płatnik dokonując rocznego obliczenia podatku poza przychodami uwzględnia również koszty ich uzyskania. Przy czym mogą zostać one ujęte w formie zryczałtowanej lub wysokości wydatków faktycznie poniesionych. Te ostatnie koszty mogą być przyjęte w PIT-40, jeżeli:

• są wyższe od zryczałtowanych rocznych kosztów uzyskania przychodów,
   
• dojazd do zakładu pracy odbywał się środkiem transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej,
   
• pracownik przedłoży pracodawcy imienne bilety okresowe na udokumentowanie poniesionych wydatków.

Tymczasem podstawowe zryczałtowane roczne koszty uzyskania przychodów nie mogą za 2008 r. przekroczyć 1.335 zł - w przypadku gdy podatnik był zatrudniony u danego pracodawcy na podstawie jednej umowy o pracę lub 2.002,05 zł - w przypadku gdy był zatrudniony na podstawie więcej niż jednej takiej umowy. Z kolei podwyższone zryczałtowane koszty za 2008 r. nie mogą przekroczyć odpowiednio 1.668,72 zł oraz 2.502,56 zł.

Jeżeli w ciągu roku wystąpiła sytuacja, że przychód ze stosunku pracy był niższy niż miesięczne koszty jego uzyskania, koszty te ulegały obniżeniu do wysokości przychodu. Przy czym w dalszym ciągu przysługują one pracownikowi za ten miesiąc w pełnej wysokości. Pracodawca wykaże je w takiej wysokości sporządzając pracownikowi PIT-40.

Dokonując rocznego obliczenia podatku zakład pracy powinien uwzględnić pracownikom koszty uzyskania przychodów również za ten miesiąc, w którym pracownik świadczył pracę, a nie otrzymał wynagrodzenia. Przykładowo, gdy w 2008 r. wypłacono wynagrodzenia za 12 miesięcy, a dokonano 11 wypłat (np. w grudniu nastąpiła wypłata za dwa miesiące - listopad i grudzień). W takim przypadku pracodawca w rozliczeniu rocznym (PIT-40) może uwzględnić koszty za 12 miesięcy.

Ulgi w PIT-40

Płatnik sporządzając rozliczenie roczne może odliczyć od dochodu pobrane w ciągu roku składki na ubezpieczenia społeczne oraz kwoty zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększały dochód podlegający opodatkowaniu, jeżeli nie zostały one potrącone od dochodu przy poborze zaliczek. Z kolei podatek może pomniejszyć o składki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane ze środków podatnika oraz tzw. ulgę z tytułu wychowywania dzieci (pod warunkiem, że pracownik w terminie do 9 stycznia 2009 r. złożył mu w tej sprawie stosowny wniosek). Płatnik dokonując rozliczenia dochodów na PIT-40 nie może zastosować innych odliczeń poza wskazanymi. Nie może zatem m.in. obniżyć podatku o kwotę w wysokości 1% należnego podatku dochodowego na rzecz organizacji pożytku publicznego.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).