Zmieniły się zasady składania e-deklaracji

Bez zbędnych formalności

Do niedawna przed wysłaniem pierwszej deklaracji przez Internet trzeba było dopełnić w urzędzie skarbowym szeregu formalności. Najpierw należało złożyć zawiadomienie ZAW-E1. W ten sposób informowało się urząd skarbowy o zamiarze składania e-deklaracji i wskazywało osobę, która miała je podpisywać. Był to tradycyjny - papierowy formularz. Następnie osoba upoważniona do składania e-deklaracji przesyłała w formie elektronicznej zgłoszenie ZAW-E2. Potem urząd skarbowy sprawdzał zgodność danych zawartych w zawiadomieniu z danymi podanymi w zgłoszeniu. Jeżeli wszystko było w porządku, wydawał zaświadczenie ZAS-E. Dopiero po jego uzyskaniu deklaracje i zeznania mogły być składane w formie elektronicznej. To wszystko mogło trwać kilka tygodni. Na wydanie zaświadczenia urząd skarbowy miał bowiem miesiąc od dnia przesłania zgłoszenia.

Od 8 kwietnia 2009 r. nie trzeba już przechodzić takiej procedury. Formalności te zlikwidowano, aby więcej osób i firm wybierało elektroniczne formy rozliczania się z fiskusem. Przy czym jedno nie zmieniło się. Tak jak do tej pory deklaracje i zeznania składane przez Internet muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Wyjątkiem jest PIT-37 za 2008 r. i związane z nim załączniki PIT/O, PIT/D, PIT-2K. Aby przesłać je przez Internet, nie jest potrzebny bezpieczny e-podpis. Podpis, zapewniający autentyczność zeznania, opiera się na zestawie informacji o podatniku. Są to: imię, nazwisko, data urodzenia, NIP, PESEL, kwota przychodu wykazana w zeznaniu lub w rocznym obliczeniu podatku za 2007 r. Pisaliśmy o tym w poprzednim numerze GP.

Specjalne pełnomocnictwo

Podstawowy zestaw do składania bezpiecznego e-podpisu zawiera certyfikat kwalifikowany ważny rok, kartę kryptograficzną, czytnik kart oraz oprogramowanie. Trzeba za niego zapłacić około 300 zł (brutto). Jeżeli certyfikat ma być ważny dwa lata, koszt wzrasta o kilkadziesiąt złotych. Podatnik nie musi jednak dysponować podpisem elektronicznym. W jego imieniu e-deklaracje może podpisywać pełnomocnik, np. główny księgowy, doradca podatkowy, właściciel biura rachunkowego. Wcześniej taką osobę zgłaszało się w urzędzie skarbowym poprzez złożenie ZAW-E1. Obecnie trzeba dostarczyć do urzędu skarbowego specjalne pełnomocnictwo upoważniające taką osobę do podpisywania deklaracji przesyłanych w formie elektronicznej. Składa się je na formularzu UPL-1.

Nie ma ono nic wspólnego z pełnomocnictwem do podpisywania deklaracji papierowych. Są to dwa odrębne upoważnienia. Pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji trzeba złożyć także wówczas, gdy w urzędzie skarbowym jest już pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji papierowych. Wyznaczenie osoby do podpisywania e-deklaracji i złożenie pełnomocnictwa nie oznacza jednak, że od tego momentu deklaracje trzeba przesyłać przez Internet. Nie jest to równoznaczne z wyborem tej formy ich składania.

W pełnomocnictwie do podpisywania e-deklaracji należy podać informacje o mocodawcy, dane pełnomocnika oraz okres obowiązywania upoważnienia. Jeżeli nie wpisze się, do kiedy jest ważne, wówczas będzie ono traktowane jako udzielone bezterminowo. Te wszystkie informacje są potrzebne, aby nie było problemów z identyfikacją zarówno podatnika, jak i pełnomocnika. Dane ze złożonego pełnomocnictwa wprowadzane są do systemu e-Deklaracje. Kiedy określona osoba składa deklarację jako pełnomocnik podatnika, informacje o niej widniejące w systemie są automatycznie porównywane z danymi z certyfikatu podpisu elektronicznego, którym się posłużyła.

Rzecz jasna pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji można w każdej chwili odwołać. Zawiadomienie o jego odwołaniu - podobnie jak samo pełnomocnic­two - trzeba złożyć na specjalnym druku. Jest to formularz oznaczony symbolem OPL-1.

„Stare” upoważnienia

Podatnicy, którzy przeszli dotychczas obowiązującą procedurę lub są w jej trakcie, nie muszą dostosowywać się do nowych zasad. Jeżeli mają już zaświadczenie ZAS-E, mogą przesyłać deklaracje w formie elektronicznej podpisane przez pełnomocnika bez konieczności składania specjalnego pełnomocnictwa. W przypadku gdy przed 8 kwietnia 2009 r. złożono zawiadomienie ZAW-E1 i zgłoszenie ZAW-E2, wszczęta procedura zostanie zakończona na „starych” zasadach. Wynika to z art. 3 ust. 1 ustawy nowelizującej Ordynację podatkową.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 5.03.2009 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz ustawy o opłacie skarbowej (Dz. U. nr 57, poz. 466).